mm.de zum Jahresstart: So managen Sie Ihr Leben, Teil III Zehn Fragen, die endlich Ordnung in Ihr Büro bringen

Jetzt ist die Zeit, Ihr Leben zu ordnen! In der dritten Folge unserer Serie "So managen Sie Ihr Leben" hilft Ihnen Professional Organizer Andrea Kaden, mit einer Checkliste von zehn Fragen endlich nachhaltig Ordnung in Ihr Büro zu bringen. Los geht's!
Von Andrea Kaden
So schon mal gar nicht: Eine unübersichtliche Zettelwirtschaft ist der Alptraum des Professional Organizers

So schon mal gar nicht: Eine unübersichtliche Zettelwirtschaft ist der Alptraum des Professional Organizers

Foto: Chris Strong

Ordnung ist ein dynamisches System, das Sie unterstützen soll, Ihre Ziele zu erreichen. Nur: Wie schafft man es, es dauerhaft zu etablieren? Mit der folgenden Checkliste aus zehn Fragen schlagen Sie eine Schneise durchs Chaos - und beseitigen nebenbei viele kleine unerfreuliche Zeitfresser.

Andrea Kaden

Andrea Kaden ist Professional Organizer und Efficiency Trainer. Sie schreibt Artikel und ist Mitautorin des Buches "Systematisch produktiver und zufriedener". In Workshops, Seminaren, Vorträgen und Einzel-Arbeitsplatzcoachings motiviert und begleitet sie Ihre Kunden auf dem Weg zu effizienten Prozessen in der Administration, einem papierlosen Büro und einem erfolgreichen Zeitmanagement. www.zeitgewinn-hamburg.de 

Äußere und innere Ordnung gehen dabei Hand in Hand. Mit einem guten Ordnungssystem sind Sie in der Lage, jederzeit auf geänderte Anforderungen zu reagieren.

Sobald Sie zögern, eine Frage mit einem klaren "Ja" zu beantworten, sollten Sie sich jetzt etwas mehr Zeit für den dazugehörigen Text und später für die Umsetzung von Änderungen in Ihrem Arbeitsalltag nehmen.

Finden Sie sich jederzeit in Ihrem Büro zurecht?

Wo war hier nochmal was? Wenn Sie das nicht wissen, haben Sie das falsche Ordnungssystem - oder gar keines

Wo war hier nochmal was? Wenn Sie das nicht wissen, haben Sie das falsche Ordnungssystem - oder gar keines

Foto: Getty Images

Diese Frage zielt natürlich nicht darauf ab, ob es Ihnen gelingt, erfolgreich zwischen Schreibtisch, Konferenztisch und sonstigem Mobiliar zu navigieren. Vielmehr ist damit das schnelle Ablegen und Auffinden aller Informationen gemeint. Es sollte nicht länger als 20 Sekunden dauern, bis Sie eine benötigte Information zu Hand haben.

  • Verabreden Sie im Team eine logische und einfache Ordner- und Laufwerkstruktur sowie Ordner- und Dateibenennungsregeln.
  • Legen Sie Archivierungs- und Löschungsregeln fest. Legen Sie alle Daten zentral ab.
  • Arbeiten Sie mit Favoriten im Browser und Verknüpfungen auf dem Desktop.
  • Versenden Sie unternehmensintern Links zu Dateien anstatt die Dateien selbst. Leeren Sie Ihr elektronisches Postfach jeden Tag. Markieren Sie die noch zu erledigenden Mails.
  • Verwenden Sie keine Zeit auf Ablage in vielschichtigen Unterordnern, nutzen Sie zum Nachschlagen besser die Suchfunktion. Seien Sie großzügig beim Löschen von E-Mails.

Sollten Sie noch mit Papier arbeiten: Verabschieden Sie sich von ungeordneten Papierstapeln. In Reichweite befinden sich maximal vier Ablagekörbe: Posteingang, To Do, Lesen, Ablage. Der Posteingang sollte jeden Abend leer sein: Alle Vorgänge wurden bewertet, priorisiert und entsprechend zugeordnet - es gibt eine funktionale, gepflegte Wiedervorlage (Mappen oder Hängeregister) alle Ablagesysteme sind logisch, gut beschriftet und überschaubar

Auch wenn ich persönlich denke, dass Ablagekörbe für Papier auf dem Schreibtisch nicht mehr zeitgemäß sind, haben sie einen kleinen Vorteil: Sie zeigen den Arbeitsrückstand an. Wenn die unteren Körbe voll sind, ist das ein Zeichen, dass nichts mehr geht. Ein solcher Stau ist elektronisch leider nicht ganz so deutlich sichtbar.

Findet sich ein Vertreter in Ihrem Büro zurecht?

Lustige Ordnernamen machen Ihren Alltag vielleicht erträglicher, für einen Vertreter sind sie undurchschaubar

Lustige Ordnernamen machen Ihren Alltag vielleicht erträglicher, für einen Vertreter sind sie undurchschaubar

Foto: A3250 Oliver Berg/ dpa

Sicher mussten Sie schon einmal einen Kollegen geplant oder ungeplant vertreten. Haben Sie sofort gewusst, worauf Sie dringend reagieren müssen? Haben Sie schnell alle dafür notwendigen Informationen gefunden? Oder mussten Sie lange suchen, um dann festzustellen, dass der Kollege die Information noch im persönlichen Postfach gespeichert hat, auf das Sie leider keinen Zugriff haben?

Wie können Sie es besser machen?

  • Implementieren Sie klare Regelungen für Ihre Vertretung.
  • Installieren Sie eine Vertreterregelung für die elektronischen Postfächer, die immer aktiv sein sollte (ein Vertreter hat Zugriff auf das Postfach, liest und bearbeitet aber nur bei Abwesenheit des zu Vertretenden).
  • Besprechen Sie wöchentliche kurz die aktuellen Prioritäten im Team.
  • Pflegen Sie Ihren Kalender, Ihre Aufgaben und Ihre Wiedervorlage so, dass ein Vertreter auch bei ungeplanter Abwesenheit angemessen reagieren kann.

Nutzen Sie dafür am besten elektronische Systeme. Erfassen Sie Serientermine und-Aufgaben elektronisch und machen Sie schon zwei Wochen vor einer geplanten Abwesenheit Notizen über schwebende Vorgänge. Mail-Cc und - Weiterleitung sind keine Übergabe! Gut implementierte Vertreterregelungen sind auch eine gute Unterstützung für den Fall, dass ein Mitarbeiter ganz ausfällt.

Ist Ihr Büro nicht nur zweckmäßig, sondern auch schön?

Lassen Sie gern Gäste in Ihr Büro? Wenn nicht, sollten Sie mal über Gestaltungsfragen nachdenken

Lassen Sie gern Gäste in Ihr Büro? Wenn nicht, sollten Sie mal über Gestaltungsfragen nachdenken

Foto: Corbis

Äußere Ordnung ist ein wichtiger Baustein für effiziente Prozesse. Unbestritten ist aber auch, dass eine Arbeitsumgebung, in der sich Mitarbeiter wohl fühlen, Produktivität und Kreativität fördert. Zugegeben, dabei gehen die Wünsche von einer "Wohlfühl-Umgebung" weit auseinander. Manchen Mitarbeitern muss man schon deutlich vermitteln, dass das Office kein privater Bastel- oder Fotoausstellungsraum ist. Andererseits, ist das ewig gleiche graue, sterile Büromobiliar nicht gerade geeignet, gute Laune zu fördern.

Es gilt, das richtige Maß zu finden. Folgende Kriterien können helfen:

  • Sie empfinden die Atmosphäre in Ihrem Büro als produktiv
  • nicht nur Sie, sondern auch Kollegen finden Ihr Büro schön
  • es ist aufgeräumt, Sie nutzen hochwertige Arbeitsmittel und Sie empfangen gern Gäste in Ihrem Büro - auch ungeplant.

Halten Sie Ihr Büro in Ordnung?

Machen Sie ein Event aus Ihrer Ordnungsliebe - und halten Sie regelmäßig einen Office Clearing Day ab

Machen Sie ein Event aus Ihrer Ordnungsliebe - und halten Sie regelmäßig einen Office Clearing Day ab

Foto: Corbis

Den wenigsten Menschen ist "Ordnung halten" in die Wiege gelegt. Im Berufsalltag überrollt uns manchmal schlicht die Informationsflut. Häufig ist zu wenig ungestörte Arbeitszeit vorhanden, um konzentriert zu arbeiten und am Ende des Tages reicht die Energie nicht einmal mehr für die tägliche Arbeitsplatzhygiene. Wie jedes Werkzeug braucht auch das Ordnungssystem regelmäßige Pflege und Wartung.

Das können Sie tun:

  • Nehmen Sie sich jeden Abend fünf Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen, das hilft auch gedanklich Abschied zu nehmen
  • Machen Sie regelmäßig einen "Office-Clearing Day" und räumen dabei Büro, Schreibtisch und Postfach auf
  • Verbinden Sie den Clearing Day mit der Reflexion darüber, was Ihre derzeitigen Prioritäten sind und was Sie dafür benötigen
  • Üben Sie bei jedem Clearing Day "Loslassen": Papier, alte Mails, alte Arbeitsweisen und Gedanken
  • Motivieren Sie Ihr Team zu einem regelmäßigen Clearing-Event

Versuchen Sie, die Produktion von Papier zu vermeiden?

Erdrückende Papierflut: Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, alles erstmal ausdrucken und abheften zu müssen

Erdrückende Papierflut: Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, alles erstmal ausdrucken und abheften zu müssen

Foto: imago

Auch mit dem besten System kostet es Zeit, Ordnung herzustellen und zu bewahren. Elektronische Informationen auszudrucken und gar auch noch abzuheften, kostet viel Zeit. Daneben ist die Chance, in Papierstapeln die nötige Information zu finden, deutlich geringer als mit elektronischen Systemen. Alle Informationen dort zu belassen spart nicht nur Zeit, sondern sammelt echtes Team- und Unternehmenswissen an nur einer Stelle. Das kann heute nur der interne Server oder die Cloud sein. Außerdem sind regelmäßige elektronische Aufräumaktionen weniger aufwendig. Auch Archivierung oder Entsorgen von Informationen wird einfacher.

Wichtige Schritte auf dem Weg zu Papierreduktion:

  • Verzichten Sie darauf, Informationen, die Sie elektronisch erhalten haben, auszudrucken
  • Sorgen Sie mit einem entsprechend großen oder zwei Monitoren dafür, dass sie komfortabel in mehreren Programmen gleichzeitig arbeiten können
  • Machen Sie sich mit Ihren elektronischen Systemen (Hardware und Software) vertraut
  • Üben Sie insbesondere mit PDFs umzugehen (Kommentieren, Markieren, Stempeln, Signieren
  • Halten Sie Ihre Mitarbeiter, Geschäftspartner, Lieferanten an, Ihnen keine Informationen mehr in Papierform zukommen zu lassen

Haben Sie jederzeit Überblick über alle Aufgaben und Verpflichtungen?

Foto: Roland Holschneider/ picture alliance / dpa

Zu den Informationen, die es in Ordnung zu halten gilt, gehört nicht nur schriftliche Kommunikation, sondern alles, was wichtig für Ihr Tagesmanagement sind: Termine, Aufgaben, Kontaktinformationen.

  • Was sind Ihre Ziele und damit Ihre Aufgaben?
  • Passen die an Sie herangetragenen Anforderungen dazu?
  • Welche Prioritäten haben diese Aufgaben und welche Zeit beanspruchen sie?

Generell sollten Sie:

  • Alle Termine und Aufgaben notieren
  • Nur einen einzigen Kalender benutzen, denn Ihre Zeit ist nur einmal vorhanden - privat und beruflich zu trennen, macht keinen Sinn
  • Elektronische Tools für das Tagesmanagement benutzen, weil sie flexibler zu handhaben sind, Sie Termine, Aufgaben und Notizen teilen können und Sie auch selbst bei Verlust eines Gerätes eine Datensicherung haben (müssen!)

Als Vorgesetzter eines Teams sollten Sie Ihre Wünsche kommunizieren:

  • Wer in welcher Form Zugriff auf Ihren Kalender hat
  • Welche Vorbereitungs-, Fahr-, oder Stillarbeitszeiten Sie benötigen
  • In welcher Form Sie ungeplante Kommunikation wie (Anfragen, Rückfragen, Probleminterventionswünsche) bevorzugen
  • wie mit Ihnen per Mail kommuniziert werden soll (z.B. Cc nur im Problemfall)

Schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter:

  • Prioritäten zu setzen
  • mehr ungestört zu arbeiten, damit Sie wirklich produktiv sein können
  • "Nein" zu sagen, damit genügend Zeit für das Wichtige ist
  • Zeitgemäße Tools für das Tages- und Selbstmanagement zu verwenden (nein, Post its, Collegeblöcke oder Papierkalender sind nicht zeitgemäß)

Benutzen Sie für die Zusammenarbeit die besten Werkzeuge und Systeme?

Digital toppt Papier: Wie Sie kommunizieren, entscheidet, wieviel Zeit für die Verwaltung draufgeht

Digital toppt Papier: Wie Sie kommunizieren, entscheidet, wieviel Zeit für die Verwaltung draufgeht

Foto: Getty Images

Sie sind Teil eines Teams, Sie delegieren Verantwortlichkeiten und Aufgaben, geben Input und erwarten termingerechte, ordentliche Lieferung des Outputs. Der kann aber nur geliefert werden, wenn der Input entsprechend ist. Das ist nicht nur eine Frage des Inhaltes, sondern auch der Form. Informationsmenge und Durchsatzgeschwindigkeit haben sich in den letzten Jahren drastisch erhöht. Es ist mit den Mitteln von gestern heute kaum mehr möglich, Ordnung in den Informationsspeichern zu halten und damit effizient zusammenzuarbeiten.

Haben Sie sich und Ihre Mitarbeiter schon einmal gefragt:

  • Ob E-Mails und Dokumentenanhänge heute noch das richtige Kommunikationsmittel sind
  • handschriftliche Notizen und Mitschriften nicht Doppelarbeit sind, weil sie ohnehin in das System eingepflegt werden müssen
  • unternehmensinterne Workflows, deren Fortschreiten per Unterschrift bestätigt werden muss, Zeitfresser sindNutzen Sie stattdessen:

  • Systeme die eine professionelle Dokumentenbearbeitung, Ablage- und Archivierung erlauben
  • Cloudlösungen für Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern
  • Chattools für die interne Kommunikation
  • Aufgaben- und Projekt-Bearbeitungstools, die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen
  • eher mal ein Online-Meeting als eine weitere E-Mail

Sind Sie im Aktionsmodus oder reagieren Sie nur?

Gestalter oder Getriebener? Wenn Ihnen Ihre Büroorganisation wie ein Labyrinth vorkommt, hilft nur radikale Vereinfachung

Gestalter oder Getriebener? Wenn Ihnen Ihre Büroorganisation wie ein Labyrinth vorkommt, hilft nur radikale Vereinfachung

Foto: Corbis

Wenn Sie die für Sie Ihr Team gut funktionierenden Ordnungssysteme gefunden haben, gilt es, diese zu nutzen, zu pflegen, immer wieder anzupassen und zu verbessern. Das kann nur gelingen, wenn Sie aktiv gestalten und nicht permanent nur im Reaktionsmodus sind.

Aber können Sie feststellen, ob Sie Gestalter oder Getriebener sind? Haben Sie das Gefühl: Die Hoheit über Ihren Kalender verloren zu haben? Nicht das zu schaffen, was sie sich eigentlich vorgenommen haben? Immer wieder gestört zu werden? Projekte nicht richtig abschließen zu können? Sich mit Aufgaben zu beschäftigen, die nicht wichtig sind? Zu viel Zeit in Meetings zu verbringen?

Wenn Sie auch nur eine dieser Fragen mit ja beantwortet haben, dann haben Sie Ihre Ordnungssysteme nicht mehr richtig in der Hand.

Sind Sie verlässlich?

Foto: Tobias Hase/ picture-alliance/ dpa

Ordnung ist kein Selbstzweck. Sie ist auch ein Mittel, um Sie verlässlich zu machen. Der Lackmus-Test ist daher, ob Sie stets all Ihre Versprechen halten.

"Morgen um 9 Uhr rufe ich Sie an!" ist genauso ein Versprechen wie das Angebot an einen Kunden oder ein beruhigendes "Darum kümmere ich mich!" für den hilfesuchenden Kollegen.

Als verlässlich gelten Sie, wenn Sie

  • Die von Ihnen zugesagten Termine einhalten

  • Die von Ihnen zugesagte Qualität liefern
  • Die von Ihnen zugesagten Rückrufe zeitnah erledigen
  • Mails in angemessener Frist (48 Stunden) beantworten

Die Voraussetzungen das zu leisten sind gar nicht so schwer:

  • Sie haben stets einen Überblick über Ihre noch nicht erfüllten Versprechen
  • Ihre "Versprechenslage" ist transparent, d.h. eine Kollegin kann im Notfall übernehmen. Transparent bedeutet: Es gibt Übersichten, die Sie ständig aktuell halten - und die auch von anderen verstanden und bedient werden können, z.B.: ToDo-Listen, Kalender, Kanban-Bretter, Wiedervorlagen
  • Seien Sie bei der Berechnung von zeitlichen Schätzungen eher großzügig, insbesondere wenn die Arbeit keine rein "handwerkliche" ist, sondern eine Aufgabe, für die Sie recherchieren müssen, die Sie zum ersten Mal erledigen, oder deren Ergebnisse immer wieder anders sind.

Viele Menschen belasten sich durch unrealistische Versprechen, weil sie Ihre Fähigkeit zur Umsetzung überschätzen und von externen Anforderungen zu unrealistischen Terminzusagen drängen lassen. Das führt zwangsläufig zu Enttäuschung.

Doch das verlässliche Einhalten von Versprechen ist eine Kunst, die sich erlernen lässt. Mit etwas Bewusstheit wird es Ihnen gelingen, Kollegen und Vorgesetzte mit 100 Prozent Zuverlässigkeit zu beeindrucken. Auf der Seite ich-verspreche.org  finden Sie wertvolle Tipps, wie Sie Versprechen analysieren und verlässlich abgeben können.

Sind Sie mit Ihrem Büro ein Vorbild?

So kann es doch bleiben: In dieser Umgebung lässt sich entspannt und mit freiem Kopf arbeiten

So kann es doch bleiben: In dieser Umgebung lässt sich entspannt und mit freiem Kopf arbeiten

Foto: Corbis

Wenn Sie alle bisherigen Fragen mit einem klaren Ja beantworten konnten, dann sind Sie tatsächlich in Sachen Ordnung im Büro über jeden Zweifel erhaben. Für alle anderen zur Erinnerung:

Jeder Vorgesetze hat auch Vorbildfunktion. Wie wollen Sie als Chef Ordnung, Transparenz, Effizienz, Verlässlichkeit glaubwürdig einfordern, wenn Sie diese Werte selbst nicht leben? Ihre Mitarbeiter nehmen Sie und Ihre Arbeitsweise als Maßstab. Wenn jeder weiß, dass der Chef ein Chaot ist, werden dessen Forderungen nach Ordnung kaum ernst genommen.

Sollte die Antwort bei den vorangegangenen Fragen weniger klar ausgefallen sein, heißt es aktiv werden: für Ihren eigenen Erfolg und für Ihre Vorbildrolle als Führungskraft.

Was können Sie jetzt tun?

  • Entscheiden Sie, welche der oben genannten Fragen/Antworten Sie am meisten belastet
  • Sprechen Sie mit einer Person Ihres Vertrauens über die Diskrepanz zwischen Ihrem Wunsch und der gelebten Wirklichkeit
  • Entwickeln Sie realistische Maßnahmen und einen Plan zur Verbesserung des Zustandes
  • Vergessen Sie nicht, mit einer Aufräumaktion allein ist es nicht getan, sondern es geht um Verhaltensänderung, das braucht Training
  • Suchen Sie sich Unterstützung für die Einführung von Ordnungssystemen oder dem Finden und Optimieren Ihres persönlichen Systems
  • Trainieren Sie Ihren "Ordnungsmuskel", mit kleinen aber stetigen Wiederholungen
  • Suchen Sie sich einen Partner, der Ihnen dabei hilft, Ordnungsroutinen einzuführen, der Ihre Ergebnisse wertschätzt und mit Ihnen Erfolge feiert.

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