Business-Lifehacks Sieben praktische Tipps fürs Büro

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Lifehacks machen das Leben leichter. Zum Wochenstart haben wir sieben Tipps versammelt, die die Büroarbeit angenehmer machen - von Namens-Eselsbrücken über Mini-Fitnesseinheiten und einer Packliste für Schreibtisch und Portemonnaie. Und wenn Sie gar nicht mehr so lange im Büro bleiben wollen - hier geht es zu unseren Travel Hacks für Geschäftsreisende und hier zu unseren Outdoor-Lifehacks.

Falls Sie darüber nachdenken, mal ganz grundsätzlich einen inneren Kassensturz zu machen: Hier sind unsere 100 Fragen, mit denen Sie Ihr Leben in Ordnung bringen können - von zehn Experten, die unter anderem über Stil, Zeitmanagement, Finanzen, Fitness und Karriere schreiben.

Hier sind unsere Lifehacks fürs Büro:

Packliste für den Schreibtisch und das Portemonnaie

Vor Reisen schreiben Sie ausführliche Packlisten, aber im Büro müssen Sie die Sekretärin nach einer Sicherheitsnadel fragen, wenn der Hosensaum hängt? Hier kommt eine kleine Notfallliste - wenn Sie diese Dinge im Schreibtisch (oder der Tasche) haben, können Ihnen etliche Ärgernisse im Büro nichts anhaben.

Nähzeug: In Hotels gibt es winzige Sets, die Garn in verschiedenen Farben, Nadeln, Ersatzknöpfe und Sicherheitsnadeln beinhalten. Das kann Sie retten. Am besten packen Sie so eines gleich in Ihr Portemonnaie, dann haben Sie es auch bei Außenterminen dabei.

Für den Sommer: Wenn Sie leicht schwitzen, könnten Sie sich eine Packung Schweißpads hinlegen - für alle Fälle. Die selbstklebenden Achsel-Blätter schonen die Kleidung und verhindern, dass sich auf Hemd oder Bluse Schweißflecken abzeichnen.

Körperpflege: Nach dem Mittagsgulasch in der Kantine ist es einfach erfrischend, sich die Zähne zu putzen - das verkürzt auch das Mittagstief. Zahnseide ist ebenfalls eine gute Idee. Und ein Deodorant (die gibt es in kleinen Reisegrößen, so dass Sie es auf dem Weg zum Waschraum in der Hosentasche mitnehmen können). Ins Portemonnaie stecken Sie ein winziges Zellophantütchen mit zwei oder drei Zahnseide-Sticks, die haben noch integrierte Zahnstocher - sehr praktisch.

Notfalltüte: Eine frische Bluse (oder ein Hemd), frische Socken, Wäsche, für Damen eine Ersatzstrumpfhose (Sie wissen schon: Laufmaschen), für Herren eine Ersatzkrawatte (falls Sie mittags nach einem Soßenunfall noch zum Vorstand müssen), und wenn Sie den Platz haben: ein Paar Schuhe, damit Sie bei einem langen Arbeitstag mal das Schuhwerk wechseln können - Ihre Füße werden Ihnen sehr, sehr dankbar sein.

Taschen-Regenschirm: wenn Sie mal raus müssen, obwohl es aus Kübeln schüttet, und Sie sich nicht Ihr gutes Sakko ruinieren wollen.

Einen aktuellen Lebenslauf: Den sollten Sie immer parat haben, auf einem USB-Stick vielleicht (hier steht, wie Sie ihn verfassen sollten). Auch wenn Sie gar nicht unbedingt vorhaben zu wechseln: Manchmal ergeben sich (auch hausintern) Gelegenheiten, oder Sie lernen jemanden kennen, der Sie beruflich fördern kann und möchte. Seien Sie vorbereitet, solche Chancen zu nutzen und lässig sagen zu können: "Ich schick Ihnen mal eben meinen CV".

Monotasking bringt Sie voran

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Glücksforscher haben herausgefunden, dass einer der Königswege zu Zufriedenheit der sogenannte Flow ist - ein Zustand müheloser Konzentration, ein Aufgehen in der jeweiligen Tätigkeit.

Sie können den Flow zuverlässig vermeiden (und sich damit den Tag unnötig schwer machen), indem Sie hektisch zwischen Tätigkeiten wechseln, statt sich in eine zu vertiefen.

Besser also, Sie machen es anders: Wenn Sie viele Bewerberunterlagen zu sichten haben: Machen Sie es nicht immer mal wieder zwischendurch, sondern packen Sie alle auf einen Stapel und vertiefen Sie sich. Gleiches gilt für Texte, Grafiken, Mails, Anrufe. Bündeln Sie Ihre Aufgaben. Das hilft beim Fokussieren, und Sie werden effektiver - und sind nicht so schnell erschöpft.

Keine Zeit für Sport? Dann machen Sie wenigstens das hier

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Drei einfache Fitness-Tipps können sehr viel bewirken. Schreibtischarbeit in sitzender Reinform ist gesundheitsschädlich. Es wäre natürlich besser, wenn Sie statt dessen den ganzen Tag draußen herumlaufen könnten. Aber wahrscheinlich brauchen Sie das Geld, und hoffentlich haben Sie auch Spaß an Ihrer Arbeit.

Natürlich gibt es jede Menge smarte Uhren und Fitness-Tracker, die Sie erinnern, aufzustehen, sich zu bewegen, die Sitzposition zu ändern. Aber wenn Sie wirklich eine Desk-Potatoe sind, erreichen Sie schon viel für Kreislauf und Rücken, wenn Sie folgendes tun:

  • Nehmen Sie die Treppe. Immer. Und nach dem Essen gehen Sie eine Runde um den Block. Immer. Auch wenn Sie am Wochenende viel Sport machen, ist das wichtig - weil lange Phasen der Inaktivität Ihrem Körper mehr schaden, als lange Sportphasen danach retten können.
  • Stehen Sie mindestens einmal in jeder Stunde auf. Wenn Sie nichts Smartes am Handgelenk haben, stellen Sie sich einen Alarm auf dem Handy ein - oder Sie wählen eine Zahl zwischen 00 und 59 und stehen immer dann auf, wenn die Minutenanzeige der kleinen Uhr auf dem Computermonitor sie erreicht hat. Gehen Sie irgendwohin - Kaffeeküche, zu Reisestelle, zum Postfach. Hauptsache, Sie bewegen sich.
  • Beim nächsten Mitarbeitergespräch fragen Sie nach einem Schreibtisch, an dem Sie zwischen Sitzen und Stehen wechseln können. Und dann machen Sie das auch.

Wie Sie keine Namen mehr vergessen

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Sich an Namen zu erinnern ist für viele ein Problem. Ein bewährter Trick ist: Wenn Sie jemanden kennenlernen, wiederholen Sie den Namen so oft wie möglich: "Herr Marten, darf ich Ihnen einen Kaffee anbieten?" "Hier, Ihr Kaffee, Herr Marten!" undsoweiter.

Haben Sie keine Hemmungen, das oft zu tun. Es ist eine Win-win-Situation: Sie lernen Ihre neue Vokabel, und die meisten Menschen werden sehr gerne mit Ihrem Namen angesprochen (deshalb werden auch Kundenberater und Hotelangestellte darauf trainiert, darauf besonders zu achten).

Level zwei ist dann die Visualisierung: Sie können sich nicht merken, ob der neue Kollege Stephan oder Stefan heißt? Dann müssen Sie albern werden: Stellen Sie sich vor, wie er im Hahnenkostüm einen Step-Tanz hinlegt. Das vergessen Sie wahrscheinlich nicht so leicht. Und Frau Achterberg sitzt im Deutschland-Achter auf der Zugspitze! Malen Sie sich diese Bilder aus und archivieren Sie sie in Ihrem Kopf. Das hilft!

Was Sie morgens auf keinen Fall als erstes tun sollten

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Was immer heute vor Ihnen liegt: Fangen Sie morgens nicht damit an, Mails zu beantworten. Es gibt zwei gute Gründe dafür:

  • Wenn Sie auf etwas antworten, reagieren Sie, statt Ihre Agenda selbst zu setzen. Das hemmt Initiative und Kreativität. Sie tun, was andere von Ihnen wollen, und lassen sich vorschreiben, was als nächstes kommt. Das ist keine gute Art, einen produktiven Arbeitstag zu beginnen. Sie kommen in einen reaktiven Modus und brauchen dann wieder Extra-Energie, um aus diesem herauszufinden.
  • Mails können Sie meist auch noch im biorhythmischen Mittagstief beantworten. Viele Menschen sind morgens am produktivsten (ok, der Montag ist vielleicht ein Sonderfall). Fangen Sie morgens lieber mit der schwierigsten Aufgabe des Tages an - dann können Sie den Rest des Tages entspannt bergab rollen, statt den Berg noch vor sich zu haben. Das fühlt sich einfach besser an.

Die Erfolgsliste

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Erinnern Sie sich: Ihre Firma hat Sie eingestellt. Genau Sie. Warum? Weil Sie offenbar überzeugt haben. Sie waren der oder die Beste für den Job! Und wie entstand dieser Eindruck? Durch das, was Sie in der Vergangenheit geleistet haben. Das haben Sie in Zeugnissen, in Ihrem Lebenslauf, im Sprechen über Ihre bisherigen Erfolge dokumentiert. Warum sollten Sie jetzt damit aufhören?

Legen Sie sich am besten gleich auf dem Desktop ein Dokument an, in dem Sie Ihre Erfolge festhalten: Welches Projekt Sie gut abgeschlossen haben, welche Zahlen gut ausgesehen haben, wie Sie mit Ihrer Präsentation einen schwierigen Kunden überzeugt haben. Dieses Dokument aktualisieren Sie fortlaufend.

Das hat mehrere Vorteile: Zum Jahresgespräch müssen Sie sich nicht den Kopf zerbrechen und extra nachlesen - Sie haben alles griffbereit. Außerdem fühlt es sich gut an, die Liste zu öffnen und darin zu lesen. Nicht nur, wenn Sie einen schlechten Tag haben. Sie sollten auch ab und zu Ihrem Vorgesetzten erzählen, was gut gelaufen ist in Ihrem Bereich - vielleicht gibt es ja daraus auch etwas für künftige Projekte zu lernen. Sie müssen nicht bei jeder Gelegenheit mit Ihren Erfolgen prahlen, aber ein bisschen Klappern gehört schon zum Handwerk.

Jede Woche ein neuer Kontakt

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Egal, was Sie machen: Sie sollten Leute im ganzen Unternehmen kennen, nicht nur in Ihrem Bereich. Daraus sollten Sie ein fortlaufendes Projekt machen: Jede Woche nehmen Sie Kontakt zu einem Kollegen oder einer Kollegin auf, mit dem oder der Sie sonst nicht zu tun haben. Gehen Sie mal mit dem Kollegen aus der Reisestelle essen, geben Sie dem Praktikanten einen Kaffee aus, tun Sie eine Zeitschrift in die Hauspost, die für den Kollegen aus der IT interessant sein könnte, fragen Sie in der Kantine, ob Sie sich mit dazusetzen können und lernen Sie die Menschen im Unternehmen besser kennen. Einmal pro Woche eine solche Aktion - das ist auf jeden Fall zu schaffen.

Seien dabei Sie nicht berechnend. Es geht nicht darum, dass der Mann aus der Reisestelle Ihnen dann auch mal ein besseres Hotel besorgt. Die eigentliche Belohnung ist, dass Sie Ihren Horizont erweitern. Das macht nicht nur Ihr Leben, sondern auch Ihre Arbeit viel interessanter. Sie bekommen ein ganz anderes Gespür für das Unternehmen und die Dinge, die für die Mitarbeiter wichtig sind.

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