Verhandeln in Russland Vertrag? Welcher Vertrag?

Mit ihrer Regulierungswut steht die russische Bürokratie der deutschen in nichts nach. Auch für Verträge gilt: Erlaubt ist, was geregelt ist. Mündliche Vereinbarungen dagegen sind so vergänglich wie der Sommer in der Taiga, selbst bei schriftlichen Kontrakten ist Vorsicht geboten. Der Teufel steckt auch in Russland im Detail.
Von Sergey Frank

Hamburg - Der Ausspruch Lenins gilt nach wie vor: Der russische Geschäftspartner hat ein großes Sicherheitsbedürfnis. Auch wenn sich die politischen Umstände seit 1991 stark gewandelt haben, sind gewachsene Verhaltens- und Denkmuster noch vorhanden. Für ihn ist trotz aller Liberalisierung auf Grund der 70-jährigen Herrschaft eines kommunistischen Regimes generell nur das erlaubt, was bereits irgendwo geregelt ist.

Deshalb kann es passieren, dass ihr Partner auf pragmatische Lösungsansätze eher ablehnend reagiert, da diese nicht klar in einer Richtlinie oder einem Gesetz fixiert sind. Um unter diesen Voraussetzungen auf die gemeinsame Suche nach Lösungsansätzen gehen zu können, ist Vertrauen eine unverzichtbare Basis.

Auf technologisch-wissenschaftlichem Gebiet ist der russische Verhandlungspartner in den meisten Fällen äußerst beschlagen. So haben sehr viele Menschen nicht nur hervorragende Mathematikkenntnisse, sondern kennen sich auch in anderen Naturwissenschaften wie Physik, Chemie bestens aus. Nicht umsonst sind technologische Kooperationen mit russischen Partnern in der Regel sehr erfolgreich.

Gute Forscher, schlechtes Marketing

Viele Institute der berühmten ehemaligen Akademie der Wissenschaften der UdSSR suchen auf technologisch/wissenschaftlichem Gebiet nach westlichen Kooperationspartnern. Um so mehr wird in den osteuropäischen Staaten erkennbar, dass in Bereichen wie Marketing und vor allem Vertrieb immer noch Schulungsbedarf besteht. Die daraus resultierenden Wissensdefizite in kommerziellen Fragen können sich auch in der konkreten Verhandlungssituation niederschlagen.

Der Erklärungsbedarf - vor allem zu kaufmännischen Aspekten der Verhandlung - kann auch heute noch hoch sein. Ganz einseitig kann man es jedoch nicht sehen: Viele russische Unternehmen haben in den vergangenen Jahren dazugelernt und übernehmen viele westliche Standards wie zum Beispiel in der Buchhaltung (Bilanzierung nach IAS oder US GAP anstatt nach RAS, dem "Russian Accounting Standards") und im Bereich der Werbung (steigende Investitionen vor allem bei größeren Unternehmen).

Es ist in Russland ein durchaus übliches Vorgehen, einmal vereinbarte Festlegungen in der nächsten Verhandlungsrunde zu modifizieren. Eine Art "Vertragskonstanz" oder die Verpflichtung, sich an geschlossene Vereinbarungen zu halten, besteht nicht immer. Mündliche Zusagen haben gewöhnlich keine große Halbwertszeit, als Rechtfertigung für die Abweichung werden häufig veränderte Umstände herangezogen.

Der Teufel steckt im Detail

Bei der Rechtsauffassung gilt im Gegensatz zu Deutschland das geschriebene Wort und nicht die Willensübereinstimmung. Deshalb sollten alle Verhandlungsergebnisse im Detail schriftlich festgehalten werden, unabhängig davon, ob die Vereinbarung teilweise oder auch vollständig getroffen worden ist. Auch empfiehlt es sich, am Anfang der Verhandlungen die Vollmachten der Gegenseite abzuklären.

Ist sie befugt, ein Geschäft abzuschließen oder sollen zunächst nur Informationen gesammelt und das Terrain sondiert werden, damit in der nächsten Verhandlungsrunde ein anderer Mitarbeiter die Vereinbarung verbindlich abschließen kann? Oft ist es einem russischen Geschäftspartner nicht bewusst, dass bei Unterzeichnung von ihm die Vertragstreue gefordert wird. Deshalb sollte man zugesagte Lieferzeiten nicht immer buchstäblich nehmen. Die Russen wissen, dass der Weg nach Deutschland weit ist, und dass die westlichen Partner kein gutes Geld schlechtem hinterherwerfen.

In Russland spielen Juristen für ausländische Geschäftspartner eine wichtige Rolle. Rechtsanwälte dienen nicht nur als juristische Berater, sondern oft auch als Dolmetscher. Will man einen Juristen hinzuziehen, so stellt sich die Frage, ob man einen russischen Rechtsanwalt oder einen ausländischen wählt, der für eine internationale Firma in Russland tätig ist.

Wenn es im Vertrag menschelt

Die beste Wahl ist der Anwalt einer internationalen Kanzlei, der die Mentalität der Russen kennt, aber mit westlichen Standards arbeitet und nicht von der Regierung abhängig ist. Oft beschäftigen international tätige Kanzleien russische Juristen, die im Ausland studiert haben. Diese kennen die westliche sowie die russische Denkweise.

Bei der Auswahl des richtigen Rechtsanwalts ist vor allem die Frage wichtig, wie man das Wissen dieses Experten in Verhandlungen und in Projekten richtig einbringen und effektiv umsetzen kann, auch in Anbetracht der nicht unerheblichen Beratungskosten. Solche Fragen sollten im Vorfeld genau abgestimmt sein.

Vieles, was in Deutschland als selbstverständlicher Verhandlungs-Usus gilt, bedarf in Russland schriftlicher Fixierung. Wie erwähnt, halten es die Russen mit Verträgen wie mit Gesetzen: Es wird schwammig formuliert, so dass Spielraum für unterschiedliche Interpretationen bleibt. Diese Art der Vertragsschließung umfasst nach russischer Auffassung die "menschliche Seite", die "Paragrafenreiterei" westlicher Manager stößt oftmals auf Unverständnis.

Der richtige Stempel öffnet Tür und Tor

Die eher etwas weite Vertragsauffassung findet jedoch in Russland dort ein Ende, wo es sich um offizielle Dokumente handelt. Offizielle Dokumente, die man für genehmigungspflichtige Geschäfte benötigt oder auch Vorlagen von Steuerbehörden, haben in Russland einen hohen Stellenwert. An die gesetzlichen Vorgaben hält man sich am besten peinlichst genau.

In diesem Zusammenhang kommt auch dem kaufmännischen Leiter eine äußerst wichtige Bedeutung zu. Dies lernte auch der Projektmanager eines schweizerischen Konsumgüterherstellers, der dabei war, in Russland das Geschäft des Distributors aufzukaufen. Das gesamte Personal wurde übernommen und nur ein neuer Generaldirektor gesucht.

"Obwohl dem Generaldirektor eine überragende Bedeutung auf Grund des hierarchisch geprägten Systems zukommt, waren wir über kurz oder lang noch mehr auf den kaufmännischen Leiter als auf den Generaldirektor angewiesen", sagte der besagte Projektleiter. "Das Einhalten der Steuer- und Finanzgesetzgebung, die ordnungsgemäße Buchhaltung sowie ein nachvollziehbares Controlling sind in Russland unabdingbar."

Gemäß dem russischen Handelsgesetzbuch sind für Kapitalgesellschaften wie GmbH und Aktiengesellschaften (OOO, ZAO oder AO) die Funktionen des Geschäftsführers und des Buchhalters zwingend vorgesehen. Beide sind Organe der Gesellschaft. Der Buchhalter kann in der Regel zunächst durch einen ausgelagerten Spezialisten (zum Beispiel Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder ausgelagerte Buchhaltung) ersetzt werden.

Mittelfristig ist jedoch der eigene Buchhalter wesentlich, insbesondere um Konflikte und zeitraubende Diskussionen mit den russischen Steuerbehörden zu vermeiden oder auf das Wesentliche zu reduzieren. Er ist derjenige, der sicherstellt, dass Geschäfte in Vereinbarung mit den (oft schwer verständlichen) Steuergesetzen in Russland in Einklang getätigt werden.

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