Zeitmanagement Wider den Sitzungswahn

Etliche Stunden ihrer kostbaren Zeit verplempern Manager in nutzlosen Meetings und Besprechungen. Besonders ineffizient sind die Treffen, weil weder Disziplin herrscht noch Entscheidungen gefällt werden. Wer Geschäftstreffen gut organisiert und einige Tipps beherzigt, kann viel Zeit sparen und die besseren Ergebnisse vorweisen.

Hamburg - Die Luft ist schlecht, die Stimmung auch. Seit Stunden sitzen zwei Duzend Manager im Konferenzraum zusammen und sprechen über eine neue Strategie für das Unternehmen. Aber trotz zahlreicher Vorschläge gibt es noch keine konkreten Ergebnisse. Die Stimmung ist gereizt, immer häufiger fallen sich Kollegen ins Wort, der Umgangston wird rau. Das muss nicht sein.

"Viele Besprechungen scheitern, weil keine klaren Regeln festgelegt wurden", sagt Dagmar Vögel-Biendl, Beraterin für Personal- und Organisationsentwicklung aus Elsendorf in Bayern. Daher sollte sich eine Gruppe stets auch um Formalitäten wie Zielvorgaben, Zeitrahmen oder Methoden eines Treffens kümmern.

"Selbst Konferenzen mit festem Themenplan fehlen oft die definierten Ziele", berichtet Vögel-Biendl. Geht es etwa bei dem Treffen darum, viele Ideen zu sammeln und sich gründlich auszutauschen? Oder möchte man sich schnell auf einen Vorschlag einigen und konkrete Entscheidungen treffen? Meist lasse sich dies mit zeitlichen Vorgaben verbinden.

Hier müsse nicht nur die Gesamtdauer des Meetings festgelegt werden, sondern auch die Länge der einzelnen Zwischenschritte, etwa: 30 Minuten für den Meinungsaustausch und 15 Minuten, um die Entscheidung vorzubereiten und zu einem Ergebnis zu kommen.

Einigkeit sollte auch über die Vorgehensweise herrschen. So könnten etwa zunächst alle Teilnehmer frei ihre Ideen vortragen und nach einer festgelegten Zeit zieht einer von ihnen ein Zwischenfazit. In anderen Gruppen sind nur bestimmte Beiträge erwünscht, etwa Pro- und Contra-Argumente.

"Es lohnt sich, wichtige Punkte schriftlich festzuhalten", sagt die Diplompsychologin. Dies können zum Beispiel Zwischenergebnisse sein oder auch Themen, die man erst später besprechen will. Auf einer Tafel oder einem Flipchart haben sie alle Teilnehmer schon während des Meetings vor Augen und können so Wiederholungen oder abschweifende Beiträge vermeiden. Unbedingt sollte auch ein Protokoll geführt werden, das den Verlauf oder die Ergebnisse der Diskussion festhalte.

Vielredner bremsen

Vielredner bremsen

"Bei Besprechungen mit mehr als drei Teilnehmern empfiehlt es sich, einen Leiter zu bestimmen", ergänzt Josef W. Seifert, Moderationsexperte aus dem oberbayerischen Pörnbach und Autor zahlreicher Bücher zu dem Thema. Dies sollte möglichst im Vorfeld des Treffens geschehen, damit der Leiter sich vorbereiten könne. Ein Moderator müsse einem Meeting Struktur geben, letztlich sei er aber vor allem "Leitplanke". Für den Erfolg sollten sich immer alle Teilnehmer verantwortlich fühlen und daher den Prozess konstruktiv unterstützen.

Seifert rät Moderatoren, die Teilnehmer zunächst zu begrüßen und das Treffen einzuleiten. Dann sollten Themen gesammelt und ausgewählt beziehungsweise in eine bestimmte Reihenfolge gebracht werden.

Anschließend wird jeder Punkt einzeln bearbeitet, und geeignete Maßnahmen werden geplant: Was wollen wir unternehmen? Wer übernimmt welche Aufgabe? "Diese beiden Schritte müssen für jeden Programmpunkt wiederholt werden", erläutert der Experte. Aufgabe des Leiters sei ebenfalls, das Treffen zu beenden.

"Ein Moderator muss darauf achten, dass die zur Verfügung stehende Zeit gerecht verteilt wird", sagt Seifert. Kennt sich die Gruppe gut, lassen sich die Schwächen einzelner humorvoll ansprechen, etwa: "Ich bitte alle - besonders auch den Herrn Meier - um kurze Beiträge."

Häufig müsse man einen Vielredner aber auch mitten in einem Wortschwall bremsen. Dies könne durch Körpersprache geschehen oder indem man den anderen direkt auffordert, zum Schluss zu kommen. Der Gesprächsleiter sollte seine Intervention kurz begründen, denn ein "Sie sind jetzt ruhig, weil ich das sage" sorge für Missstimmung. Oft können dabei Fragen wie "Was hat das mit unserem Thema zu tun?" weiterhelfen.

Die Schweigsamen zum Reden bringen

Die Schweigsamen zum Reden bringen

Der Gesprächsleiter sollte ebenfalls darauf achten, dass sich auch schweigsame Kollegen beteiligen. Denn oft bringen sich Schüchterne ebenso wenig ein wie Menschen, die einen Widerwillen gegen ein bestimmtes Thema oder das Team verspüren.

Dadurch entgehen der Runde auf der Sachebene wichtige Informationen und Lösungsvorschläge. "Auch das Zwischenmenschliche schmälert den Erfolg der Gruppe", berichtet Seifert. Denn nur wenn sich alle einbezogen fühlten, seien sie bereit, die Verantwortung für die Umsetzung der Beschlüsse zu übernehmen.

"Es ist wichtig, dass die Gesprächsteilnehmer offen und wertschätzend miteinander umgehen", sagt Beraterin Vögel-Biendl. Trotz unterschiedlicher Meinung sollte man zum Beispiel die Ideen oder den Stil eines Kollegen anerkennen.

"Das bedeutet aber nicht, dass ich dem anderen Recht gebe", sagt die Ko-Autorin des Buches "Besprechungen mit Biss". Jeder müsse die Balance zwischen dem Wunsch finden, seinen eigenen Standpunkt durchzusetzen, und dem Ziel, sich mit anderen zu einigen. Auch wenn in der Sache hart gekämpft werde, sollte man sich zwischenmenschlich mit Achtung und Fairness begegnen, rät Vögel-Biendl. Dadurch ließen sich viele unnötige Kränkungen und Streitigkeiten vermeiden.

Anja Schäfers, ddp

Mehr lesen über
Die Wiedergabe wurde unterbrochen.