Jobsuche Einmal Bewerber auf Eis, bitte!

Momentan stellen Unternehmen kaum ein. Doch wenn sich die Situation ändert, müssen Personalchefs schnell reagieren. Deswegen halten sie sich ein Heer von Reservisten, die sie bei Absagen nicht schockfrusten, sondern elegant auf Eis legen. Für das Genre der so genannten "Eisschreiben" gibt es sogar einen Wettbewerb.
Von Manfred Böcker

"Unser Kontakt hat nicht auf Anhieb zum Erfolg geführt", schrieb die Essener Werbeagentur dem 35-jährigen Bochumer Kommunikationswissenschaftler Bernhard Bräuer (Name von der Redaktion geändert), der sich als Texter beworben hatte. "Wir freuen uns aber, wenn wir Ihre Unterlagen für weitere Projekte in der nahen Zukunft behalten können. Wir werden Sie dafür jeweils konkret noch einmal ansprechen."

Mit dieser Formulierung hat das Unternehmen Bräuer nicht eindeutig abgesagt, sondern vielmehr signalisiert, dass es sich für ihn interessiert. Zugleich hat der potenzielle Arbeitgeber sein Bedauern darüber mitgeteilt, dass er dem Bewerber derzeit keine Stelle anbieten kann.

Solche "Eisschreiben" verschicken Unternehmen derzeit in großer Zahl. Sie bauen sich damit eine "Reservistendatenbank" mit geeigneten Kandidaten auf. Bei Bedarf können sie dann einen Ersatzspieler einwechseln - und zwar ohne allzu großen Aufwand, falls der Kandidat noch zu haben ist.

Bitte recht freundlich

Die Unternehmen wollen vermeiden, gute Bewerber durch eine eindeutige Absage dauerhaft zu verprellen. "Das wäre sehr kostspielig", sagt Wolfgang Achilles vom Kölner Recruitingspezialisten Refline und verweist auf die Folgen: Wenn eine Stelle neu ausgeschrieben werden muss, ist das mit erheblichen Kosten verbunden - für die Anzeige, die Bearbeitung der Bewerbungen und zahlreiche Bewerbungsgespräche.

Mehr als 100 ernsthafte Bewerbungen auf eine offene Stelle sind bei der derzeitigen Lage auf dem Arbeitsmarkt eher die Regel als die Ausnahme. "Unternehmen können sich diese Arbeit sparen, wenn sie den passenden Mann oder die passende Frau auf Eis haben", sagt Achilles.

Schon länger wirbt Refline für den Gedanken, dass Firmen Bewerber nicht verprellen sollten - auch wenn es mit dem Jobeinstieg nicht gleich klappt. 2001 prämierte das Unternehmen die besten Absageschreiben von Unternehmen. Damals gewann der schwedische Möbelbauer Ikea mit einer ebenso kurzen wie charmanten Version. Jetzt hat Refline zusammen mit dem Unternehmen Terra einen weiteren Wettbewerb für das beste Eisschreiben ausgerufen; im September sollen die Sieger gekürt werden.

Wiedervorlage nach einem halben Jahr

Wiedervorlage nach einem halben Jahr

Eisschreiben - der Begriff ist die Übersetzung des englischen "ice letter"- sind indes nicht neu: Schon Ende der 80er Jahre hätten Unternehmen solche Absagebriefe verschickt, erinnert sich Uwe Loof, Personalleiter bei der Hamburg-Mannheimer Versicherungs-AG und seit 15 Jahren in der Personalbranche tätig. "Bei der Hamburg-Mannheimer setzen wir solche Eisschreiben kontinuierlich ein, vor allem bei qualifizierten Bewerbern", sagt Loof.

Geeignete Kandidaten setzt der norddeutsche Versicherer auf Wiedervorlage. Sie erhalten die Mitteilung, dass das Unternehmen in sechs Monaten erneut auf sie zukommt. "Nach Ablauf dieses halben Jahres schauen wir uns ihre Unterlagen noch einmal an. Dann überprüfen wir, ob sich in der Zwischenzeit ein möglicher Einsatz im Unternehmen ergeben hat. Wenn dieser Check negativ ausfällt, schicken wir allerdings eine Absage", berichtet Loof.

Nicht alle Unternehmen gehen so professionell vor. Häufig beenden im Kasernenhofton verfasste, zackige Vier-, Drei- oder Zweizeiler das Bewerbungsverfahren. "Sie sind nicht in die engere Auswahl gekommen. Ich bedanke mich für Ihre Bewerbung und übersende Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen", schreibt ein Münchner IT-Unternehmen. Ähnlich uncharmant ein in Essen ansässiger Energieriese: "... und senden Ihnen die uns zur Verfügung gestellten Bewerbungsunterlagen zu unserer Entlastung zurück."

Nett sein, man trifft sich immer zweimal

Wieso überhaupt Entlastung? Betrachtet das Unternehmen Bewerbungen als Belastung? Das ist sehr enttäuschend für Kandidaten, die der Wunschfirma soeben einen guten Teil ihrer Lebenszeit und Energie angeboten haben.

Wenig überzeugend auch die Absage einer internationalen Unternehmensberatung: "Wenn wir Ihnen als Anlage Ihre Unterlagen zu unserer Entlastung zurückschicken, so bedeutet dies keine Wertung Ihrer Qualifikation." Die Autoren von Absageschreiben glänzen jedoch nicht nur durch übertriebene Wortökonomie und verklausuliertes Gejammer über die eigene Belastung. Auch das Deutsch in Absageschreiben ist häufig nachlässig.

Das gilt selbst für die Spezialisten im Bewerbungsgeschäft, die Personalberatungen: "Nach sorgfältiger Bewertung aller Bewerbungen, die uns zum o. g. Projekt vorlagen, möchten wir Ihnen das Ergebnis mitteilen: Leider nein", schreibt eine Düsseldorfer Personalberatung. Und "ihre Bewerbungsunterlagen wurden inzwischen eingehend geprüft", teilt ein Telekommunikationsunternehmen aus Nordrhein-Westfalen einem Bewerber in falscher Kleinschreibung mit.

Die Rache der Abgelehnten

Die Rache der Abgelehnten

Solche handwerklichen Fehler bergen gerade für Großunternehmen die Gefahr, den Bewerber auch als Kunden zu verärgern, zum Beispiel bei Automobil- oder Konsumgüterherstellern.

"Entsprechend vorsichtig müssen ihn die Personalabteilungen behandeln", rät Achilles. Gerade Hochschulabsolventen hätten eine "enorme Multiplikatorenwirkung". Im Absageschreiben müsse daher immer deutlich werden, dass nicht die Person des Bewerbers gemeint sei.

Wie aber sollen sich Bewerber verhalten, wenn sie keine klaren Absagen, sondern geschickt formulierte "Eisschreiben" erhalten? "Sie sollten das als Bestätigung ihrer Qualifikation durch das Unternehmen sehen", sagt Personalchef Loof. Loof rät Bewerbern, selbst aktiv zu werden, wenn sich das Unternehmen nicht von sich aus wieder meldet - auch wenn Personalabteilungen solche Nachfragen wegen des Personalaufwands nicht besonders schätzen.

Das gelte auch für Kandidaten, die eine eindeutige Absage nach einem Vorstellungsgespräch erhalten haben. Loof zufolge gehört dieser Service für Bewerber zu den gängigen Pflichten der Personalprofis: "Bewerber dürfen nachhaken, das sollte kein Unternehmen verbieten."

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