Montag, 20. Januar 2020

mm.de zum Jahresstart: So managen Sie Ihr Leben, Teil III Zehn Fragen, die endlich Ordnung in Ihr Büro bringen

7. Teil: Haben Sie jederzeit Überblick über alle Aufgaben und Verpflichtungen?

Zu den Informationen, die es in Ordnung zu halten gilt, gehört nicht nur schriftliche Kommunikation, sondern alles, was wichtig für Ihr Tagesmanagement sind: Termine, Aufgaben, Kontaktinformationen.

  • Was sind Ihre Ziele und damit Ihre Aufgaben?
  • Passen die an Sie herangetragenen Anforderungen dazu?
  • Welche Prioritäten haben diese Aufgaben und welche Zeit beanspruchen sie?

Generell sollten Sie:

  • Alle Termine und Aufgaben notieren
  • Nur einen einzigen Kalender benutzen, denn Ihre Zeit ist nur einmal vorhanden - privat und beruflich zu trennen, macht keinen Sinn
  • Elektronische Tools für das Tagesmanagement benutzen, weil sie flexibler zu handhaben sind, Sie Termine, Aufgaben und Notizen teilen können und Sie auch selbst bei Verlust eines Gerätes eine Datensicherung haben (müssen!)

Als Vorgesetzter eines Teams sollten Sie Ihre Wünsche kommunizieren:

  • Wer in welcher Form Zugriff auf Ihren Kalender hat
  • Welche Vorbereitungs-, Fahr-, oder Stillarbeitszeiten Sie benötigen
  • In welcher Form Sie ungeplante Kommunikation wie (Anfragen, Rückfragen, Probleminterventionswünsche) bevorzugen
  • wie mit Ihnen per Mail kommuniziert werden soll (z.B. Cc nur im Problemfall)

Schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter:

  • Prioritäten zu setzen
  • mehr ungestört zu arbeiten, damit Sie wirklich produktiv sein können
  • "Nein" zu sagen, damit genügend Zeit für das Wichtige ist
  • Zeitgemäße Tools für das Tages- und Selbstmanagement zu verwenden (nein, Post its, Collegeblöcke oder Papierkalender sind nicht zeitgemäß)

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