Sonntag, 26. Januar 2020

mm.de zum Jahresstart: So managen Sie Ihr Leben, Teil III Zehn Fragen, die endlich Ordnung in Ihr Büro bringen

3. Teil: Findet sich ein Vertreter in Ihrem Büro zurecht?

Lustige Ordnernamen machen Ihren Alltag vielleicht erträglicher, für einen Vertreter sind sie undurchschaubar
Sicher mussten Sie schon einmal einen Kollegen geplant oder ungeplant vertreten. Haben Sie sofort gewusst, worauf Sie dringend reagieren müssen? Haben Sie schnell alle dafür notwendigen Informationen gefunden? Oder mussten Sie lange suchen, um dann festzustellen, dass der Kollege die Information noch im persönlichen Postfach gespeichert hat, auf das Sie leider keinen Zugriff haben?

Wie können Sie es besser machen?

  • Implementieren Sie klare Regelungen für Ihre Vertretung.
  • Installieren Sie eine Vertreterregelung für die elektronischen Postfächer, die immer aktiv sein sollte (ein Vertreter hat Zugriff auf das Postfach, liest und bearbeitet aber nur bei Abwesenheit des zu Vertretenden).
  • Besprechen Sie wöchentliche kurz die aktuellen Prioritäten im Team.
  • Pflegen Sie Ihren Kalender, Ihre Aufgaben und Ihre Wiedervorlage so, dass ein Vertreter auch bei ungeplanter Abwesenheit angemessen reagieren kann.

Nutzen Sie dafür am besten elektronische Systeme. Erfassen Sie Serientermine und-Aufgaben elektronisch und machen Sie schon zwei Wochen vor einer geplanten Abwesenheit Notizen über schwebende Vorgänge. Mail-Cc und - Weiterleitung sind keine Übergabe! Gut implementierte Vertreterregelungen sind auch eine gute Unterstützung für den Fall, dass ein Mitarbeiter ganz ausfällt.

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