Donnerstag, 18. April 2019

Mobile Mitarbeiterplattform Das Intranet auf Aufholjagd

Arbeit im Büro: Das Intranet gewinnt mit der Digitalisierung der Arbeitswelt immer stärker an Bedeutung - nicht nur als Dokumentenspeicher

Intranets avancieren immer mehr zu digitalen und mobilen Mitarbeiterplattformen, die Informationsportal, soziales Netzwerk, interner Chat, Dokumentenablage und Kollaborationswerkzeug in einem sind - im Idealfall. Wie die deutsche Intranet-Landschaft aktuell tatsächlich aufgestellt ist und welche Trends sich für die Zukunft abzeichnen, hat die Beratungsagentur NetFederation aus Köln in ihrer Intranet-Studie 2019 "Die Reifeprüfung 4.0" untersucht.

Intranets führten jahrelang ein Schattendasein als träge Top-Down-Kommunikationsportale oder reine Dokumentenablagen, die von Mitarbeitern kaum wahrgenommen wurden. Mit der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitsplätze bekommen sie jedoch seit einiger Zeit Aufwind und erhalten Funktionen, die sowohl Arbeitsprozesse als auch Kommunikation und Kollaboration verbessern. "Je mehr arbeitsplatzrelevante Funktionen das Intranet bietet, desto besser fühlen sich die Nutzer informiert", erklärt Edin Rekic, Geschäftsführer bei NetFederation. Deshalb sei es wichtig, die Konzeption mittels einer umfassenden Anforderungsanalyse an den Nutzerbedürfnissen auszurichten.

"Schulungen der Mitarbeiter sind für den Launch eines Intranets bzw. bei der Einführung neuer Funktionen erfolgsentscheidend", so Rekic. In der Studie zeige sich das in drei wesentlichen Bereichen. Haben Schulungen stattgefunden, steigen bei den Nutzern Zufriedenheit, Wahrnehmung des Service sowie Qualitätsempfinden deutlich an.

Chatbots sollen Suche erleichtern und Zugriff auf Dokumente verbessern

Auch die mobile Nutzung des Intranets ist von entscheidender Bedeutung: Wer sein Intranet auch mobil erreichen kann, nimmt es viel eher als zentrale Anlaufstelle der täglichen Arbeit wahr als nicht-mobile Nutzer (+15 Prozent) und ist mit der Plattform auch insgesamt zufriedener (+10 Prozent). Bereits heute haben 61 Prozent der Nutzer mobilen Zugriff auf ihre firmeninterne Mitarbeiterplattform.

Die gesamte Intranet-Studie finden Sie hier.

Das größte Verbesserungspotenzial sieht NetFederation in der Suchfunktion. "Google ist hier der Maßstab und davon ist die Suche in Intranets noch weit entfernt. Mitarbeitern einen schnellen Zugang zu benötigten Dokumenten und Informationen zu liefern, ist die Herausforderung, mit der sich Kommunikationsverantwortliche stärker auseinandersetzen müssen", sagt Rekic. Um Nutzern genau das zu ermöglichen, planen bereits jetzt 35 Prozent der untersuchten Unternehmen konkret den Einsatz von Chatbots in der internen Kommunikation. Für weitere 39 Prozent ist es immerhin eine denkbare Option, mit künstlicher Intelligenz die Suche nach Informationen zu erleichtern.

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