Studie Ärgernis Intranet

Bei der Gestaltung ihres Intranets haben deutsche Unternehmen noch reichlich Luft nach oben, zeigt eine Erhebung des Beratungsunternehmens NetFed. Was Nutzer kritisieren, was Unternehmen tun können - eine Übersicht in fünf Fragen.
Brennpunkt Intranet: Gut gepflegte Angebote können laut NetFed die Produktivität eines Unternehmens erhöhen

Brennpunkt Intranet: Gut gepflegte Angebote können laut NetFed die Produktivität eines Unternehmens erhöhen

Foto: Corbis

Hamburg - Die Intranet-Angebote deutscher Unternehmen lassen laut einer Untersuchung des Beratungsunternehmens NetFed  meist zu wünschen übrig. Vor allem im Vergleich mit den Möglichkeiten des World Wide Web stehen viele Firmenangebote eher schwach da: "Die Nutzer bewegen sich im Internet, sie sehen, welche Funktionen technisch möglich sind", sagt NetFed-Geschäftsführer Christian Berens. "Am Arbeitsplatz sehen sie dann hingegen, was alles nicht möglich ist."

93 Intranetverantwortliche und 157 Nutzer dieser Angebote hat NetFed für die Studie befragt; mehr als ein Viertel der untersuchten Unternehmen hatte dabei mehr als 20.000 Mitarbeiter. Die Erhebung deckt vor allem drei Problemfelder auf: Inhalte seien in internen Netzwerken mangelhaft organisiert und strukturiert; Suchfunktionen wiesen im Vergleich mit Google Schwächen auf; drittens fehlten Dialogmöglichkeiten a la Facebook.

Auf die alltägliche Arbeit heruntergebrochen bedeutet das: Für zwei Drittel der Befragten ist es reine Glückssache, ob sie gesuchte Informationen im Intranet auch tatsächlich finden, berichtet Berens. Dies strafe sowohl den allgemeinen Aufbau des Intranets wie auch die Suchfunktionen ab. Dabei sei das Arbeitsnetzwerk ein wichtiges Mittel, um Produktivität in Unternehmen zu fördern. Das zeigten schon die Zugriffszahlen: 84 Prozent der befragten Nutzer seien wenigstens einmal täglich im Intranet unterwegs, 45 Prozent mehrmals am Tag.

manager magazin online hat die wichtigsten Fragen und Antworten zum Intranet zusammengestellt.

Was muss das ideale Intranet bieten?

Hin zur Sonne: Das ideale Intranet basiert für NetFed auf vier Funktionen

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Foto: Getty Images

Für NetFed-Geschäftsführer Berens sollte ein internes Unternehmens-Netzwerk vier Anforderungen erfüllen: Es müsse Informationen liefern; seine Nutzer durch Angebote wie Dienstwagenverwaltung oder Urlaubsmanagement rund um die eigentliche Arbeit unterstützen; zum Austausch von Wissen einladen und nicht zuletzt intern die Identität des Unternehmens darstellen. Wichtig für ihn: "Die Standard-Internet-Schablone gibt es nicht." Je nach Branche und Unternehmen müssten Angebote individuell zugeschnitten werden.

Die vier Funktionen seien auch deshalb die Grundlage eines erfolgreichen Intranets, weil sie stark beeinflussten, ob das Angebot von den Mitarbeitern angenommen werde. Am Beispiel schlecht auffindbarer Informationen erklärt Berens: "Wenn da schon große Probleme bestehen, hat es das Intranet bei der Akzeptanz durch die Mitarbeiter natürlich schwer."

Was hindert Unternehmen daran, bessere Lösungen im Intranet anzubieten?

Kabelsalat: Die Pflege eines Intranets darf nicht nur Aufgabe der Firmen-IT sein

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Vorstand, IT, Kommunikationsabteilung: Viele Unternehmensbereiche sind bei Intranetfragen involviert. Entsprechend schwierig ist bisweilen die Abstimmung: "Es wird aneinander vorbeigearbeitet", stellt Edin Rekic fest, der bei NetFed für die Intranet-Studie verantwortlich ist. Häufig sehe jede Abteilung nur punktuell, welche Anforderungen ihren eigenen Bereich beträfen - das große Ganze bleibe auf der Strecke, zumal viele Unternehmen keine ausgewiesene digitale Strategie entwickelt hätten.

Nachteilig wirke sich auch das Verhalten des Vorstands aus: "Es gibt nach wie vor Unternehmen, in denen der Chef einen Mitarbeiter, der viel im Intranet aktiv ist, fragt, ob er nichts Besseres zu tun habe", sagt Rekic. Wenn die Geschäftsführung das Potenzial funktionierender interner Netze nicht erkannt habe oder sogar fürchte, im Intranet würde über sie gelästert, würden diese Angebote natürlich auch nicht verbessert.

Was entgeht Unternehmen durch schlechte interne Netzwerke?

Interne Netzwerke informieren häufig passender, als Google es könnte - fehlen Forenfunktionen, leidet die Produktivität

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Produktivität. "Wer Google kennt, weiß, dass man durch gute Suche ein paar Minuten pro Tag sparen kann", sagt NetFed-Geschäftsführer Berens. "Auf´s Jahr und auf große Unternehmen gerechnet, ist das bares Geld." Wer im Intranet schnell Informationen finde und deshalb die eigene Arbeit besser organisieren könne, sei produktiver.

Zudem komme es in Unternehmen häufig zu Situationen, etwa im Rahmen von komplexen Verkaufsverhandlungen, in denen die beteiligten Mitarbeiter dankbar für Ratschläge anderer Fachleute seien. Google könne hier ob der speziellen Natur der Fragestellungen nur selten weiterhelfen, im eigenen Haus hätten Kollegen aber oftmals ähnliche Probleme schon gemeistert - auch hier komme die Stärke des Intranets zum Tragen.

Zusätzlich ließe sich der - mancherorts kritisch beäugte - Flurfunk durch Foren- oder Diskussionsangebote im Intranet steuern. "Die Mitarbeiter tauschen sich ohnehin darüber aus, was im Unternehmen vielleicht schlecht läuft - wenn nicht im Intranet, dann eben in der Kaffeeküche oder auf Facebook. Wenn Unternehmen aber die Datenhoheit haben wollen - nicht im Sinne von Überwachung, sondern im Sinne eines konstruktiven Setzens von Themen - dann brauchen sie eine hausinterne Plattform", sagt Berens. So ließe sich eventuelle Kritik seitens der Angestellten konstruktiv nutzen.

Was bremst Mitarbeiter bei ihrer Intranetnutzung aus?

Mängelliste: Nutzer kritisieren schlechte Intranet-Architektur

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Foto: Corbis

Auf der Nutzerseite stehen vor allem die Mängel im Fokus: Nur eine knappe Mehrheit der Befragten findet etwa die Navigation und Übersichtlichkeit ihrer jeweiligen Intranet-Angebote "Sehr gut" (16 Prozent) oder "Ganz ok" (40 Prozent). Und während viele Deutsche bei Facebook und Twitter ihr Privatleben (teil-)öffentlich machen, halten sie sich am Arbeitsplatz mit öffentlichen Äußerungen noch stark zurück. Teilweise mag dies auf fehlende Kommentarfunktionen im Intranet zurückzuführen sein; immer noch fürchte ein größerer Teil der User, mit kritischen Tönen beim Chef negativ aufzufallen.

Wie lassen sich Bedenken der Mitarbeiter überwinden?

Gute Atmosphäre: Damit Nutzer auch kritische Meinungen und Verbesserungsvorschläge äußern, muss die Chefetage Kommunikation vorleben

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Foto: DPA

Vordergründig ist der Arbeitsauftrag klar: Um nützliche interne Netzwerke anbieten zu können, müssen Unternehmen die Funktionen verbessern. Für die NetFed-Studienautoren kommt dabei der Intranet-Redaktion eine zentrale Rolle zu: Derzeit würden solche Netzwerke noch zu häufig von ungeschulten Mitarbeitern betreut; auch fehlten zu oft kurz-, mittel- und langfristige Planungen. Edin Rekic empfiehlt dabei, auch auf die Aufmachung der Angebote Wert zu legen: "Gerade beim Design wird häufig gespart. Dann wissen Mitarbeiter häufig gar nicht, dass ein Bereich auch zum Intranet ihres Unternehmens gehört."

Abseits der Funktionalität komme auch der Chefetage eine besondere Rolle zu: Nur wenn der Vorstand etwa mit einem CEO-Blog die Nutzung des Intranets vorlebe und gleichzeitig zeige, dass Kritik angenommen und berücksichtigt werde, könne mit der Akzeptanz der Mitarbeiter gerechnet werden.

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