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Fünf Verhandlungs-Tipps: So festigen Sie Ihre Macht als Einkäufer

Foto: Karl-Heinzr Eiferle/ picture alliance / dpa

Verhandlungs-Tipps für Einkäufer Die drei Schritte zur Macht

Von Jack Nasher

"Schlechtlieferungen, miese Qualität, falsche Stückzahlen - dass es Ihr lausiges Unternehmen überhaupt noch gibt, ist ein Wunder!" Einkäufer-Sprech vor Zeiten von Wertschätzung und Respekt. Der Wind hat sich gedreht: Einkäufer, die den Lieferanten niederbrüllen, sind eine aussterbende Spezies, die letzten Dinosaurier in der Eiszeit.

Jack Nasher
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Jack Nasher berät und schult Unternehmen in Verhandlungsfragen und leitet das Nasher-Verhandlungsinstitut. Er ist Gastdozent für "Bing Overseas Studies" an der Stanford University und Professor an der Munich Business School. Seine Bücher wurden Spiegel-Bestseller und erschienen von China bis in die USA. Mehr über ihn auf nasher.com 

Ja, es gibt noch ein paar Schollen, Situationen, in denen die Macht des Einkäufers gigantisch und der Lieferant austauschbar ist wie ein Sandkorn. Aber das ist die Ausnahme und sogar in derartigen Konstellationen ist Arroganz kaum zu empfehlen. In meiner Praxis als Verhandlungsberater habe ich es nicht selten erlebt, dass derartige Einkäufer die Letzten waren, die bei Engpässen beliefert und die Allerletzten, denen Innovationen präsentiert wurden.

Einer der wichtigsten Punkte erfolgreicher Verhandlungsführung im Einkauf ist das Verständnis von Macht: durch den Aufbau von Alternativen, den Eindruck von Wettbewerb und die Nutzung des richtigen Rahmens. Wenn es daran hapert, kippt die Macht des Einkaufs unwiederbringlich.

Warum die Einkäufer-Macht kippt

Es gibt ein Ungleichgewicht zugunsten des Einkaufs: für den Verkäufer gilt zumeist Abschluss oder kein Abschluss. Für den Einkäufer aber geht es um Nuancen: Preis, Lieferung etc. Er hat in der Regel also schon einmal mehr Macht, doch kann diese Macht schnell verfliegen.

Bei Ausschreibungen etwa liegt am Anfang alle Macht beim Einkauf (jedenfalls dann, wenn es mehrere potenzielle Lieferanten gibt). Erst buhlen alle um die Vergabe, doch dann sind nur noch wenige Lieferanten im Rennen und nach der Vergabe kippt die Wage zugunsten des Auserwählten. Je weiter also der Prozess voranschreitet, desto mehr verschiebt sich das Gefüge zugunsten des Lieferanten. Jegliche Änderungen werden nun richtig teuer und damit verdient der Lieferant nun richtig Geld (Stichwort: Nachforderungsmanagement).

Was können Sie als Einkäufer tun, um zu jeder Zeit die Macht zu behalten? Hier sind die drei Macht-Schritte:

Macht-Schritt 1: Haben Sie immer eine Alternative parat

Als Einkäufer benötigen Sie stets eine Alternative: von Anfang an, währenddessen und sogar nach der Vergabe. Von Beginn an darf sich der Fachbereich nicht auf einen einzigen Lieferanten festlegen. Wenn das geschieht, haben Sie von vornherein praktisch keine Verhandlungsmacht.

Dann entscheiden Sie sich statt für eine Einzelquellenbeschaffung für die Doppelquellenbeschaffung (Dual Sourcing): also haben Sie stets zwei Anbieter für eine Leistung, ob es nun um einen Lieferanten für Schrauben oder für Facility Management geht. So haben Sie zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, den Lieferanten zu wechseln, weil ein anderer ja schon bereitsteht.

Falls das nicht möglich ist oder aber die Angelegenheit extrem preissensibel ist (mit der Einzelquellenbeschaffung bekommen Sie oft den besseren Preis), dann schwenken Sie zu dem, das ich "potenzielle Mehrquellenbeschaffung" (Potential Multi Sourcing) nenne. Sie haben nun zwar nur einen Lieferanten, doch ist alles von Anfang an so ausgelegt, dass ein Wechsel leicht möglich ist. Sie achten bei der Vergabe nämlich darauf, dass Ihr Lieferant standardisierte Systeme, Maschinen, Prozesse etc. verwendet, die leicht repliziert werden können.

Wenn Sie also von vornherein mehrere Anbieter berücksichtigen und zwei davon mit der Doppelquellenbeschaffung im Rennen behalten oder aber durch die potenzielle Mehrquellenbeschaffung der Wechsel stets möglich ist, werden Sie niemals erpressbar sein - Sie haben stets die Zügel in der Hand.

Macht-Schritt 2: Erzeugen Sie Wettbewerb

Menschen wollen das, was knapp ist und was andere wollen. Erst wenn wir glauben, dass jemand anders das Objekt unseres Interesses möchte, wird es zum Objekt der Begierde.

Vertriebler tun alles dafür, Ihr Produkt als einzigartig darzustellen. Wie aber können Sie als Einkäufer diesen Knappheitseffekt nutzen? Nun, Sie müssen den Eindruck erheblicher Konkurrenz erzeugen. Sie können etwa beiläufig über die netten Gespräche mit dem Mitbewerber Ihres Lieferanten sprechen: "Wir waren ganz überrascht über die Resonanz auf unsere Ausschreibung." Oder: "Hut ab, dass Sie schon so viele Jahre in Ihrer Branche sind. Der Wettbewerb bei Ihnen muss ja knüppelhart sein. Wir haben so viele gute Angebote bekommen, irre!"

Dabei sollten Sie ausgesprochen freundlich sein und können dabei noch forscher werden: "Wissen Sie, wir haben ja schon häufiger gut zusammengearbeitet und verstehen uns ja sehr gut. Insofern sage ich es Ihnen ganz offen: wir haben bereits hervorragende Angebote vorliegen. Aber ich möchte Ihnen die Chance geben, mitzuziehen."

Plump? Nun, als ich vor einiger Zeit für einen Maklerverband arbeitete, gab einer der Stars der Branche seine beste Technik in Verhandlungen mit Hauskäufern preis, einen einzigen Satz: "Wir haben zwei weitere Interessenten."

Macht-Schritt 3: Setzen Sie den richtigen Rahmen

Medien beeinflussen die Meinungen weniger, als gemeinhin angenommen wird. Aber sie bestimmen, über was wir nachdenken. Letzte Woche Flüchtlinge oder Hartz IV und heute Verhandeln für Einkäufer? Was auch immer Sie über meinen Artikel gerade denken: Sie beschäftigen sich mit ihm. Ich habe Ihre Gedanken beeinflusst.

Das Gleiche gilt in der Verhandlung. Sie können den Rahmen festlegen, um das sich das Gespräch dreht. Was wäre Ihnen denn lieber? Dass es darum geht, dass kein Kunde so wenig zahlt wie Sie? Oder darum, dass die Rohstoffpreise gestiegen sind? Damit rücken Nachlässe in weite Ferne. Sprechen Sie über Dinge, die Ihre Position verbessern: mögliche Verbesserungen in der Lieferung, Qualitätssteigerungen und Skonto.

Mit dem richtigen Verständnis von Macht werden Sie als Einkäufer stets die Oberhand behalten. Arbeiten Sie dabei aber eng mit den Fachabteilungen zusammen. Denn sonst kommt es immer wieder zum "wilden Einkauf", dem Maverick Buying: der Einkauf wird übergangen und die Fachabteilung kauft direkt beim Anbieter. Wenn Sie übergangen werden, haben Sie gar keine Macht.

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