Donnerstag, 2. April 2020

mm.de zum Jahresstart: So managen Sie Ihr Leben, Teil III Zehn Fragen, die endlich Ordnung in Ihr Büro bringen

2. Teil: Finden Sie sich jederzeit in Ihrem Büro zurecht?

Wo war hier nochmal was? Wenn Sie das nicht wissen, haben Sie das falsche Ordnungssystem - oder gar keines
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Wo war hier nochmal was? Wenn Sie das nicht wissen, haben Sie das falsche Ordnungssystem - oder gar keines
Diese Frage zielt natürlich nicht darauf ab, ob es Ihnen gelingt, erfolgreich zwischen Schreibtisch, Konferenztisch und sonstigem Mobiliar zu navigieren. Vielmehr ist damit das schnelle Ablegen und Auffinden aller Informationen gemeint. Es sollte nicht länger als 20 Sekunden dauern, bis Sie eine benötigte Information zu Hand haben.

  • Verabreden Sie im Team eine logische und einfache Ordner- und Laufwerkstruktur sowie Ordner- und Dateibenennungsregeln.
  • Legen Sie Archivierungs- und Löschungsregeln fest. Legen Sie alle Daten zentral ab.
  • Arbeiten Sie mit Favoriten im Browser und Verknüpfungen auf dem Desktop.
  • Versenden Sie unternehmensintern Links zu Dateien anstatt die Dateien selbst. Leeren Sie Ihr elektronisches Postfach jeden Tag. Markieren Sie die noch zu erledigenden Mails.
  • Verwenden Sie keine Zeit auf Ablage in vielschichtigen Unterordnern, nutzen Sie zum Nachschlagen besser die Suchfunktion. Seien Sie großzügig beim Löschen von E-Mails.

Sollten Sie noch mit Papier arbeiten: Verabschieden Sie sich von ungeordneten Papierstapeln. In Reichweite befinden sich maximal vier Ablagekörbe: Posteingang, To Do, Lesen, Ablage. Der Posteingang sollte jeden Abend leer sein: Alle Vorgänge wurden bewertet, priorisiert und entsprechend zugeordnet - es gibt eine funktionale, gepflegte Wiedervorlage (Mappen oder Hängeregister) alle Ablagesysteme sind logisch, gut beschriftet und überschaubar

Auch wenn ich persönlich denke, dass Ablagekörbe für Papier auf dem Schreibtisch nicht mehr zeitgemäß sind, haben sie einen kleinen Vorteil: Sie zeigen den Arbeitsrückstand an. Wenn die unteren Körbe voll sind, ist das ein Zeichen, dass nichts mehr geht. Ein solcher Stau ist elektronisch leider nicht ganz so deutlich sichtbar.

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