Fehler im Trennungsgespräch können teuer werden Sag zum Abschied leise Servus - aber mit Respekt

Von Stefan Röhrborn
Von Stefan Röhrborn
Wer seine Arbeit verliert, wird das in der Regel nicht gern aus einer E-Mail oder einem Brief erfahren. Ein persönliches Gespräch ist alternativlos.

Wer seine Arbeit verliert, wird das in der Regel nicht gern aus einer E-Mail oder einem Brief erfahren. Ein persönliches Gespräch ist alternativlos.

Foto: Corbis

Nur äußerst selten ist der Arbeitgeber rechtlich in der Lage, sich einseitig wirksam von einem Mitarbeiter durch Kündigung zu trennen. Die Hürden des Kündigungsschutzes sind für den Arbeitgeber in Deutschland sehr hoch. Daher ist häufig einzige Trennungsmöglichkeit eine Aufhebungsvereinbarung.

Die Art und Weise des Umgangs mit dem Mitarbeiter entscheiden, ob der Trennungsprozess entweder langwierig und streitig, oder eher einvernehmlich und in überschaubarer Zeit ablaufen wird. Das erste Trennungsgespräch ist daher von besonderer Bedeutung.

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist eine höchst persönliche und regelmäßig sehr emotionale Angelegenheit. Ein persönliches Gespräch ist daher alternativlos. Das oberste Gebot lautet: Respekt! Respekt vor der schwierigen Situation des zu entlassenden Mitarbeiters, unabhängig davon, welche - vielleicht gar vom Mitarbeiter verursachte und verschuldete - Gründe den Arbeitgeber zur Trennung veranlassen. Jede Trennung verursacht für den Mitarbeiter erhebliche wirtschaftliche, emotionale und oft auch soziale Probleme, die es im Trennungsszenario zu berücksichtigen gilt. Eine unangekündigte E-Mail oder ein lapidarer Brief nach Hause, in dem der Arbeitgeber die Trennungsabsicht mitteilt, sind schwere taktische Fehler, die als Respektlosigkeit aufgefasst werden könnten und daher den gesamten Verlauf der Trennung erheblich belasten.

Wer sollte am Gespräch teilnehmen?

Der fachliche und disziplinarische Vorgesetzte des Mitarbeiters sollte das erste Gespräch alleine führen. Bei Führungskräften sollten Geschäftsführer, Vorstand oder bei Trennung von Organen der Vorsitzende des Aufsichts- oder Beirats oder der Gesellschafterversammlung das Gespräch persönlich führen. Einwände eines vollen Terminkalenders oder eines weiten Anreisewegs oder andere "Ausreden", das Gespräch nicht persönlich führen zu können, sind kontraproduktiv und ein mögliches Zeichen von Führungsschwäche, die den Trennungsverlauf beeinträchtigen können.

Ein Kardinalfehler ist es, eine nicht entscheidungsbefugte oder dem zu entlassenden Mitarbeiter bisher unbekannte Person das Gespräch führen zu lassen. Ein noch größerer Fehler ist es, zum ersten Gespräch einen Anwalt mitzubringen, oder diesen gar als alleinigen Überbringer der Trennungsbotschaft vorzuschieben.

Wann sollte das Gespräch stattfinden?

Der Zeitpunkt des Gesprächs sollte einerseits so gewählt werden, dass operativ keine Beeinträchtigungen zu befürchten sind, wenn der Mitarbeiter nach dem Gespräch freigestellt wird oder - wie nicht selten - arbeitsunfähig erkrankt. Andererseits sollte das Gespräch auch nicht auf den letzten Drücker, zum Beispiel am letzten Tag vor Beginn der Kündigungsfrist stattfinden. Je mehr Zeit der Mitarbeiter hat, sich mit dem Trennungswunsch des Arbeitgebers auseinander zu setzen und sich beruflich neu zu orientieren, desto weniger Anlass besteht für den Mitarbeiter, um jeden Monat einer Verlängerung des Arbeitsverhältnisses zu kämpfen. Das Gespräch sollte daher so früh wie operativ möglich geführt werden.

Gespräche am Tag des Betriebsjubiläums des Mitarbeiters, an dessen Geburtstag oder am Tag des Betriebsausflugs oder der Weihnachtsfeier verbieten sich.

Wo sollte das Gespräch stattfinden?

Der Gesprächsort sollte diskret und für unbeteiligte Personen unzugänglich sein. Am besten ist das Büro des Vorgesetzten geeignet. Das Gespräch sollte auf Augenhöhe stattfinden, also nicht am Schreibtisch des Chefs, sondern an einem Besprechungstisch. Der Vorgesetzte sollte dafür sorgen, dass es unter keinen Umständen während des Trennungsgesprächs zu Störungen durch Telefonate oder persönliche Besuche kommt.

Die wichtigste Botschaft im Trennungsgespräch ist der unmissverständliche und unabänderbare Trennungswunsch des Arbeitgebers. Er sollte gleich zu Beginn des Gesprächs fallen. Der Vorgesetzte sollte klar machen, dass es keine Alternative zur Trennung gibt. Kann der Mitarbeiter den berechtigten Eindruck gewinnen, der Arbeitgeber sei noch unentschlossen oder es gäbe noch Möglichkeiten, den Arbeitgeber umzustimmen, wird er alles versuchen, den Vorgesetzten von seinem Vorhaben abzubringen. Diese Situation erschwert und verzögert den Trennungsprozess erheblich.

Die Darlegung der Trennungsgründe

Der Vorgesetzte sollte in aller Kürze die Trennungsgründe darlegen und zwar anhand nachvollziehbarer und überprüfbarer Fakten. Ohne Bedeutung ist hierbei, ob die Trennungsgründe aus juristischer Sicht Kündigungsgründe darstellen können. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter den unabänderlichen Trennungswunsch des Arbeitgebers nachvollziehen kann - auch wenn es ihm schwer fallen wird, das zu akzeptieren. Der Vorgesetzte sollte auch aufzeigen, welche alternativen Überlegungen wie eine etwaige Weiterbeschäftigung an einem anderen Arbeitsplatz oder eine Versetzung in einen anderen Betrieb geprüft und mit welcher Begründung diese Alternativen ausgeschlossen wurden.

Das Gespräch muss sehr gut vorbereitet sein. Auf die in aller Regel entstehende Verteidigungshaltung des Mitarbeiters muss der Vorgesetzte alle Antworten parat haben, gegebenenfalls auch durch aussagekräftige Unterlagen unterstützt. Auch sollte der Arbeitgeber eine Antwort auf die Frage parat halten, was denn im Falle eines Scheiterns einer einvernehmlichen Lösung passieren würde. Hier kann nur die Kündigung als nächste Eskalationsstufe ins Feld geführt werden.

Die Vorlage eines Entwurfs eines Aufhebungsvertrags bereits im ersten Trennungsgespräch will wohl überlegt sein. Regelmäßig ist der Mitarbeiter hierdurch überfordert. Dies sollte erfahrungsgemäß erst Thema eines zweiten Gesprächs sein.

Vorbereitung auf emotionale Reaktionen des Mitarbeiters

Der Vorgesetzte sollte sich mit der emotionalen Situation des Mitarbeiters, der gerade vom Trennungswunsch erfahren hat, auseinandersetzen und sich auch auf heftige emotionale Reaktionen des Mitarbeiters einstellen. Der Arbeitgeber sollte mehrere Handlungsoptionen bereit halten, wie das Angebot, den Mitarbeiter im Anschluss an das Gespräch per Taxi nach hause zu bringen, Gelegenheit zur sofortigen Freistellung oder Entlastung des Mitarbeiters von kurzfristig anstehenden Terminen und Aufgaben.

Das erste Trennungsgespräch sollte nicht länger als eine Stunde dauern. Endlose Diskussionen und Rechtfertigungen bergen das Risiko, den Trennungswunsch zu verwässern. Außerdem besteht die Gefahr, sich in Details zu verzetteln und vom eigentlichen Ziel des Gesprächs abzulenken, vom Ziel nämlich, ein Trennungsszenario einzuleiten.

Neben der Übermittlung des unabänderlichen Trennungswunsches sollte Ziel des ersten Trennungsgesprächs sein, die nächsten Schritte auf dem Weg zu einer einvernehmlichen Lösung konkret terminlich und inhaltlich festzulegen. Eine - zunächst widerrufliche - Freistellung zur emotionalen Verarbeitung des Trennungswunschs für einen Zeitraum von ein bis zwei Wochen ist ebenso sinnvoll, wie die konkrete Vereinbarung eines zweiten Besprechungstermins noch innerhalb des Freistellungszeitraums, dann durchaus auch mit anderen Beteiligten wie Personalleiter, Outplacementberatern oder Anwälten.

Festlegung eines Zeitrahmens für die Verhandlungen

Der Arbeitgeber sollte schon im ersten Trennungsgespräch einen klaren zeitlichen Rahmen vorgeben, innerhalb dessen die Trennungsvereinbarung verhandelt sein muss. Ein Zeitraum von vier bis sechs Wochen ist völlig ausreichend.

Im Verlauf der Verhandlungen sollte der Arbeitgeber Trennungsbedingungen anbieten, die die wirtschaftlichen und rechtlichen Risiken eines aus seiner Sicht verlorenen Kündigungsschutzprozesses zumindest teilweise abdecken und die es dem Mitarbeiter leichter machen, die Trennung zu akzeptieren. Ein "teurer" Aufhebungsvertrag ist aus Sicht des Arbeitgebers regelmäßig wirtschaftlich und aus betrieblichen Gründen immer noch sinnvoller, als ein verlorener Kündigungsschutzprozess.

Mitteilung weiterer Schritte im Falle des Scheiterns der Verhandlungen

Sollte bis zum vorgegebenen Termin keine Einigkeit über die Trennungsbedingungen erzielt sein, muss der Arbeitgeber seinen Trennungswunsch anders versuchen umzusetzen, regelmäßig mit einer Kündigung. Dies sollte der Vorgesetzte dem Mitarbeiter bereits im ersten Trennungsgespräch mitteilen. Auch hier ist es unerheblich, ob die in Aussicht gestellte Kündigung juristisch angreifbar - wie in den meisten Fällen - oder haltbar ist. Wichtig ist die Botschaft, dass eine Rückkehr des Mitarbeiters an den Arbeitsplatz ausgeschlossen ist.

Je besser ein Trennungsgespräch inhaltlich und von den Rahmenbedingungen vorbereitet ist und je klarer die Regeln für die Trennungsverhandlungen vorgegeben werden, desto eher wird es zu einer einvernehmlichen Lösung kommen.

Je respektvoller der Arbeitgeber den Mitarbeiter in der für ihn schwierigen Situation der Trennung behandelt, desto geringer ist das Risiko einer endlosen und teuren Auseinandersetzung bei der Trennung.

Stefan Röhrborn ist Mitgründer und Partner der Arbeitsrecht-Kanzlei vangard.