Digitale Betriebsprüfung Datensalat für den Steuerprüfer

Der nächste Betriebsprüfer kommt bestimmt – doch dann nicht mehr um Papierakten zu wälzen, sondern um die steuerrelevanten Daten direkt im Computersystem des Unternehmens elektronisch auszuwerten. Nach Meinung von SER-Geschäftsführer Manfred Zerwas ist die EDV der Unternehmen jedoch in den wenigsten Fällen darauf vorbereitet.
Von Manfred Zerwas

Neustadt/Wied - Elektronische Betriebsprüfungen werden bald zum Alltag der Finanzverwaltung gehören. Seit der Neufassung der Paragrafen 146 und 147 der Abgabenordnung und dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums "Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) darf der Steuerprüfer die EDV des Unternehmens für die Prüfung nutzen oder die Übergabe eines Datenträgers mit den steuerrelevanten Daten verlangen.

Die eigens für die Steuerprüfer angeschaffte Prüfsoftware Idea der Audicon GmbH ermöglicht Auswertungen in bisher nicht gekanntem Umfang. "Mit dieser Software ist im Gegensatz zur bisherigen Stichprobenmethode erstmals eine zeitnahe vollständige Analyse von Massendaten möglich", erläutert Bernhard Lindgens, Steuerrechts- und EDV-Experte im Bundesamt für Finanzen (BfF), die neuen Möglichkeiten der Finanzverwaltung.

Voraussetzung ist allerdings, dass alle digital erzeugten, steuerrelevanten Daten auch in auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden, sonst droht Datensalat beim Import auf die PCs der Prüfer. Doch bei der Datenhaltung und -bereitstellung gibt es in den Unternehmen noch erhebliche Defizite.

Kein Verwertungsverbot für Zufallsfunde

Die GDPdU sind aber kein ausschließliches IT-Problem. Die Anforderungen müssen ganzheitlich gelöst werden und den gesamten Prozess im Unternehmen umfassen. Dies beginnt bereits bei der Auswahl der steuerrelevanten Daten.

Doch welche Daten sind tatsächlich steuerrelevant? Die Finanzverwaltung verweist darauf, dass es nach den GDPdU Aufgabe des Steuerpflichtigen ist, die steuerrelevanten Daten von den anderen abzugrenzen und dabei insbesondere datenschutzrechtliche und berufsspezifische Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Dies liegt auch im Interesse des Unternehmens, da für versehentlich überlassene Daten seitens der Finanzverwaltung kein Verwertungsverbot besteht.

Bei der Auswahl muss außerdem beachtet werden, dass nicht nur die Software zur Unternehmensplanung und -steuerung (ERP-System) steuerrelevante Daten erzeugt, sondern auch vor- oder nebengelagerte Systeme wie zum Beispiel Personalwirtschaftssysteme, Kassen- oder Zeiterfassungssysteme sowie E-Mail-Systeme.

Technische Voraussetzungen

Voraussetzungen für die digitale Betriebsprüfung

Während die Identifizierung der steuerrelevanten Daten nach Aussage der Bundessteuerberaterkammer eine Vorbehaltsaufgabe der Steuerberater ist, müssen Unternehmen noch ein technisches Problem lösen: die revisionssichere Bereitstellung der elektronischen Daten in auswertbarer Form über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg.

Eine Aufbewahrung im produktiven ERP-System scheidet meist aus, da aus Performance-Gründen kaum ein Unternehmen alle steuerrelevanten Daten bis zu zehn Jahre im aktiven System speichern kann. Sind die Daten jedoch erst einmal ausgelagert, ist ein Reimport meist technisch nicht mehr möglich, wenn die Software-Versionen durch Änderungen der Datenbank voneinander mehr oder weniger stark abweichen.

Ebenfalls nur sehr aufwändig und teuer zu übertragen sind Altdaten, wenn in der Zwischenzeit das EDV-System gewechselt wurde. Können die archivierten Daten nicht mehr in das produktive System zurückgeladen werden, müssen sie außerhalb des Systems geprüft werden. Hierzu kommt die offizielle Prüfsoftware der Steuerprüfer - oder funktionell vergleichbare Auswertungssoftware - zum Einsatz.

Datenexport nach Beschreibungsstandard

Um die ausgelagerten Daten mit externer Auswertungssoftware prüfen zu können, kommt es darauf an, dass sie in einem auswertbaren Format mit den dazu gehörigen Strukturinformationen exportiert und revisionssicher aufbewahrt werden. Damit bei der Datenübernahme in die Prüfsoftware keine Probleme auftreten, empfiehlt die Finanzverwaltung beim Export der Daten die Verwendung des GDPdU-Beschreibungsstandards. Er definiert, wie die Daten beschaffen sein und welche Zusatzinformationen für die Auswertung ebenfalls gespeichert werden müssen.

Für den Datenexport sind spezielle Schnittstellen notwendig, die nicht nur die steuerrelevanten Daten in einem auswertbaren Format zur Verfügung stellen, sondern dazu noch wesentliche Strukturinformationen mitliefern. Verfügt die jeweilige ERP-Software nicht über eine entsprechende Exportfunktion, muss das Unternehmen auf eigene Kosten für die Datenaufbereitung sorgen. Dies gilt auch für bereits aus dem Produktivsystem ausgelagerte Altdaten. Außerdem kann der Prüfer die Erstellung eines Datenträgers mit allen steuerrelevanten Daten verlangen, die er dann in seiner Dienststelle mit seinem PC auswertet.

Das auswertbare Archiv

Das auswertbare Archiv

Hinweise von Unternehmen und Software-Herstellern auf die Problematik der langfristigen Datenhaltung im Produktivsystem haben die Finanzverwaltung davon überzeugt, eine vom produktiven System unabhängige Möglichkeit für die digitale Steuerprüfung zuzulassen.

Als zielführend und substanziiert bezeichnet das Finanzministerium das vom Produktivsystem unabhängige auswertbare Archiv, bestehend aus einem revisionssicheren elektronischen Archivsystem und einer Auswertungssoftware, die nach dem gleichen Prinzip arbeitet, wie die vom Prüfer verwendete Prüfsoftware Idea. Der große Vorteil dieser GDPdU-Komplettlösung ist, dass sie ganzheitlich alle steuerrelevanten Daten der vor- und nachgelagerten Systeme ebenso wie die des Produktivsystems in einem Datenspeicher zusammenführt.

Zugriffsrechte einrichten

Die GDPdU-Komplettlösung ermöglicht die Bereitstellung der drei in der GDPdU geforderten Zugriffsarten (Z1 mittelbarer und Z2 unmittelbarer Zugriff sowie die Datenträgerüberlassung gemäß Beschreibungsstandard Z3). Damit verliert der Prüfer sein Zugriffsrecht auf das produktive System, das vielen Unternehmen noch ein Dorn im Auge ist.

Stattdessen werden die steuerrelevanten Daten wieder aus dem Archiv entnommen und nur in dem Umfang zugänglich gemacht, wie sie für die jeweilige Prüfung benötigt werden. Mit seiner Software kann der Prüfer dann an einem separat eingerichteten Arbeitsplatz die selektierten Daten auswerten.

Auch nach Systemwechseln Daten zur Verfügung stellen

Je feiner die Selektionsmöglichkeiten des Auswertungstools sind, desto genauer kann der Datenbestand abgegrenzt werden, auf den der Prüfer Zugriff erhält. Dies dient auch dem betrieblichen Datenschutz zum Beispiel in Bezug auf private E-Mails oder Kontoinformationen der Mitarbeiter. Aus dieser selektierten Datenbasis können darüber hinaus auch Datenträger hergestellt werden.

"Mit der aufgezeigten GDPdU-Komplettlösung erhalten Unternehmen die Möglichkeit, dem Betriebsprüfer unabhängig von Systemwechseln im Produktivbereich konstante Auswertungsmöglichkeiten über die gesamte Aufbewahrungsfrist zur Verfügung zu stellen", bestätigt BfF-Experte Lindgens.

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