Web- und Videokonferenzen Multifunktionalität versus Blickkontakt

Schon seit Jahren nutzen Unternehmen die Vorteile von Videokonferenzsystemen. Doch inzwischen wird die Videokonferenz durch eine neue Art der Ton-, Bild- und Datenkommunikation ergänzt und zum Teil abgelöst – der Webkonferenz.
Von Kristian Klooß

Hamburg - Unter einer Videokonferenz versteht man eine Kommunikationsverbindung mit der gleichzeitig die Übertragung von Sprache, bewegten Bildern und eventuell auch Daten möglich ist. Die technischen Komponenten, die für die Realisierung einer Videokonferenz nötig sind, bilden das so genannte Videokonferenzsystem.

Schon seit Jahren nutzen Unternehmen die Vorteile solcher Systeme. Teams, die an unterschiedlichen Orten arbeiten, können so einen intensiven Kontakt halten, ohne Reisekosten zu verursachen.

Je nach Ausstattung der Teilnehmer werden Videokonferenzsysteme in Raumsysteme, Officesysteme und Desktopsysteme unterschieden:

Raumsysteme

Raumsysteme sind modular aufgebaute, leistungsstarke Videokommunikationslösungen. An solchen Systemen sind zahlreiche Mikrofone angeschlossen, die auf den Konferenztischen stehen. Über einen oder mehrere Monitore werden die Bilder zwischen den verschiedenen Standorten übertragen.

Rechner spielen dabei praktisch keine Rolle, weil die Technik bereits in der Videokonferenzanlage integriert ist. Die Ausstattungsmerkmale sind variabel und lassen sich daher an unterschiedliche Anwendungen anpassen. Raumsysteme ermöglichen es mittleren bis großen Personengruppen, an Videokonferenzen teilzunehmen. Anbieter von Raumsystemen sind zum Beispiel Tandberg, Sony, Polycom oder Micon.

Kompaktsysteme

Anders als Raumsysteme stellen Kompaktsysteme voll integrierte Videokommunikationslösungen dar, zu deren Betrieb lediglich noch ein Monitor und die entsprechenden Netzanschlüsse (ISDN beziehungsweise Lan) benötigt werden. Konferenzsystem und Kamera bilden eine geschlossene Einheit. Auf Grund des geringen Gewichtes und der einfachen Installation eignen sich diese Geräte besonders für den mobilen Einsatz.

Diese Kompaktsysteme, auch Officesysteme genannt, sind besonders für Videokonferenzen von kleinen bis mittleren Anwendergruppen geeignet. Anbieter solcher Lösungen sind zum Beispiel Polycom und Tandberg.

Desktopsysteme setzen auf IP-Technik

Desktopsysteme

Abgesehen von den oben genannten Videokonferenzsystemen, existieren auch Systeme, die auf Basis einer Vernetzung von PCs realisiert werden. Diese nennt man auch Desktop-Videokonferenzen. Sie sind als einfache Erweiterungspakete für den herkömmlichen PC konzipiert.

Durch den Einsatz einer Video/Audio-Adapterkarte und entsprechender Software wird ein PC zu einem Videokonferenz-Endsystem aufgerüstet. Mit der Verbreitung der IP-Videotelefonie haben einige Hersteller begonnen, auch Anwendungen für die IP-Telefonie zu entwickeln.

Ciscos Call Manager

Cisco Systems stellt zum Beispiel das Softwarepaket Call Manager 4.0 für IP-Video-Telefonie bereit. Die Komponente Cisco Video Telephony Advantage Version 1.0 ermöglicht Telefonate mit Videoübertragung der Gesprächspartner in Echtzeit mittels eines angeschlossenen PCs und einer USB-Kamera.

Cisco VT Advantage ist mit verschiedenen Desktop- und fest installierten Videokonferenzsystemen kompatibel. Beispielsweise sind neue Videokonferenzlösungen von Tandberg für die Nutzung des Call Manager 4.0 ausgelegt, so dass Videoanrufe mit Cisco VT Advantage auch mit anderen Anwendungen getätigt werden können.

Siemens Openscape

Mit dem Softwarepaket Hipath Openscape 2.0 geht Siemens in Bezug auf Desktopkonferenzen einen anderen Weg. Der Windows Server 2003 und der Office Life Communications Server von Microsoft bilden die Grundlage für die Integration von Openscape 2.0 in die vorhandene Sprach- und Dateninfrastruktur eines Unternehmens.

Openscape ermöglicht den Aufbau von Ad-hoc-Konferenzen mit mehreren Teilnehmern per Mausklick aus dem Präsenzbereich des jeweiligen Arbeitsplatzes. Microsoft selbst bietet mit der eigenen Infrastruktur lediglich Peer-to-Peer-Echtzeitkommunikation an. Openscape erweitert diese Videofunktionalität um zusätzliche Kommunikationskanäle und stellt damit Multipoint-Conferencing zur Verfügung.

Das Multipoint-Conferencing-System ermöglicht die Darstellung aller Teilnehmer in der Windows-Messenger-Oberfläche, die die Konferenzteilnahme akzeptiert haben. Dabei lassen sich die weiteren Funktionen der Client-Software Windows Messenger während einer Konferenz einfach per Knopfdruck zuschalten.

Net Meeting von Microsoft

Ein einfaches Desktopsystem ist zum Beispiel das Programm Net Meeting von Microsoft. Die Software ist schon einige Jahre alt und wird seit zwei Jahren nicht mehr von Microsoft unterstützt. Die grundsätzlichen Funktionen sind jedoch bereits mit diesem Programm verfügbar.

Wie Webkonferenzen funktionieren

Webkonferenzen

Im Unterschied zu den klassischen Videokonferenzen, bei denen die Teilnehmer eine vergleichsweise abgeschirmte Gemeinschaft bilden, handelt es sich bei Webkonferenzen um Dienste, die über einen Browser genutzt und über einen Provider weitergeleitet werden. Eine Webkonferenz könnte man als Geschäftstreffen im Internet bezeichnen. Dabei arbeiten mehrere Teilnehmer auch unterschiedlicher Unternehmen über ihren PC gemeinsam an Anwendungen, besprechen Projekte oder halten Präsentationen.

Einfache Webkonferenzsysteme benötigen, neben dem in der Regel kostenlosen Browser, das typische Zubehör eines Desktopsystems: Eine USB-Kamera für den PC, einen Lautsprecher, ein Mikrofon oder ein Headset. Mit einer Webkamera sind Anwender auch in der Lage, per Videofenster zu kommunizieren.

Neben den relativ geringen Kosten im Vergleich zu Videokonferenzsystemen, bieten Webkonferenzlösungen als Desktopsysteme den Vorteil, dass Anwender während des Treffens vollen Zugriff auf ihre Computerdaten haben. Sie eignen sich daher besonders dort, wo im Rahmen von Konferenzen auch eine gemeinsame Datenbearbeitung erfolgen soll.

Meeting Center von Webex

Marktführer im Bereich Webconferencing ist das US-Unternehmen Webex: Alles, was ein Anwender für eine Webex-Konferenz braucht, ist ein PC mit Browser und Internetzugang sowie ein Telefon. Für Videokonferenzen ist zusätzlich noch eine Webkamera erforderlich.

Beim Meeting Center wird jeder Gesprächsteilnehmer vom Konferenzleiter eingeladen und erhält entsprechende Zugangsdaten. Der Gesprächsteilnehmer muss sich beim Serviceprovider Webex anmelden und einmalig einen Client herunterladen. Nach dieser Prozedur kann der Service genutzt werden. Während einer Konferenz koordiniert der Gastgeber das Geschehen und kann einzelnen Teilnehmern die Kontrolle übergeben oder Sonderfunktionen zuweisen.

Neben den genannten gibt es zahlreiche andere Webkonferenzsysteme, wie zum Beispiel "Click to Meet" von First Virtual Communication und "Arel Spotlight" vom Softwareunternehmen Arel.

Mehr als nur Bildtelefonie

Mehr als nur Bildtelefonie

Moderne Webkonferenzen ermöglichen als Desktopsysteme mehr als nur einfache Bildtelefonie. Neben der Audio- und Videokommunikation bieten sie auch die parallele Datenkommunikation, woraus sich einige zusätzliche Funktionen ergeben:

Bei den meisten Webkonferenzsystemen können Anwendungen, die auf dem PC eines Konferenzteilnehmers installiert sind, von anderen Teilnehmern gleichzeitig genutzt werden, was man als Application Sharing bezeichnet. Die gemeinsam bearbeiteten Anwendungen erscheinen dann auf den Bildschirmen aller Konferenzteilnehmer. Veränderungen können von den Teilnehmern direkt vorgenommen werden und sind sofort auf allen Bildschirmen sichtbar.

Allerdings erhalten die anderen Teilnehmer in Wirklichkeit nur ein Abbild des ursprünglichen Bildschirminhalts. Der Teilnehmer, auf dessen Rechner sich die Applikation befindet, muss diese freischalten. Obwohl alle Teilnehmer der Konferenz die Aktionen mit der Anwendung verfolgen können, kann immer nur einer die Kontrolle über das Programm innehaben.

Bei Webkonferenzen besteht zudem die Möglichkeit, jede Art von Dateien zwischen den beteiligten PCs auszutauschen. Der Sender bestimmt, welche Datei zu übertragen ist, während der Empfänger den Empfang der Daten akzeptieren muss. Abgesehen davon haben die Webkonferenzteilnehmer in der Regel die Möglichkeit, über ein Kommunikationsfenster interaktiv Texte und Kommentare zu schreiben, also zu chatten.

Der Markt für Webkonferenzsysteme wächst rasant. Auf der aktuellen Forbes-Liste der am schnellsten wachsenden Technologieunternehmen belegt Webex den dritten Rang. "Besonders bei international aufgestellten Unternehmen setzen sich unsere Lösungen durch", sagt Peer Stemmler, Geschäftsführer von Webex Deutschland. Dort ließen sich die höchsten Reisekostenersparnisse erzielen. "Der größte Nutzen wird oft in der Vertriebsorganisation erzielt, weil dort die meisten Reise- und Veranstaltungskosten anlaufen", sagt Stemmler.

Die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht

Die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht

Eine Entscheidung für eine klassische Videokonferenzlösung oder ein Webkonferenzsystem hängt auch vom Profil, der Größe und den Sicherheitspräferenzen eines Unternehmens ab. "Webkonferenzen machen vor allem dort Sinn, wo der Teilnehmerkreis offen bleiben muss", sagt IT-Spezialist Frank Demuth vom Kompetenzzentrum für Videokonferenzdienste an der Technischen Universität Dresden. Anders als bei geschlossenen Videokonferenzlösungen kann sich bei Webkonferenzlösungen eigentlich jeder anmelden und den Dienst mitnutzen.

Gerade diese Offenheit schreckt jedoch auch manche Unternehmen ab. Der Sicherheitsaspekt spielt daher bei der Wahl eines geeigneten Video- oder Webkonferenzsystems eine entscheidende Rolle. "Viele Unternehmen wollen keine Lösungen, die über das Internet oder über Serviceprovider wie Webex laufen", sagt Tanja Bader, Produktmanagerin des Serviceanbieters Mobile Video Communication (MVC).

MVC bietet zum einen klassische Videokonferenzgeräte an und hat zum anderen mehrere Webkonferenzlösungen im Programm. "Inzwischen ergeben sich einfach immer mehr Schnittstellen", sagt Bader. "Die eierlegende Wollmilchsau gibt es aber nach wie vor nicht."

Ein entscheidender Nachteil der Desktopsysteme besteht letztlich auch darin, dass sie sich im Grunde nur für eine Face-to-Face-Kommunikation vom Schreibtisch aus eignen. Durch die geringe Bildschirmgröße und der geringen Erweiterungsmöglichkeiten werden Besprechungen zwischen großen Gruppen erschwert.

An einer Net-Meeting-Konferenz von Microsoft können zwar mehrere Personen teilnehmen, die Audio- und Video-Verbindung können aber immer nur zwei Teilnehmer zur selben Zeit nutzen. Beim Meeting Center von Webex können dagegen mehrere Personen gleichzeitig die Audio- und Videofunktion nutzen und es gibt auch die Option, den jeweils sprechenden Konferenzteilnehmer in einem Videofenster einzublenden. Letztlich haben die Nutzer von Raumsystem-Videokonferenzen aber ein größeres, schärferes und klareres Bild als bei Webkonferenssystemen.

In vielen Unternehmen setzt man deshalb auch weiterhin auf Videokonferenzsysteme mit größeren Bildschirmen, flexiblen Kameras, Hochleistungsmikrofonen und diversen Peripheriegeräten. So besteht während einer Konferenz praktisch immer Blickkontakt zum jeweiligen Gesprächspartner.

Nachteilig erweisen sich bei Raumsystemen wiederum die hohen Anschaffungskosten. Denn oft müssen sich die Teilnehmer in speziell dafür ausgerüsteten Räumen zusammenfinden. Im Gegensatz dazu entfallen bei Webkonferenzen die Investitionen für neue Spezialhardware und, je nach Anbieter, auch für die entsprechende Software.

Eine Investitionsentscheidung muss deshalb immer mit Blick auf die eigenen Geschäftsbedürfnisse getroffen werden. "Es kommt letztlich darauf an, was das Unternehmen mit dem Konferenzsystem machen möchte", sagt IT-Spezialist Demuth.

Mehr lesen über
Die Wiedergabe wurde unterbrochen.