Diktiergeräte Insignien der Macht

Der Chef spricht auf das Band und die Schreibkraft tippt ab - so sieht wohl das klassische Bild der Arbeitsverteilung aus, das bald Vergangenheit sein könnte. Digitale Diktiergeräte bieten nämlich eine automatische Spracherkennung. manager-magazin.de zeigt, worauf beim Kauf der kleinen Aufnahmegeräte geachtet werden sollte.

Hannover/Hamburg - Diktiergeräte sind Zeichen der Macht. Der Chef spricht seine Ideen, Urteile, Befunde und Briefe aufs Band und - während er schon mit den Gedanken beim nächsten Thema ist - bringen seine Vorzimmerdamen diese zu Papier.

Diese Damen könnten sich heute eigentlich wichtigeren Aufgaben widmen. Denn digitale Diktiergeräte bringen zusammen mit Spracherkennungssoftware das Gesprochene gleich selbst in Schriftform.

Es werden zwar immer noch Diktiergeräte verkauft, in denen die kleinen Audiokassetten als Speichermedium dienen, die viele Jahre auch in Anrufbeantwortern ihren Dienst taten. Doch sei der Siegeszug ihrer digitalen Nachfolger mit Speicherkarte ist nicht mehr aufzuhalten. Die Vorteile der Digitaltechnik sind einfach zu groß.

"Wenn Sie in München sind und ihr Büro in Hamburg haben, können Sie das Diktat ihrer Schreibkraft via E-Mail schicken", erklärt Herbert Schulz Experte für Diktiergeräte beim Bürofachhandel Office 360 in Hannover. Dazu müsse das Diktiergerät lediglich per USB-Kabel an einen Rechner angeschlossen werden. Wer auch noch auf professionelle Spracherkennungsprogramme setzt, hat die "Schreibkraft" sogar vor Ort.

"Das Diktieren läuft nach der Übertragung der Datei auf den Rechner im Hintergrund ab", erläutert Schulz. Die Datei werde von der Spracherkennungssoftware direkt in Text umgewandelt. Gefragt sind digitale Diktiergeräte laut Schulz vor allem bei Anwälten, Ärzten oder anderen Freiberuflern sowie in Verwaltungen.

Gute professionelle Diktiergeräte kosten Herbert Schulz zufolge um die 500 Euro. Die Geräte setzen anders als einfache Geräte zur Sprachaufnahme auf das Audioformat DSS. Dieser Digital Speech Standard (DSS) wurde von den in der International Voice Association (IVA) zusammengeschlossenen Herstellern Grundig Business Systems (GBS), Philips und Olympus geschaffen.

Ein Format mit Vorteilen

Ein Format mit Vorteilen

Das DSS-Format bietet im Unterschied zu den Audioformaten MP3 und WAVE dem Benutzer die Möglichkeit, Textpassagen nachträglich in den bereits aufgezeichneten Text einzufügen oder diesen mit Kommentaren oder zusätzlichen Anweisungen zu versehen.

Das DSS-Format ermögliche es zudem, die Sprachdateien sehr komprimiert über das Netz zu schicken, sagt Roland Hollstein, Geschäftsführer des Unternehmens Grundig Business Systems in Nürnberg. Bei DSS-Dateien wird laut GBS nur der "wirklich wichtige Anteil der Sprache komprimiert". Ein zehn Minuten langes Diktat belegt im DSS-Format rund ein Megabyte (MB) Speicherplatz.

Zur Weiterbearbeitung einer DSS-Datei wird allerdings ein eigenes Programm mit entsprechendem DSS-Decoder benötigt. Damit lassen sich die DSS-Dateien wiedergeben und in Formate umwandeln sowie in Spracherkennungen bearbeiten. Ein weiterer Vorteil von DSS: Die Abspielgeschwindigkeit lässt sich beliebig verstellen, ohne dass sich der Tonfall des Diktierenden ändert und kein Micky-Maus-Effekt eintritt.

Und um die Übersicht zu behalten, können DSS-Dateien mit Zusatzinformationen wie dem Namen des Autors, Titel, Dateilänge oder Priorität versehen werden. Damit kann der Inhalt verwechslungsfrei zugeordnet und im richtigen Ordner abgelegt werden.

Verschlüsselte Aufnahme

Für die Bearbeitung sensibler Daten - beispielsweise aus dem juristischen oder medizinischen Bereich - hat die Digitaltechnik noch weitere Vorzüge parat: Die Sicherheit der Daten ist höher als es bei Audiokassetten der Fall war. Die Aufnahmen können auf einfache Weise verschlüsselt werden. Und die Zuordnung der Diktate lässt sich mit Zusatzgeräten noch weiter Automatisieren:

Mit einem Strichcode-Scanner können Diktate bestimmten Aktenzeichen zugeordnet werden. Wie an der Supermarktkasse muss der Anwalt dazu nur den Code vom Rücken des Aktenordners einscannen. Das Diktiergerät weiß dann, zu welchem Fall das Diktat gehört. Und auch der Arzt kann auf diese Weise seinen Befund dem richtigen Patienten zuordnen.

Bei der reinen Sprachaufnahme hören moderne Voice Recorder aber nicht auf: Die Sprachspezialisten kommen den Handys und MP3-Playern entgegen. Olympus bewarb bei der Markteinführung seiner neuen digitalen Voice Recorder der DS-Serie im Januar die Geräte als ideale Begleiter für den Business-Alltag. Nach dem Motto "Erst die Arbeit, dann das Vergnügen" spielen die Geräte auch Musikdateien, Podcasts und Hörbücher im Format des Downloadportals Audible.de ab.

Arnd Petry, dpa