Wissensmanagement Der Kollege, mein Lehrer

Mitarbeiter wissen viel, und wenn sie ihr Wissen weitergeben, profitiert das ganze Unternehmen. Immer mehr Manager erkennen das und unterstützen das Lernen vom Kollegen. Doch viele schöpfen das Potential nicht aus.
Von Eva-Maria Hommel
Foto: Chris Strong

Hamburg - Beim Chemiekonzern BASF surfen 40.000 Mitarbeiter in einem sozialen Netzwerk herum. Sie schreiben, klicken, kommentieren, und das während der Arbeitszeit. Und die Chefs fördern das sogar. Denn "connect.BASF" ist ein Social Intranet, eine Art konzerninternes Facebook. In fast 5000 virtuellen Gruppen tauschen Beschäftigte auf der ganzen Welt Erfahrungen aus.

Immer beliebter werden solche internen Netzwerke, Wikis oder Blogs. "Wissensweitergabe unter Kollegen spielt eine wachsende Rolle", sagt Peter Dehnbostel, Professor an der Deutschen Universität für Weiterbildung in Berlin. Aber: "Da ist noch Luft nach oben." Um das interne Wissen effizient zu nutzen, reichen schicke Online-Tools nicht. Wichtig sind genug Zeit und ein klares Konzept.

Es gibt viele Gründe, das "Lernen vom Kollegen" zu fördern. Dass Wissen das Kapital der Zukunft ist, dürfte sich herumgesprochen haben. "Erfahrungswissen wird immer mehr, wenn man es teilt", sagt Oliver Lehnert, Leiter des Steinbeis-Beratungszentrums Wissensmanagement in Augsburg. Wegen des demographischen Wandels hätten Unternehmen immer häufiger Wettbewerbsnachteile zu befürchten, weil erfahrene Kollegen ausscheiden. Wer die Übergabe an einen Nachfolger gut organisiere, spare teure Einarbeitungszeit und vermeide Fehler. Außerdem steige die Motivation, wenn erfahrene Mitarbeiter merken, wie wertvoll sie für das Unternehmen sind.

Klare Agenda, strenge Moderation

Doch oft reicht es nicht aus, wenn das Wissen nur von einem Kopf zum anderen wandert - es muss dokumentiert werden. Und daran hapert es, sagt Florian Grolman, geschäftsführender Berater bei der Initio Organisationsberatung: "Die gebräuchlichste Technologie ist immer noch der Dateibaum." Will heißen: Eine Struktur von öffentlichen Ordnern auf der Festplatte, ungefähr so übersichtlich wie ein voll behängter Apfelbaum. Das Passende finden und erkennen, wer es abgespeichert hat: Schwierig bis unmöglich. Ähnlich ist es mit E-Mails. Grolman empfiehlt stattdessen ein internes Wiki: Wie bei der bekannten Online-Enzyklopädie kann jedermann Artikel schreiben, andere können die Änderungen nachverfolgen.

Einen Schritt weiter gehen Unternehmen mit Plattformen wie Share Point von Microsoft. Dort kann man Dokumente teilen, kommentieren, es gibt Funktionen zum Austausch. Der nächste Schritt sind interne soziale Netzwerke wie das von BASF. Darin finden sich Experten, von denen vorher niemand wusste, dass sie welche sind. "Marketing- und Verkaufsmitarbeiter aus der ganzen Welt nutzen das Forum, um neue Trends zu diskutieren oder einander Seminare und Literatur zu empfehlen", schreibt BASF dazu.

Solche Netzwerke könnten sich schon für Mittelständler ab etwa 100 Beschäftigten lohnen, sagt Berater Florian Grolman. Vor allem bei längeren Prozessen, etwa, wenn ein neues Produkt eingeführt werde. Wolle man allerdings nur schnell alle auf den neuesten Stand bringen, sei ein klassisches Meeting effizienter. Damit dabei auch wirklich die relevanten Informationen weitergegeben werden, solle man einige Regeln einhalten : Klare Agenda, strenge Moderation, knapper Zeitplan.

Manche Chefs fürchten Kontrollverlust durch solche Netzwerke

Der Faktor Mensch ist also entscheidend, nicht die IT. "Ein guter Trainer ist der Dreh- und Angelpunkt", sagt Martina Erwig, verantwortlich für Training bei Ikea Deutschland. In den Möbelhäusern sind inzwischen schon mehr als 100 interne Trainer ausgebildet worden, um ihre Kenntnisse weiterzugeben: Wie wird der Verkaufsprozess organisiert? Wie sollten Verkäufer Kunden ansprechen? "Es geht um unsere Kultur, unsere Werte", sagt Erwig, "das möchten wir nicht einem externen Trainer überlassen."

Auch angehende Führungskräfte müssen die Managementkultur in ihrem Unternehmen erst einmal kennen lernen - am besten mithilfe erfahrener Kollegen: "Coaching ist die Weiterbildungsform, die in jüngster Zeit am stärksten zugenommen hat", sagt Peter Dehnbostel von der Deutschen Universität für Weiterbildung.

Dennoch schlummert noch viel Potential unentdeckt in den Köpfen. Eine Umfrage der Zeitschrift Wissensmanagement und des Steinbeis-Beratungszentrums unter 400 Fach- und Führungskräften vom April zeigt: 74 Prozent der Befragten stuften das Wissensmanagement in ihrem Unternehmen als sehr schlecht, schlecht oder mittelmäßig ein. Gerade mal 19 Prozent nutzten Collaboration Tools.

"Ein bisschen Gefrotzel muss man nicht gleich verbieten"

Nur wenn die Führungsebene dahintersteht, werden solche Werkzeuge auch eingesetzt. BASF etwa hat sein soziales Intranet mit einem Think Tank vorbereitet, Betriebsrat und ein Vorstandsmitglied direkt eingebunden. Für ein Pilotprojekt wählte das Management Expertengruppen aus, für Neueinsteiger bietet es Schulungen an.

Manche Chefs fürchten wohl den Kontrollverlust in solchen Netzwerken. Experte Florian Grolman beruhigt: Es sei für jeden sichtbar, wenn sich Einzelne in Privatheiten verlören. "Ein bisschen Gefrotzel muss man aber nicht gleich verbieten." Dabei könnten auch neue Ideen entstehen.

Eine weitere Angst: Daten aus einem sozialen Intranet könnten leicht nach außen gelangen. Grolman rät: Hochsensible Informationen dürfen nur in Bereichen eingestellt werden, zu denen nur wenige Zugang haben. Eine verschlüsselte Verbindung und ein in geschlossenes VPN-Netzwerk sollten selbstverständlich sein, außerdem eine Geheimhaltungsvereinbarung.

Das Management solle klare Regeln aufstellen, damit Mitarbeiter auch genug Zeit zum Netzwerken haben. Sollte jemand sein Wissen mit Absicht zurückhalten, müsse der Vorgesetzte Konsequenzen androhen. Wichtig sei auch, dass Manager kooperatives Verhalten vorleben. Wolfgang Kersten, Leiter des Instituts für Management und Unternehmensführung an der TU Hamburg-Harburg, sieht bei den Chefs noch Nachholbedarf: "Wir diskutieren Industrie 4.0, haben Mitarbeiter 2.0 und Führungskräfte 1.0."

Mehr lesen über