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Mobiles Arbeiten im Ausland Nach zehn Tagen in Spanien ist im Otto-Konzern Schluss

Dem Schmuddelwetter entfliehen und das Homeoffice ins Warme verlegen – das würden viele Firmen ihren Angestellten gern erlauben. Aber ganz so einfach ist es nicht. Eine Personalerin des Otto-Konzerns erklärt, woran es hapert.
Ein Interview von Maren Hoffmann
Arbeiten, wo man will: Ganz so einfach ist es leider nicht

Arbeiten, wo man will: Ganz so einfach ist es leider nicht

Foto: Patrick Seeger/ picture alliance / dpa

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manager magazin: Seit dem 1. Oktober dürfen Otto-Beschäftigte auch aus dem europäischen Ausland arbeiten. Können diese sich jetzt für den Rest der Heizperiode auf Teneriffa ins Strandcafé setzen?

Löw-Krückmann: Leider nein. Die Regelung ist auf 30 Tage pro Jahr beschränkt – und auf zehn Tage pro Land. Das haben aber nicht wir uns ausgedacht, das sind steuerliche und gesetzliche Regelungen, die uns einschränken. Überschreitet man die Vorgaben, müssten Steuern und Sozialversichungsabgaben in dem jeweiligen Land entrichten werden – und der Arbeitnehmer wäre womöglich doppelt steuerpflichtig und hätte Lücken im Sozialversicherungsverlauf. Wir würden unseren Mitarbeitenden gern noch mehr Freiheit bieten – im europäischen Kontext spricht aus unserer Sicht nichts dagegen, die Regeln zu lockern. Wir hoffen, dass das in den nächsten Jahren passiert.

Wieso 30 Tage? Es gibt doch die 183-Tage-Regelung: Wer sich nicht länger als 183 Tage im Ausland aufhält, bleibt in Deutschlad steuerpflichtig und versichert.

Für die Anwendung dieser Regel spielen aber die jeweiligen Betriebsstätten eine wichtige Rolle. Bei einer Workation im europäischen Ausland kommen das EU-Steuerrecht und das Steuerrecht des jeweiligen Landes zum Tragen. Deshalb ist zum Beispiel Belgien auch von unserer Workation-Freigabe ausgenommen: Dort sind bereits ab dem ersten Arbeitstag Steuern abzuführen. Das macht es komplex.

Freelancer haben es da einfacher.

Ja, bei ihnen greift die 183-Tage-Regel problemlos. Als Festangestellter geht das meist nur dann, wenn es vor Ort entsprechende Niederlassungen gibt. Die 183 Tage beziehen sich auch nicht nur auf die Arbeitstage, sondern auf die Gesamtzahl aller Tage, die jemand im Ausland verbringt. Wer oft übers Wochenende verreist und alle Feier- und Urlaubstage nutzt, kommt unter Umständen an die Grenze. Um als Arbeitgeber wirklich auf der sicheren Seite zu sein, müssen wir bei 30 Tagen deckeln.

"Zwischen 90 und 95 Prozent in der Lage, zumindest einen Teil ihrer Arbeit mobil zu leisten. Auch in Bereichen, an die man eher weniger denkt: der Küchenchef zum Beispiel."

Welche Erfahrungen haben Sie denn bisher mit dem mobilen Arbeiten gemacht?

Nur gute. Und das nicht erst seit der Pandemie, sondern schon seit 2017. Seit wir das mobile Arbeiten eingeführt haben, gibt es übrigens keinen Anstieg von Disziplinarmaßnahmen, Abmahnungen oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen. Das läuft alles rund. Es gibt in jedem Unternehmen immer so um die fünf Prozent an Leuten, bei denen es vielleicht eher mal Probleme gibt – aber das hat dann nichts mit dem Arbeitsort zu tun.

Man kann ja schwer kontrollieren, von wo aus die Leute arbeiten.

Das wollen wir auch gar nicht. Wir haben eine ausgeprägte Vertrauenskultur. Wir analysieren auch keine technischen Zugriffe – aber wir beraten sehr genau und sensibilisieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Probleme. Wer ins Ausland will, sollte zuerst mit der Führungskraft sprechen, da wird geschaut, wie es fürs Team passt. Dann durchläuft man online einen kleinen Fragebogen, in dem die rechtlichen Gegebenheiten abgeklärt werden, und bekommt sofort das Feedback, ob das so passt. Das Einzige, worum man sich selbst bei der Sozialversicherung kümmern muss, ist der A1-Schein, den man im Ausland bei sich führen muss – aber der wird in der Regel auch innerhalb weniger Tage von der Behörde ausgestellt.

In welche Länder dürfen Ihre Leute?

In alle EU-Länder – bis auf Belgien, weil man dort eben schon vom ersten Tag an melden muss, dass man arbeitet. Auch die Länder der Europäischen Freihandelsassoziation EFTA sind eingeschlossen: Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz.

Wie ist die Resonanz auf das Angebot?

Etliche Mitarbeitende standen schon zum 1. Oktober in den Startlöchern. Wir haben aktuell 32 Anfragen, 30 davon freigegeben. Der Renner ist Spanien, aber auch Frankreich und Italien sind beliebt. Ein Kollege hat bei uns neu angefangen – und gleich am zweiten Tag einen Auslandsaufenthalt begonnen. Er ist Single und hat gesagt: Bevor ich hier im trüben Herbst sitze, kann ich erst mal anderthalb Wochen in der spanischen Sonne arbeiten. Eine Mitarbeiterin wollte ihrem Sohn beim Umzug ins Ausland helfen und hat dann einfach noch zwei Wochen an den Urlaub drangehängt. Das machen viele.

"Wer glaubt, man müsse Mitarbeiter ständig im Blick haben, damit sie etwas leisten, hat noch einen weiten Weg vor sich."

Warum bietet die Firma das an?

Weil wir es können. Weil wir es wollen. Und weil unsere Mitarbeitenden das wollen. Es gibt bei den meisten keine guten Argumente dagegen – wir haben bei der Otto GmbH und Co. KG rund 6200 Angestellte, davon sind, schätze ich, zwischen 90 und 95 Prozent in der Lage, zumindest einen Teil ihrer Arbeit mobil zu leisten. Auch in Bereichen, an die man eher weniger denkt: Der Küchenchef, der sich überlegt, eine Südamerika-Themenwoche aufzulegen und dafür Rezepte zusammenstellt und sein Konzept schreibt – das kann er auch zu Hause oder mobil machen. Und natürlich macht uns so eine Regelung auch als Arbeitgeber attraktiv – wir werben damit auf unserer Karriereseite. Es hat viel mit dem Menschenbild zu tun. Wer glaubt, man müsse Mitarbeiter ständig im Blick haben, damit sie etwas leisten, hat noch einen weiten Weg vor sich.

Dürfen alle mitmachen?

Einige Gruppen sind ausgenommen. Leute, die ihre Aufgaben zwingend vor Ort erledigen müssen – das betrifft übrigens auch die Geschäftsführer, aus rechtlichen Gründen, und Auszubildende, weil es in den meisten Ländern kein duales System gibt und damit andere Arbeitszeit- und Lohngesetze berücksichtigt werden müssen.

Welche Feiertage gelten?  Hätte man in Spanien den Nationalfeiertag am 12. Oktober mitnehmen können?

Es gelten die Feiertage in dem jeweiligen Land – an diesen Tagen dürfen auch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dort nicht arbeiten. Aber die müssen dann einen Tag Urlaub nehmen, weil sie die Arbeitstage, die am Standort in Deutschland gelten, in der Zeit ihres Auslandsaufenthalts auch leisten müssen. Man kann nicht ins Ausland gehen, um dort zusätzliche freie Tage abzugreifen.

Es gibt eine zunehmende Kluft zwischen mobilen Wissensarbeitern und Dienstleistern, die immer vor Ort rackern müssen. Wie gehen Sie mit Neid im Unternehmen um?

Wir haben diese Neiddiskussion eigentlich nicht. Mit Unterschiedlichkeiten geht man ja nicht am besten damit um, dass man alle gleichmacht. Den ortsgebundenen Angestellten hilft es nicht, wenn mobiles Arbeiten für andere verboten wird. Es ist viel besser, mit einem sehr differenzierten Blick auf die jeweiligen Gruppen zu schauen und herauszufinden: Was brauchen die, um gut arbeiten zu können und sich wertgeschätzt zu fühlen?

Gibt es verbindliche Präsenzzeiten in Ihrem Unternehmen?

Viele Teams vereinbaren feste Ankerpunkte, Zeiten, an denen sie sich treffen. In manchen Teams ist der Remote-Anteil viel höher als in anderen, aber auch das ist okay. Wir bemerken immer wieder Pull-Effekte. Wenn erst mal zwei oder drei Menschen im Büro sind, dann ist es oft so, dass auch die Homeoffice-Leute wieder Lust bekommen, mal nett zusammen in die Kantine zu gehen.

Wo arbeiten Sie denn selbst am liebsten?

Viel von zu Hause, aber auch gern auf dem Campus. Mein exotischster Arbeitsort war eine alte Dorfkneipe im Hunsrück, die meine Brüder vor einigen Jahren gekauft und renoviert haben. Bei Videokonferenzen haben viele gedacht, ich hätte einen besonders schicken Bildhintergrund oder wäre irgendwo in einer überkandidelten Location. Aber das rustikale Regal im Hintergrund und die Instrumente an der Wand waren original. Ich habe es sehr genossen, bei meiner Familie zu sein, zu helfen, diese Kneipe zu renovieren und auch von dort aus zu arbeiten.

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