Freitag, 24. Mai 2019

Ruf doch mal an! Warum Sie im neuen Jahr öfter telefonieren sollten

5. Teil: Sprachnachrichten im Job: Hilfreiches Tool oder No-Go?

Eine Sprachnachricht kann unter Umständen ein guter Service sein - wenn Ihr Addressat das auch so sieht

Während die Jugend im Voicemail-Fieber ist, wird diese Art der Kommunikation im Business selten genutzt. Allenfalls Kollegen halten sich in manchen Unternehmen über WhatsApp-Gruppen auf dem Laufenden - doch über den geschäftlichen Einsatz vor allem der Voicemail-Funktion wird nicht nachgedacht. Ein möglicher Grund: Es fühlt sich an wie das Sprechen auf einen Anrufbeantworter, den viele ebenso meiden. Man könnte sich ja verhaspeln, etwas vergessen und schließlich klingt die eigene Stimme auf dem Band ohnehin grauenvoll.

Tatsächlich bietet die Sprachnachricht aber einige Vorteile: Sie können schnell aktuelle Informationen übermitteln und Ihr Gegenüber so auf den neuesten Stand bringen. Anstatt erst zum Hörer zu greifen, gegebenenfalls bei der Sekretärin zu landen und vertröstet zu werden, können Sie die Botschaft direkt absetzen. Außerdem brauchen Sie keine Sorge zu haben, Ihr Gegenüber aus seiner Arbeit herauszureißen - er oder sie kann die Nachricht einfach abhören, wenn Gelegenheit ist. Holen Sie sich vorher das OK ein und nutzen Sie die Funktion wirklich nur gelegentlich für wichtige Infos. Bitte keinen Voicemail-Spam!

Apropos Abhören: Viele Menschen sind genervt von den Voicemails, da sie automatisch über den Lautsprecher abgespielt werden. Das ist nicht nur lästig, sondern kann auch schnell ungewollt peinlich werden. Und wer hat schon immer Kopfhörer parat? Die gute Nachricht: WhatsApp hat längst auf dieses Problem reagiert. Wird das Gerät ans Ohr gehalten, springt die Wiedergabe der Nachricht jetzt automatisch auf den Hörer um und die Umwelt wird nicht unfreiwillig Ohrenzeuge. Einer geschäftlichen Nutzung steht also nichts mehr im Wege - vorausgesetzt, Sie kennen Ihr Gegenüber bereits gut oder sind schnell auf einer Beziehungsebene angelangt. Bei neuen Kontakten sollten Sie lieber "altmodisch" zum Hörer greifen.

Aber überspannen Sie den Bogen nicht. Letztendlich sind Sprachnachrichten kein Dialog, sondern nur Monologe unter dem Deckmantel einer Unterhaltung. Rufen Sie also lieber an, wenn es Klärungsbedarf gibt! Nichts ist lästiger, als eine Nachricht mehrfach anhören zu müssen, bis man sich alle Fragen gemerkt, geschweige denn beantwortet hat.

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