Millionen Mails ausgewertet So schreiben Sie Emails, die auch beantwortet werden

Hallo? Jemand da draußen? Viele Emails werden niemals beantwortet - und das hat Gründe

Hallo? Jemand da draußen? Viele Emails werden niemals beantwortet - und das hat Gründe

Foto: Corbis

Wir alle kennen das: Wir senden eine Email, beispielsweise die Bewerbung auf einen Job, eine Offerte an einen Kunden oder eine Beschwerde an einen Dienstleister - und nichts passiert. Keine Antwort, nicht die geringste Reaktion.

Das ist frustrierend - und es muss nicht sein. Das US-Start-up Boomerang beschäftigt sich seit 2010 damit, Leuten beim Management ihres Email-Verkehrs zu helfen. Inzwischen überblickt Boomerang nach eigenen Angaben ein Universum von vielen Millionen Emails, darunter solche, die beantwortet wurden, ebenso wie solche, die ins Leere liefen.

Diese Millionen Emails hat Boomerang nun systematisch analysiert, auf der Suche nach der Antwort auf die alles entscheidende Frage: Was muss der Absender einer Email tun, um so sicher wie möglich eine Antwort zu bekommen? Herausgekommen sind sechs Methoden , die auf dem sicheren Fundament einer breiten Datenbasis ruhen - und die zum Teil so kurios sind, dass man es kaum glauben kann. Aber jeder kann sie anwenden:

Schreiben Sie wie ein Grundschüler

Dies gehört zweifellos zu den bemerkenswertesten Erkenntnissen von Boomerang: Das sprachliche Niveau, auf dem eine Email formuliert ist, hat offenbar einen großen Einfluss darauf, ob sie beantwortet wird oder nicht. Und es sind nicht etwa die besonders ausgefeilt verfassten Schriftstücke, die am ehesten zu Rückläufern führen.

Nein: Die höchste Rate an Antwortmails erzielten nach Angaben Boomerangs mit 53 Prozent jene Emails, die sich sprachlich auf dem Niveau von Grundschülern bewegten, genauer gesagt: auf dem Niveau von Klassenstufe drei. Zum Vergleich: Emails auf Hochschulniveau kamen lediglich auf eine Antwortquote von 39 Prozent.

Die hohe Schule des Schreibens reduziert also die Wahrscheinlichkeit, eine Antwort zu bekommen, um mehr als ein Viertel. Wie Boomerang-Chef Alex Moore in einem Blog-Eintrag  erläutert, kommt es jedoch selbstverständlich darauf an, um welche Art von Email es sich handelt.

Wer beispielsweise mit seinem Universitätsprofessor über die Feinjustierung seiner Doktorarbeit diskutiert, sollte zweifellos ein anderes Vokabular verwenden, als jemand, der sich mit Kumpels darüber austauscht, ob Borussia Dortmund noch eine Chance auf die Meisterschaft hat.

Seien Sie emotional - aber nicht zu emotional

Ein wichtiges Kriterium ist zudem, wie positiv oder negativ die wertenden Formulierungen in Ihrer Mail gehalten sind.

Grundsätzlich gilt: Ein staubtrockener, neutral-sachlicher Stil ist nicht zu empfehlen - ebenso wenig wie ein extrem begeisterter oder übertrieben negativer.

Richtig ist wie so oft die goldene Mitte: Moderat positive oder negative Formulierungen in Emails erhöhen die Antwortwahrscheinlichkeit nach Angaben Boomerangs um 10 bis 15 Prozent.

Zum Beispiel: "Ich würde heute gerne mit Dir eine Pizza essen, wie wär's?" funktioniert besser als das neutrale: "Wollen wir heute eine Pizza essen?" Und es ist definitiv zielführender als diese Variante: "Ich würde mich wirklich wahnsinnig freuen, wenn Du mit mir heute eine Pizza essen würdest. Ich bin schon unglaublich aufgeregt!!!"

Fassen Sie sich kurz - aber nicht zu kurz

Als optimal für eine Email hat Boomerang eine Länge von 50 bis 125 Wörtern ermittelt, wobei anzumerken ist, dass dies wegen der Unterschiede zwischen der englischen und der deutschen Sprache möglicherweise nicht eins zu eins auf den hiesigen Sprachraum übertragbar sein könnte.

Die Grundaussage dürfte aber in jedem Fall stimmen: Die Email sollte kurz sein, aber nicht zu kurz. Und wichtig: Im Zweifel ist es offensichtlich besser, über das Ziel hinauszuschießen als es gar nicht erst zu erreichen.

Denn wie Boomerang ebenfalls feststellte, nimmt die Antwortrate rapide ab, je kürzer eine Email unterhalb der Marke von 50 Wörtern ist. Überschreitet die Anzahl der Wörter jedoch das 125er-Limit, so geht es bis zum Wert von 2000 Wörtern (!!!) mit der Aussicht auf Antwort lediglich gemächlich abwärts.

Und falls Sie sich nun fragen, wie lang sie eigentlich ist, so eine Email mit 125 Wörtern: Die beiden Absätze oben kommen auf exakt diese Anzahl.

Die Zauberformel für die Betreffzeile

Der Betreffzeile kommt in Bezug auf die Erfolgsaussichten einer Email selbstverständlich besondere Bedeutung zu. Denn sie sieht der Adressat auch, wenn er die eigentliche Mail gar nicht öffnet.

Da gilt es also besonders geschickt zu formulieren - und vor allem nichts falsch zu machen.

Boomerang hat sich bei der Analyse auf die Länge der Betreffzeile konzentriert. Und siehe da: Die optimale Zeile ist kürzer als manch einer vielleicht denken würde.

Aus drei bis vier Wörtern bestehende Betreffzeilen erzielen die höchste Rate an Antwortmails, so das Ergebnis. Nicht mehr und nicht weniger, wobei automatisch generierte Bestandteile wie "AW:" oder "WG:" herausgerechnet wurden.

Und auch an dieser Stelle wieder der Hinweis: Vor allem ein Wort mehr in der Betreffzeile schadet nicht so sehr, denn die Antwortrate nimmt mit jedem zusätzlichen Wort nur langsam ab, wie Boomerang festgestellt hat. Eines sollten Sie dagegen offenbar tunlichst unterlassen: Verschicken Sie niemals eine Email, ohne überhaupt etwas in die Betreffzeile geschrieben zu haben. Diese Variante erzielte in der Boomerang-Analyse die mit Abstand geringste Quote an Antwortmails.

Zeigen Sie Neugierde - aber vorsichtige

Auch die Anzahl der Fragen, die Sie in Ihre Email schreiben, hat offensichtlich einen Einfluss auf die Antwortchance. Laut Boomerang bekamen Mails, die eine bis drei Fragen enthielten, die höchste Anzahl an Antworten - etwa 50 Prozent mehr als Mails, in denen überhaupt keine Frage enthalten war.

Wer den Empfänger der Email mit Fragen bombardiert, tut sich damit allerdings keinen Gefallen: Laut Boomerang hat eine Email mit drei Fragen eine 20 Prozent höhere Chance auf Antwort als eine Mail mit acht Fragen.

Was ist eigentlich Ihre Meinung, ... ?

Was Boomerang zu guter Letzt ebenfalls herausfand: Emails wurden häufiger beantwortet, wenn darin die Meinung oder irgendeine andere Art von subjektiver Artikulation des Verfassers zum Ausdruck kam.

An der Stelle macht Boomerang-Chef Alex Moore in seinem Blogeintrag  allerdings eine warnende Einschränkung: Die Analyse ergab lediglich, dass die Mails beantwortet wurden. Was genau in den Antworten stand, davon hat Boomerang naturgemäß keine Ahnung.

Will sagen: Mit jeder Meinung können Sie auf Zustimmung stoßen oder aber auf Ablehnung. Auch dass sollten Sie bedenken, wenn Sie das nächste Mal eine Email schreiben.

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