Verhandeln in Polen Kader, Kaufleute und Wodka

Mit dem Wandel von der Plan- zur Marktwirtschaft hat sich in Polen das Geschäftsgebaren verändert. Ging es früher um Planerfüllung und Kollektiv, dreht sich heute alles um Rendite und Umsatz. Polen mögen keinen Small Talk, in Verhandlungen kommt man schnell auf den Punkt. Aber Vorsicht: Ohne Dolmetscher geht gar nichts.
Von Sergey Frank

Für Deutschland ist Polen - nicht nur wegen der geographischen Nähe - ein wichtiger Handelspartner. Im Jahr 2001 hatte die Bundesrepublik einen Anteil von 24 Prozent an den polnischen Einfuhren und 35 Prozent an den Ausfuhren, deutsche Unternehmen sind in Polen zahlreich vertreten.

Auch wenn die Polen dem Pfad der Marktwirtschaft folgen, darf nicht vergessen werden, dass das Verhalten und Denken, das in langen Jahren gewachsen ist, sich nur langsam wandelt. Die Zeiten vor und nach Fall der kommunistischen Diktatur spiegeln sich noch im polnischen Management wider. Hier die jungen, oft in Westeuropa oder Amerika ausgebildeten Nachwuchsführungskräfte, dort erfahrene und in der Planwirtschaft groß gewordene Manager ehemaliger Staatsbetriebe.

Ältere Manager, die schon seit Jahrzehnten in Führungspositionen tätig sind, schöpfen zwar aus einem guten Wissen über Technik und Fachthemen, doch wenn es um kaufmännische Dinge geht, können Probleme auftauchen. Wer mit ihnen verhandelt, sollte sich Zeit nehmen. Auch heute noch kann es passieren, dass Ihr Gegenüber eher wenige Kenntnisse über die westliche Art der Bilanzierung hat. Der erfahrene Manager erkennt dies und setzt alles daran, etwaige Unklarheiten zu beseitigen.

"Es war durchaus eine Gratwanderung. Auf der einen Seite gab es noch Lücken im Management-Know-how auf polnischer Seite, aber die Lernbereitschaft war sehr hoch. Auf der anderen Seite mussten wir jede Minute aufpassen, nicht unbedingt als Lehrer oder - schlimmer noch - als Besserwisser dazustehen", schildert der Vertriebsleiter eines deutschen Werkzeugmaschinenbauherstellers seine Erfahrungen.

In der Tat ist die Gradwanderung zwischen Nachsicht und Arroganz gerade in der angespannten Situation einer Verhandlung nicht einfach. Wird eine Erklärung dezent und in freundschaftlichem Ton vorgetragen, so bietet sich eine große Chance, Vertrauen zu gewinnen und über das eigentliche Geschäft hinaus die Verbindung zu vertiefen.

Was tun gegen bürokratische Hürden?

Was tun gegen bürokratische Hürden?

Das neue Wirtschaftssystem in Polen steht. Dennoch wird an vielen (gesetzlichen) Details noch gefeilt. Deshalb ist es für beide Seiten wichtig, Verträge und technische Vereinbarungen im Einzelnen festzuhalten. Sie sollten die Vereinbarungen so genau wie möglich dokumentieren, so dass eventuelle Gesetzesänderungen das Geschäft nicht im Nachhinein gefährden.

Polen sind eher ungeduldige Geschäftspartner. Sie lassen sich wenig Zeit für Small Talk. In den Verhandlungen geht es meist schnell zur Sache und Gespräche verlaufen nüchtern und zielgerichtet. Flexibilität hat dabei wenig Raum. Verstärkt wird dieser Umstand durch Behörden, die nach wie vor bürokratisch, unmotiviert und entsprechend langsam arbeiten. Auch Genehmigungen und Lizenzen lassen oft auf sich warten.

Deshalb sollten Sie - ähnlich wie in Südeuropa - die Vollmacht der Verhandlungsführer möglichst weit stecken, um gegenüber Behörden schnell reagieren zu können. Dazu gehört auch die Fähigkeit zur Improvisation: Falls es zum Beispiel bei einem geplanten Unternehmenskauf in Polen zwölf Monate dauert, um alle notwendigen Genehmigungen zu erhalten, sollten Sie prüfen, ob es möglich ist, kurzfristig zunächst ein Joint Venture oder eine andere Art der Kooperation abzuschließen, um später die Akquisition zu vollziehen.

Die polnische Geschichte der vergangenen Jahrhunderte ist eine leidvolle, geprägt von vielen Übergriffen mächtiger Nachbarn: Aus dem Westen durch die Deutschen und aus dem Osten durch die Russen. Das Land hatte sehr viele Opfer im zweiten Weltkrieg zu beklagen, wo es durch Hitlers Wehrmacht okkupiert und danach von den Sowjetischen Truppen befreit wurde.

Auch deswegen hat Polen ein starkes National- und Kulturbewusstsein, insbesondere auch im Hinblick auf die katholische Religion, welche lange Zeit unter anderem auch ein Bestandteil der nationalen Identität war. Dies sollte man tunlichst bedenken, wenn man in Polen über gegenwärtige oder frühere Fragen der Geschichte und Politik spricht. Hier ist Zurückhaltung angemessen, aber echtes, authentisches Interesse an Polnische Geschichte wird durchaus geschätzt.

Dolmetscher erwünscht

Dolmetscher erwünscht

Wie erwähnt ist die genaue Fixierung der Schlüsselbegriffe und später der Vertragsinhalte von entscheidender Bedeutung. Umso wichtiger ist eine gemeinsame Sprachbasis. Bei Verhandlungen mit Partnern aus Polen wird des Öfteren Deutsch und auch Englisch gesprochen. Sie sollten sich aber nicht darauf verlassen, sofern nicht von vornherein eine entsprechende Qualität der Sprachkenntnisse bekannt ist.

"Das war in der Tat eine erstaunliche Erfahrung. Wir konnten uns vor der eigentlichen Sitzung bestens auf Deutsch unterhalten. Als es dann aber in die konkreten Verhandlungen ging, merkte man, dass das Management-Vokabular unserer Partner nicht ausreichte, um definitive Vereinbarungen zu treffen. Wir haben deswegen viel Zeit verloren und erst nach der Einschaltung eines Dolmetschers einen Abschluss finden können", beschreibt ein österreichischer Manager seine Erfahrungen.

"Dabei empfiehlt es sich, " fährt dieser Manager fort, "den Dolmetscher über die Tagesordnung detailliert zu informieren, wichtige Punkte verständlich auf verschiedene Art zu erklären, insbesondere nur kurz zu sprechen. Ansonsten verliert der Dolmetscher den Faden.

Was ein Dolmetscher können muss

Das Thema der Einbeziehung eines Dolmetschers ist nicht nur in Polen, sondern im gesamten internationalen Kontext wichtig. Deshalb im Folgenden ein paar wesentliche Gesichtspunkte, die bei der Einschaltung eines Dolmetschers beachtet werden sollten.

  • Eine angenehme Atmosphäre, vermehrte Unterbrechungen (jede Stunde etwa fünf bis zehn Minuten) sowie ausreichend Zeit für Übersetzungen sind notwendig.
  • Vermeiden Sie überflüssige, wenig bekannte Bedeutungen oder Dialekte. Vermeiden Sie doppelte Verneinungen.

  • Sachverhalte sind oft komplex. Erklären Sie deshalb jedes Konzept auf zwei oder drei unterschiedliche Weisen. Dies hilft dem Dolmetscher, die Argumentation während der Verhandlung nicht zu vergessen.

  • Sprechen Sie nicht mehr als ein oder zwei Minuten, um den Dolmetscher die Möglichkeit zu geben, alles zu verarbeiten und zu übersetzen.

  • Der Dolmetscher sollte sich Notizen machen können.

  • Da Äußerungen innerhalb der Verhandlung leicht vergessen werden können, schreiben Sie wesentliche Punkte an die Tafel.

  • Der Dolmetscher darf nicht zu einem selbständigen Verhandlungsteilnehmer werden. So wird erreicht, dass die Informationen lücken- und fehlerlos transportiert werden.

  • Nachdem eine Vereinbarung (teilweise oder im Ganzen) abgeschlossen worden ist, sollte diese schriftlich kurz (im Protokoll) wiedergegeben werden.

  • Der Dolmetscher hat permanent sicherzustellen, dass beide Parteien sich verstehen und erkennen, was gesagt beziehungsweise gemeint ist.

Praktische Tipps für Polen

Praktische Tipps für Polen

Fangen Sie nicht unbedingt "amerikanisch" d.h. mit einer Anekdote in den Verhandlungen an. Beweisen Sie, dass das Geschäft ernst ist: die Präsentation sollte viele Fakten und technische Details enthalten.

Bestimmte Begriffe sind doppeldeutig: Sprechen Sie von keiner "aggressiven Werbekampagne". Das Wort "aggressiv", insbesondere auch aus historischer Sicht, ist negativ belegt. Das gleiche gilt für eine Bedeutung wie "Kompromiss", einem Wort mit moralisch fragwürdiger Bedeutung. Stattdessen trifft man sich in der Mitte oder verbindet das eigene Angebot mit gleichwertigen Forderungen an die Gegenseite.

Feilschen Sie, es gehört zum Alltag. Am besten ist es, mit Geduld und stringenten Argumenten seinen Standpunkt zu bewahren und gleichzeitig Flexibilität zu zeigen.

Das soziale Miteinander ist in Polen sehr wichtig, insbesondere die Einladung zum Essen. Hier sollten Sie sich auf Getränke wie Wodka einstellen. Es ist angebracht, Trinksprüche der Gastgeber mit eigenen kurzen Toasts zu beantworten. Hier gilt Ähnliches wie in Russland - Trinken ohne Trinkspruch gleicht Trinksucht. Ein guter und manchmal auch ein vorhergehender zusammenfassender Toast hilft, das Eis zu brechen und persönliche Kontakte zu vertiefen.

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