Donnerstag, 23. Januar 2020

mm.de zum Jahresstart: So managen Sie Ihr Leben, Teil III Zehn Fragen, die endlich Ordnung in Ihr Büro bringen

6. Teil: Versuchen Sie, die Produktion von Papier zu vermeiden?

Erdrückende Papierflut: Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, alles erstmal ausdrucken und abheften zu müssen
Auch mit dem besten System kostet es Zeit, Ordnung herzustellen und zu bewahren. Elektronische Informationen auszudrucken und gar auch noch abzuheften, kostet viel Zeit. Daneben ist die Chance, in Papierstapeln die nötige Information zu finden, deutlich geringer als mit elektronischen Systemen. Alle Informationen dort zu belassen spart nicht nur Zeit, sondern sammelt echtes Team- und Unternehmenswissen an nur einer Stelle. Das kann heute nur der interne Server oder die Cloud sein. Außerdem sind regelmäßige elektronische Aufräumaktionen weniger aufwendig. Auch Archivierung oder Entsorgen von Informationen wird einfacher.

Wichtige Schritte auf dem Weg zu Papierreduktion:

  • Verzichten Sie darauf, Informationen, die Sie elektronisch erhalten haben, auszudrucken
  • Sorgen Sie mit einem entsprechend großen oder zwei Monitoren dafür, dass sie komfortabel in mehreren Programmen gleichzeitig arbeiten können
  • Machen Sie sich mit Ihren elektronischen Systemen (Hardware und Software) vertraut
  • Üben Sie insbesondere mit PDFs umzugehen (Kommentieren, Markieren, Stempeln, Signieren
  • Halten Sie Ihre Mitarbeiter, Geschäftspartner, Lieferanten an, Ihnen keine Informationen mehr in Papierform zukommen zu lassen

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