Digital führen in Zeiten von Krisen Alles ist unvorhersehbar - aber auf Sie muss Verlass sein

Von Andrea Trapp
Arbeiten im Homeoffice: Nicht nur Mitarbeiter müssen umdenken. Auch Führungskräfte müssen sich auf noch klarere Prozesse konzentrieren

Arbeiten im Homeoffice: Nicht nur Mitarbeiter müssen umdenken. Auch Führungskräfte müssen sich auf noch klarere Prozesse konzentrieren

Foto: imago images/Westend61

Die Arbeitswelt ist weltweit auf den Kopf gestellt. Viele Teams, Führungskräfte und Firmeninhaber mussten ihre Workflows umstrukturieren, kritische Entscheidungen treffen und den Arbeitsablauf quasi über Nacht neu erfinden - zusätzlich zu allen anderen Sorgen und Ängsten, die diese kritische Situation für uns alle bereithält.

Andrea Trapp

Andrea Trapp ist Director of Business für das Gebiet Nord- und Zentraleuropa (DACH, UK und Irland) bei Dropbox und leitet ihre Teams aus München heraus. Die diplomierte Wirtschaftswissenschaftlerin und Expertin für Change Management war 17 Jahre lang in europaweiten Führungs- oder Vorstandspositionen internationaler Tech- und PropTech-Unternehmen tätig.

Entscheidend ist jetzt, sich nicht von all den unvorhersehbaren Herausforderungen überwältigen zu lassen. Hinter jedem Kapitän steht eine starke Mannschaft. Daher sehe ich es als eine meiner Hauptaufgaben, meinem Team den Rücken zu stärken. Dafür habe ich im folgenden Text fünf Leadership-Leitlinien definiert, die sich mir - und gerne auch anderen - für das Manöver durch die Krise als nützlich erweisen sollen.

1. Alles ist zurzeit unvorhersehbar, aber auf Sie muss Verlass sein!

Ich weiß nicht, wie es anderen geht, aber mir schwirrt der Kopf. Schlagartig stehen die eigenen Teams, Partner und Kunden mit vielen Fragezeichen über den Köpfen vor einem. Unsicherheit macht sich breit, weltweit. In einer Krise richten sich alle Blicke auf die Führungskraft - auf der Suche nach Halt, Sicherheit und Inspiration sowie schnellen und klaren Entscheidungen. Hinzu kommt die neue Herausforderung, dass - wo immer möglich - dezentral aus dem Homeoffice gearbeitet wird. Sind Sie als Führungsperson aber überfordert, planlos und überlastet, überträgt sich das auf die Teams.

Noch klarere Strukturen und Prozesse, die so transparent wie möglich gemacht werden müssen, sind daher entscheidend. Sorgen Sie dafür, dass jeder die Prioritäten des Unternehmens versteht, und kommunizieren Sie Erwartungen direkt mit dazugehörigen Verantwortlichkeiten. Dazu empfehle ich die Unternehmensprioritäten möglichst weit herunterzubrechen und zu verschriftlichen.

2. Fokussieren Sie sich auf Themen, die Sie jetzt beeinflussen können

In einem aktuellen Experten-Beitrag im Guardian sah ich den Vorschlag, sich eine bestimmte Zeit am Tag zu blocken, zu der man alle Herausforderungen und die damit verbundenen Gefühle bewusst reflektiert. Dabei soll man die Probleme, über die man keine Kontrolle hat, loslassen und die, die man beeinflussen und lösen kann, mit vollem Einsatz angehen.

Mich persönlich haben einige unternehmerische Gesten zuletzt sehr bewegt und angeregt: Mode-Label nähen statt Haute Couture Kasacks für medizinisches Personal, Parfüm- und Spirituosenhersteller rüsten um auf Desinfektionsmittel. Besonders das Beispiel der Gründerin von ArtNight, Aimie-Sarah Carstensen, hat mich beeindruckt. Deren Mal-Workshops brachten vor Corona bis zu 30.000 Personen pro Monat in kreativen Kursen zusammen. Doch die durch Covid-19 bedingten Einschränkungen des öffentlichen Lebens zwangen das Geschäftsmodell binnen Stunden in die Knie. Aber die innovative Unternehmenskultur und das engagierte Team trotzen diesem Schicksal. Binnen Tagen stellten sie die ersten Online-Tutorials unter dem Namen ArtNight@Home ins Netz.

Stellen Sie sich auch die Frage, wie Ihr Unternehmen jetzt einen Beitrag leisten oder eine Anpassung des Geschäftsmodells vornehmen könnte, sofern es die aktuelle Lage erlaubt. Motivieren Sie Ihr Team, Vorschläge einzubringen.

3. "Wer sein Ziel kennt, findet den Weg" (Laotse)

Von Zuhause aus zu arbeiten, ist kein neues Konzept. Auf der aufschlussreichen Liste der Pioniere des Remote Work findet man Unternehmen wie Gitlab, BaseCamp, InVision oder Trello, die seit Jahren weltweit ohne physisches Office arbeiten. Unternehmen hierzulande, die flexible Arbeitstrends ernst genommen und in eine Kultur der digitalen Zusammenarbeit investiert haben, sind heute am ehesten in der Lage, so normal wie möglich weiter zu arbeiten.

Doch wie misst man Leistung, wenn man Präsenzzeit im Office nicht messen kann?

Die Antwort: Unternehmensziele, heruntergebrochen auf die einzelnen Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden, müssen glasklar kommuniziert sein. Wir arbeiten zum Beispiel mit OKRs (Objectives & Key Results) auf Quartals- und Jahresbasis. Langfristige Ziele geben die Richtung vor und definieren Erfolg, während kurzfristige einen direkten Einfluss auf das tägliche Verhalten des Teams haben. Sie bieten mir als Führungskraft die Möglichkeit, dass ich nicht einen Moment darüber nachdenken muss, ob meine Leute jetzt im Homeoffice ihre acht Stunden arbeiten, weil es darauf nicht ankommt. Die Ergebnisse zählen, deren Fortschritt wir in regelmäßigen Check-ins besprechen.

Hinterfragen Sie Ihre Ziele und KPIs auch unabhängig von einer Krise regelmäßig. Ich finde meinen Fokus wieder, wenn ich den Mut aufbringe, Themen zu streichen bzw. neu zu priorisieren.

4. Kamera an! Richten Sie den Blick auch hinter die Kulissen

Vor einigen Jahren schon fand eine US-Forschergruppe der Oregon State University heraus, dass Empathie die Stressresistenz erhöht. Eine Studie der Universität Wisconsin erbrachte sogar messbare, schnellere Genesung bei Erkältungskrankheiten, wenn der behandelnde Arzt sich empathisch zeigte, den Erkrankten gut zuhörte, Patienten mitfühlende Fragen stellte. Ein guter Arzt ist der, der gut zuhören kann. Auch in unseren Arbeitsbeziehungen ist Empathie eine ganz wichtige Säule.

Machen Sie sich das auch als Führungsperson zu eigen: Hören Sie gut zu und schauen Sie auch hin! Auch wenn es der schwerste Aspekt einer Führungsrolle ist, war es nie wichtiger, ein gutes Vorbild zu sein, ob bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder der strategischen Neuausrichtung der Teamziele. Auch wenn wir aktuell den physischen Kontakt einschränken müssen, können wir dank Videokonferenz trotzdem in enger Verbindung bleiben, ohne auf verbale und non-verbale Zeichen verzichten zu müssen. Schalten Sie die Kamera an und erkundigen Sie sich im Team, wie die persönliche Lage ist - wir sind alle betroffen.

5. Definieren Sie neue Rhythmen, Rollen und Rituale

Die Forschung auf dem Gebiet der "Chronobiologie", umgangssprachlich auch als "Schlaf-Forschung" bekannt, hat in den letzten Jahren entscheidende Fortschritte gemacht und der breiteren Öffentlichkeit aufgezeigt, wie sehr unser Organismus von natürlichen Rhythmen geprägt ist. Gerade jetzt sollten wir auf diese inneren Rhythmen verstärkt hören und sie in unserem (Arbeits-)Alltag verankern. Virtuelle Teams verlieren leicht den normalen Arbeitsrhythmus. Neu gefundene Routinen und Rituale helfen dabei, eine starke Arbeitsgemeinschaft zu bleiben.

Eigene Team-Rituale wirken sich nachweislich positiv auf die Isolationspsyche aus. Ein Beispiel für ein solches Ritual könnten "Good Morning, Team!"- und "Good Night, Team!"-Meetings sein. Den Beginn der Arbeit gestalten Sie zu einer fest vereinbarten Zeit mit einer Videokonferenz, bei der Ihr Team ein Paper anlegt, in dem alle Mitglieder Ideen und Herausforderungen für den Arbeitstag festhalten. Mit diesem täglichen, positiven Manifesto trotzt Ihr Team mit gutem Spirit den schlechten Zeiten. Am Ende des Arbeitstages finden sich alle nochmal zusammen und teilen den aktuellen Stand miteinander. Jeder nennt einen positiven Punkt, der erreicht wurde, bevor man sich in den Feierabend verabschiedet. In solchen Runden lassen sich auch Firmenjubiläen, Geburtstage und Erfolge feiern. Alternativ oder zusätzlich sind auch gemeinsame Mittags- oder Kaffeepausen über Video ein Anker, gerade auch für allein lebende Kollegen.

Managen Sie die Krise, bevor die Krise Sie managt

So schwer die jetzige Situation auch ist: Nehmen Sie das Steuer fester in die Hand, fokussieren Sie sich auf das, was Sie ändern können und kommunizieren Sie klar, was Sie jetzt von Ihren Teams erwarten. Nehmen Sie sich aber auch die Zeit, zuzuhören, zeigen Sie Menschlichkeit und nehmen Sie Ihre Vorbildrolle ernst. Es ist Ihr Job, Ihre Teams mit dem auszustatten, was sie jetzt brauchen, um trotz der Krise die Arbeit weiter erfolgreich fortführen zu können.

Managen Sie die Krise und lassen Sie es nicht zu, dass die Krise Sie managt - viel Kraft und Glück wünsche ich uns allen dafür!

Über die Autorin

Andrea Trapp ist Director of Business für das Gebiet Nord- und Zentraleuropa (DACH, UK und Irland) bei Dropbox und leitet ihre Teams aus München heraus. Die diplomierte Wirtschaftswissenschaftlerin und Expertin für Change Management war 17 Jahre lang in europaweiten Führungs- oder Vorstandspositionen internationaler Tech- und PropTech-Unternehmen tätig. Dropbox hat mehr als 600 Millionen registrierte Nutzer in 180 Ländern. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in San Francisco.

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