mm.de zum Jahresstart: So managen Sie Ihr Leben Mit diesen zehn Fragen schaffen Sie Platz im Kalender

Jetzt ist die Zeit, Ihr Leben zu ordnen! Wo stehen Sie, was sollten Sie tun? In der ersten Folge unserer Serie "So managen Sie Ihr Leben" hilft Ihnen der Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert, Zeitfresser zu eliminieren und die richtigen Prioritäten zu finden. Los geht's!
Von Lothar Seiwert
Entspanntes Leben: Wer die Hoheit über seine Zeit behält, hat mehr Stunden für sich selbst

Entspanntes Leben: Wer die Hoheit über seine Zeit behält, hat mehr Stunden für sich selbst

Foto: Arne Dedert/ picture alliance / dpa

Materielle Güter mögen ungleich verteilt sein. Aber für jeden Menschen, egal in welcher Position, hat der Tag 24 Stunden. Zeit ist das kostbarste Gut, mit dem wir wirtschaften können - und wenn es darum geht, jetzt zum Jahresanfang seine guten Vorsätze zu sortieren und das Leben neu und erfreulich zu ordnen, ist ein gutes Zeitmanagement der Schlüssel.

Lothar Seiwert

Prof. Dr. Lothar Seiwert, CSP (Certified Speaking Professional) und CSP Global, ist seit mehr als 30 Jahren Experte für Zeit- und Lebensmanagement. Etliche seiner Bücher ("Simplify your Life", "Simplify your Time", "Die Bären-Strategie", "Ausgetickt", "Die Tiger-Strategie") sind Bestseller. In Seminaren und Vorträgen inspiriert Seiwert seine Zuhörer, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Die German Speakers Association (GSA) ehrte ihn mit der Aufnahme in die "Hall of Fame" der besten Vortragsredner und wählte ihn 2015 zu ihrem Ehrenpräsidenten. www.Lothar-Seiwert.de 

Denn egal, ob Sie mehr Zeit für sich selbst, für Ihre Familie oder für Aktivitäten brauchen, die bisher zu kurz gekommen sind - Sie müssen Ihre Zeitfresser finden und eliminieren, um wieder mehr Freiräume zu schaffen.

Sie müssen Ihre Prioritäten kennen und sich von der Illusion des Multitasking verabschieden. Hier sind als erster Teil unserer zehnteiligen Serie "So managen Sie Ihr Leben" zehn Fragen, die Ihnen dabei helfen - als Denkanstöße und erste Schritte auf dem Weg zu einem gelungenen Zeitmanagement.

Erfülltes Leben: Zeitmanagement heißt nicht nur, Termine klug zu verwalten, sondern vor allem, die richtigen Prioritäten zu setzen

Erfülltes Leben: Zeitmanagement heißt nicht nur, Termine klug zu verwalten, sondern vor allem, die richtigen Prioritäten zu setzen

Foto: Arno Burgi/ dpa

Viele setzen Zeitmanagement gleich mit genauer Kalenderführung, mit Terminen, mit Buchhaltung. Damit kanalisiert man aber nur die Anforderungen von außen. Jeder denkt, sein Anliegen sei das dringlichste auf dem Planeten. Deshalb ist es so wichtig, Zeit einzuplanen, in der wir uns nicht ablenken lassen. Machen wir das nicht, werden wir gnadenlos von anderen verplant.

Ein kleines Beispiel: In einem meiner Seminare erzählte mir eine Dame, dass sie sich inzwischen zweimal in der Woche Zeit für sich und ihren Partner nehme, um "verliebt" zu sein. Das ist ein guter Anfang.

Wir sollten also mehr an uns denken und müssen lernen, einen gesunden Egoismus zu entwickeln und den Altruismus in uns zurückzuhalten, um langfristig eine Balance zwischen beidem zu finden. Die meisten Deutschen haben das Problem, nicht Nein sagen zu können. Gerade bei Frauen beobachte ich das häufig: Sie opfern sich auf, für ihren Partner, ihre Kinder, ihre Arbeit. Umso wichtiger ist ein gesunder Egoismus, bei dem man lernt, Zeit für sich zu reservieren. Sonst fragt man sich nach einigen Jahren vielleicht: Wofür habe ich das alles gemacht?

Was sind die drei größten Probleme, die uns täglich Zeit im Beruf rauben?

Zu viel auf einmal, zu wenig Neins: Grenzen Sie sich ab, statt es allen recht machen zu wollen

Zu viel auf einmal, zu wenig Neins: Grenzen Sie sich ab, statt es allen recht machen zu wollen

Foto: Federico Gambarini/ dpa

• Problem Nr. 1: Der Versuch, zu viel auf einmal zu tun

Die Geschwindigkeit in der Arbeitswelt hat rasant zugenommen. Wir werden mit E-Mails bombardiert und von Informationen über digitale Plattformen überflutet. Wir versuchen schneller zu werden und werden dabei nicht besser, sondern schlechter. Wir erledigen zu viel auf einmal: sitzen im Meeting, schauen aufs Smartphone, beantworten E-Mails. Unsere Konzentration ist dadurch permanent gestört.

• Problem Nr. 2: Dringlichkeit ist nicht gleich Wichtigkeit

Priorität hat immer das, was gerade passiert oder der, der am lautesten schreit - leider nicht immer die Aufgabe, die wirklich wichtig ist. "Wichtig" und "dringlich" sind zwei ganz unterschiedliche Dinge. Das Dringende ist selten wichtig, und das Wichtige ist dringend. Wenn der Chef oder ein Kunde oder der Ehe- bzw. Lebenspartner schreit, ist das ein Lebenszeichen, aber ist das auch wirklich wichtig? Jeder, der schreit, halt sein Anliegen gerade für das wichtigste im ganzen Unternehmen. Das wirklich Wichtige kommt meist zu kurz - oder wird dann oft auf den allerletzten Drücker erledigt.

• Problem Nr. 3: Wir können oder wollen nicht Nein sagen

Störende Telefonanrufe, ungeplante Meetings, Anfragen per E-Mail: Oft können oder wollen wir einfach nicht Nein sagen, weil man es dem Chef, den Kollegen oder den Geschäftspartnern immer alles recht machen will. Das kostet uns die meiste Zeit, stresst uns und kann krank machen. Haben Sie Mut zum "Nein": es geht leichter und einfacher als Sie denken.

Warum führt die Überholspur Sie nur kurz an die Spitze?

Mal einen Gang zurückschalten kann ganz sinnvoll sein - wer sich nicht genug Zeit für Beziehungen zu anderen Menschen nimmt, wird das später bereuen

Mal einen Gang zurückschalten kann ganz sinnvoll sein - wer sich nicht genug Zeit für Beziehungen zu anderen Menschen nimmt, wird das später bereuen

Foto: Paul Gilham/ Getty Images

Wer seinen Körper permanent auf Hochtouren laufen lässt - und gleichzeitig Entspannung und Schlaf auf ein Minimum reduziert, sich ungesund ernährt und wenig bewegt -, muss sich nicht wundern, wenn sein Körper eines Tages streikt. Werden all die Menschen, die einem wirklich wichtig sind, ständig auf andere Zeiten vertröstet, in "denen man dann mal Zeit für sie hat", leiden Beziehungen und man muss damit rechnen, irgendwann den Preis in Form von Scheidung, Konflikten mit den eigenen Kindern oder dem Verlust von Freundschaften zu zahlen.

Wer immer noch stur auf ein Karriereziel hinarbeitet und sich nicht darum kümmert, welche Dinge ihm neben den äußeren Statussymbolen wirklich wichtig sind, dem kann es passieren, dass er sich in der Mitte des Lebens in einer heftigen Sinnkrise wiederfindet.

Diese lässt ihm dann vielleicht keinen Stein mehr auf seinem so schön gebauten Gebäude des äußerlichen Erfolgs. Es ist leicht gesagt, dass es noch ein spannendes, aufregendes und vor allem erfüllendes Leben neben der täglichen Arbeit geben kann. Doch das gibt es tatsächlich - und das hat viel mit Selbstverantwortung und der eigenen Sicht auf die Dinge zu tun.

Warum leiden viele Menschen scheinbar unter einem permanenten Zeitmangel?

Lieber Monotasking als Multitasking: Es ist erwiesen, dass man weniger Zeit braucht, eine Folge von Aufgaben nacheinander abzuarbeiten, als sie alle zugleich in Angriff zu nehmen

Lieber Monotasking als Multitasking: Es ist erwiesen, dass man weniger Zeit braucht, eine Folge von Aufgaben nacheinander abzuarbeiten, als sie alle zugleich in Angriff zu nehmen

Foto: Corbis

Viele Menschen beschäftigen sich mit zu vielen Dingen gleichzeitig. Sie lesen ein Buch, während der Fernseher lauft und Freunde sich mit ihnen unterhalten möchten. Das ist zu viel. Wir sind nicht für Multitasking geschaffen, sondern sollten vielmehr eine Sache nach der anderen erledigen.

Monotasking ist in, nicht Multitasking! Die empfundene Zeitnot rührt daher, dass wir zu viel zu tun haben. Wir hecheln den Arbeitsaufträgen hinterher, beeilen uns ständig und empfinden das als Stress und permanenten Zeitmangel.

Wie bekomme ich mein Zeitmanagement am einfachsten, besten und schnellsten in den Griff?

Gutes Zeitmanagement fängt damit an, am Abend vorher zu planen und dabei auch Pufferzeiten zu berücksichtigen

Gutes Zeitmanagement fängt damit an, am Abend vorher zu planen und dabei auch Pufferzeiten zu berücksichtigen

Foto: DPA

Das nach wie vor wichtigste Zeitmanagement-Prinzip lautet: Konzentrieren Sie sich auf das für Sie wirklich Wichtige wie die Umsetzung der vorgegebenen Firmenstrategie und -ziele, Schlüsselkunden, Produktentwicklung, lukrative Projekte, Mitarbeitermotivation.

Das bedeutet für den Alltag: Konsequent Prioritäten setzen, am Abend vorher planen und dabei auch Pufferzeiten berücksichtigen. Am besten gelingt das, wenn Aufgaben und Aktivitäten nach Wichtigkeit und nicht nach Dringlichkeit eingeordnet werden, denn Wichtigkeit und Dringlichkeit sind nicht das gleiche.

Doch selbst die beste Planung nützt nichts, wenn das Arbeitspensum die zur Verfügung stehende Zeit des Tages überschreitet. Daher: auch mal den Mut haben und "Nein" sagen. Und gerade Manager und andere Berufstätige, die tagtäglich viele Aufgaben stemmen und überdurchschnittlich viel leisten müssen, dürfen ihre eigene Work-Life-Balance nicht aus dem Auge verlieren: Zeit für sich selbst, für die Familie, für Sport und Freizeit - oder auch für Kultur wie Theaterbesuche, Konzerte - sollte unbedingt ihren Platz finden.

Was hilft, disziplinierter zu werden?

Timing ist alles - und Konzentration auf das Wesentliche

Timing ist alles - und Konzentration auf das Wesentliche

Foto: Al Bello/ Getty Images

Wir müssen uns einfach bewusst werden, dass wir nicht alles sehen, lesen und mitbekommen können. Und dass wir auch nicht ständig sofort antworten müssen. Das ist eine Frage der Prioritäten. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie wir unsere Tage am besten effektiv einteilen, können uns auch Zeitpläne helfen. Damit teilen wir den Tag am Abend vorher ein, inklusive der Stunden, in denen wir ganz bewusst ein paar Dinge unerledigt lassen.

Also: Schreiben Sie auf, was am nächsten Tag das Wichtigste, das Zweitwichtigste, das Drittwichtigste ist - und dann fahren Sie mit der wichtigsten Sachen zuerst an, ohne wieder andere Aktivitäten anzuzetteln. Und wenn kurzfristig etwas noch Wichtigeres und (!) Dringenderes dazwischenkommt, erledigen Sie dann dieses als nächstes. So bleiben Sie immer auf der richtigen Prioritäten-Spur.

Und auch wenn Sie selten wirklich alles Notwendige erledigen können, was Sie sich vorgenommen haben, stellen Sie so zumindest sicher, die wirklich wichtigsten Dinge erledigt zu haben. Weniger ist einfach mehr!

Setzen uns detaillierten Zeitplane nicht noch mehr unter Druck?

Die Anspruchshaltung im beruflichen Alltag mag enorm sein - aber Zeitpläne können helfen, damit besser umzugehen

Die Anspruchshaltung im beruflichen Alltag mag enorm sein - aber Zeitpläne können helfen, damit besser umzugehen

Foto: Corbis

Es gibt eine enorme Anspruchshaltung unseres Umfelds an uns, keine Frage, aber auch wir selbst haben sehr hohe Ansprüche an uns. Zeitpläne helfen uns grundsätzlich, damit besser umzugehen. In der Regel schaffen wir das, was wir uns für ein bestimmtes Zeitfenster vornehmen, gar nicht. Vieles braucht einfach doppelt so lange wie zunächst gedacht.

Sich seine Ziele aufzuschreiben und nach Prioritäten einzuordnen mag auf den ersten Blick bürokratisch anmuten. Es hilft aber, uns realistischer einzuschätzen und besser zu planen. Gut ist besser als perfekt! Die Zeit, die wir für die Erstellung eines täglichen Plans benötigen, überschreitet selten fünf Minuten. Aber es lohnt sich.

Sollte ich mehr an mich selbst denken?

Gönnen Sie sich den Luxus, an sich selbst zu denken: Tun Sie nicht noch mehr Dinge, sondern die richtigen Dinge und genießen Sie den Freiraum

Gönnen Sie sich den Luxus, an sich selbst zu denken: Tun Sie nicht noch mehr Dinge, sondern die richtigen Dinge und genießen Sie den Freiraum

Foto: Corbis

Eigentlich und faktisch arbeiten wir schon mehr als genug, denn der quantitative Anteil unserer Arbeit an der Lebenszeit nimmt tendenziell zu. Allerdings könnten wir viel effizienter und effektiver arbeiten - also nicht noch mehr Dinge richtig, sondern die richtigen Dinge tun.

Ein Beispiel: Ich spare mir in E-Mails Höflichkeitsfloskeln wie Anrede und Abschied. In der Sache ändert das nichts, aber es ist in der Summe vieler täglicher E-Mails eine zeitliche Erleichterung, die Raum lässt für die wichtigeren Dinge im Leben.

Warum ist die eigene Sicht auf die Dinge für die Work-Life-Balance so entscheidend?

Es mag sich anfühlen, als hätten Sie keine Wahl. Aber tatsächlich hat Ihre Sicht der Dinge Einfluss auf die Dinge selbst

Es mag sich anfühlen, als hätten Sie keine Wahl. Aber tatsächlich hat Ihre Sicht der Dinge Einfluss auf die Dinge selbst

Foto: Oliver Berg/ picture-alliance/ dpa

Am Beispiel zweier Manager mit ähnlichen Anforderungen kann man sehr schön erkennen, wie Selbstverantwortung und die Sicht auf die Dinge Einfluss auf das eigene Befinden haben:

Manager A übernimmt Verantwortung für das, was er tut und achtet auch darauf, die Dinge selbst zu bestimmen. Er nimmt seine Aufgaben mit Freude und als Herausforderung an.

Manager B dagegen schleicht genervt und gestresst durch die Gänge und macht seinen Chef und die wirtschaftliche Situation für seine Fehlschläge verantwortlich.

Es ist nicht wichtig, in welchen Relationen Sie Ihre Zeit auf die einzelnen Lebensbereiche verteilen. Wichtig ist einzig und allein Ihre Selbsterkenntnis und Ihre innere Haltung zu den Dingen. Die Qualität Ihrer Aktivitäten entscheidet, nicht die Quantität.

Auch wenn Sie täglich nur eine Stunde Zeit für Ihre Kinder haben, dann können Sie diese Stunde nutzen, um ein wertvolles Band aufzubauen. Genauso gut können Sie sich auch an Ihren Schreibtisch zu Hause verkrümeln, E-Mails bearbeiten und den Stapel mit Fachzeitschriften endlich abarbeiten. Dieser Aspekt der inneren Qualität, den Sie den Dingen beimessen, durchzieht Ihr gesamtes Leben.

Beherrschen Sie Social Media oder beherrschen Social Media Sie?

Facebook: Lassen Sie sich nicht von sozialen Medien stressen, sondern behalten Sie selbst die Hoheit darüber, was und wieviel Sie beachten wollen

Facebook: Lassen Sie sich nicht von sozialen Medien stressen, sondern behalten Sie selbst die Hoheit darüber, was und wieviel Sie beachten wollen

Foto: Jochen Lübke/ dpa

Für viele Menschen ist das Thema Social Media ein großer Zeitfresser. Ein notwendiges Übel sozusagen, weil es heutzutage schlichtweg erwartet wird, immer up-to-date zu sein, auf sich aufmerksam zu machen und mitzubekommen, was die Konkurrenz so macht. Soziale Medien haben sich zu einem der Stressoren entwickelt, den man nicht ausschalten kann. Genauso, wie man dem Chef nicht kündigen, das Telefon nicht abstellen, den Stau nicht vermeiden oder quengelnde Kinder nicht abschieben kann. Natürlich könnte man auf Posts nicht mehr reagieren, Newsletter abbestellen und sein Gerät auf offline stellen - doch wenn man die sozialen Medien ein bisschen zu lange zur Seite schiebt, ist das gar nicht gut fürs Geschäft.

Ich darf Sie beruhigen: Man kann mit diesen Stressoren leben. Manche Menschen können es nur besser als andere. Doch woran liegt das?

Ganz einfach: Negativer Stress entsteht erst, wenn man meint, keinen Einfluss auf die Situation nehmen zu können. Und Stress kochen wir selbst aus, im Gehirn, mit negativen Gedanken. Eine alte chinesische Weisheit sagt: "Du kannst nicht verhindern, dass die Vögel der Besorgnis über deinen Kopf fliegen. Aber du kannst verhindern, dass sie sich in deinem Kopf ein Nest bauen."

Lesen Sie morgen in unserer Serie:

Zehn Fragen, die Sie sich zum Thema Freundschaften stellen sollten

Das erwartet Sie noch in unserer Serie:

Zehn Fragen, mit denen Sie endlich Ordnung in Ihrem Büro schaffen

Zehn Fragen, mit denen Sie Ihre Garderobe auf Vordermann bringen

Zehn Fragen, die Sie sich zum Thema Fitness stellen sollten

Zehn Fragen, die Sie sich zum Thema Geld stellen sollten

Zehn Fragen, mit denen Sie Ihr Denken positiver gestalten

Zehn Fragen, die Sie sich zum Thema Karriere stellen sollten

Zehn Fragen, die Sie sich zum Thema Gesundheit stellen sollten

Zehn Fragen, die Sie sich zum Thema Moral stellen sollten