Es ist fast wie im Dschungel: Viele Mitarbeiter finden sich in Intranets der deutschen Unternehmen kaum zurecht. Zu diesem Ergebnis kommt die Intranet-Studie 2016 vom Beratungsunternehmen NetFederation, die sich mit dem Schwerpunkt Informationsarchitekturen beschäftigt.

Wie sind Intranets von deutschen Unternehmen aufgebaut? Wie finden sich die Mitarbeiter zurecht? Und wie zufrieden sind sie mit ihrem Intranet? NetFederation hat mit einer Online-Umfrage 287 Intranetverantwortliche und -nutzer aus verschiedenen Unternehmen befragt.

Zu den größten Defiziten zählt laut der Studie die mangelnde Übersichtlichkeit in Intranets. Sie erschwert es den Nutzern, Informationen schnell zu finden und das Intranet effektiv für die Arbeit zu nutzen. Die Zufriedenheit mit Struktur und Übersichtlichkeit sinkt: Nur 38 Prozent finden Informationen sofort. 2014 waren es immerhin noch 43 Prozent.

Mitarbeiter im Konzerndickicht

Viele Mitarbeiter gaben an, sich nicht im Intranet zurecht zu finden. Im Vergleich zu den Verantwortlichen nehmen sie das Intranet auch wesentlich häufiger als Unternehmensplattform denn als Mitarbeiterplattform wahr: Die Inhalte bilden häufig die Organisationsstruktur des Unternehmens ab - aber nicht die Themen, die Mitarbeiter interessieren. Doch sie sollten Informationen schnell und einfach finden, damit das Intranet als effektives Tool der internen Kommunikation seine Aufgabe am besten erfüllen kann.

Planung und Erstellung an der Zielgruppe vorbei

Auch bei der Erstellung stehen Mitarbeiter nur bei wenigen Intranets im Mittelpunkt der Betrachtung. Das resultiert häufig aus einem oft wenig planvollen Vorgehen der Intranetverantwortlichen. Lediglich jeder Vierte der Verantwortlichen involviert beispielsweise die Mitarbeiter bei der Erstellung der Navigation. Und im laufenden Betrieb finden selten noch einmal Anpassungen statt.

Damit nehmen Unternehmen die Gefahr mangelnder Usability des Intranets und geringer Akzeptanz bei den Mitarbeitern in Kauf. Ressourcen- und Budgetknappheit sind die primären Ursachen für den mangelnden Ausbau der deutschen Intranets. Dadurch werden lange nicht alle Potenziale genutzt, die eine moderne Mitarbeiterkommunikation ausmachen.