Wer in Unternehmen davon spricht, Wissen zu managen, meint damit meist die Suche nach Informationen. Sogenannte Web Crawler (Programme, die Informationen auf Websites durchforsten, indem sie den Verlinkungen folgen und alles zum gesuchten Schlüsselbegriff sammeln) schwärmen über Dokumente und E-Mails aus, die aus Terabytes von Daten bestehen. Sie suchen Hinweise, die helfen, Suchende mit Informationsquellen zu verbinden. Auf den Desktops vieler Rechner prangen intelligente Icons. Werden diese Piktogramme angeklickt, läuft im Hintergrund ein Programm ab, das den Nutzer mit dem passenden Experten vernetzen soll.

Firmen setzen darüber hinaus Werkzeuge ein, die Netzwerke analysieren. Sie versuchen damit die Schlüsselpersonen - sogenannte Wissensbroker - aufzuspüren, die besonders rege dabei sind, den Suchenden Zugang zu Wissensbeständen zu verschaffen.

All diese Aktivitäten kosten Geld. Die Umsätze, die mit dem Verkauf von Systemen zur Informationssuche erzielt werden, werden um etwa 25 Prozent pro Jahr steigen: von circa 780 Millionen Euro im Jahr 2005 auf knapp zwei Milliarden Euro im Jahr 2010. Das prognostiziert eine Studie der US-Marktforschungsfirma International Data Corporation (IDC).

Lohnt es sich überhaupt, weiterhin kontinuierlich in solche Systeme zu investieren? Möglicherweise nicht. Wir haben am Working Knowledge Research Center des Babson Colleges die Kosten für den Wissenstransfer in Unternehmen untersucht. Das Ergebnis: Die Bemühungen der Vergangenheit waren sicherlich wertvoll. Ob sich Investitionen in der Zukunft ebenfalls auszahlen werden, wird weniger stark davon abhängen, dass Firmen Systeme etablieren, die Informationen beschaffen können. Entscheidend wird sein, ob die Unternehmen Strategien parat haben, die Mitarbeitern dabei helfen, das zu nutzen, was die Systeme gefunden haben.

Wir führten eine Studie bei mehr als 200 Wissensarbeitern in vier verschiedenen

Organisationen durch: in der Defense Intelligence Agency (Nachrichtendienst, der die US-Streitkräfte mit Informationen versorgt), dem Educational Testing System (US-Non-Profit-Organisation, die Bewertungsverfahren im Bildungswesen anbietet), dem Pharmakonzern Novartis und dem Battelle-Institut (gemeinnützige Stiftung mit Sitz in Ohio und Genf, die im Bereich der Agrochemie und der analytischen Chemie forscht).

Die Befragten sollten zehn Tage lang Protokoll führen. Sie sollten ihren Zeitaufwand für den Austausch von Wissen schätzen; also wie viel Zeit sie damit verbracht hatten, Informationen zu suchen, Experten zu treffen, diesen die gewünschte Expertise zu entlocken, die Resultate zu interpretieren und das gewonnene Wissen anzuwenden. Insgesamt notierten die Teilnehmer über 3000 solcher Aktivitäten (siehe Grafik links).

Wir hatten - wie das auch die meisten Führungskräfte tun - vermutet, dass die Mitarbeiter die meisten Anstrengungen auf zwei Aktivitäten verwenden: herauszufinden, an welcher Stelle im Unternehmen sie Informationen bekommen können; und zu versuchen, mit den entsprechenden Experten ins Gespräch zu kommen.

Tatsächlich verwenden die Befragten aber weniger als 17 Prozent ihrer Arbeitszeit darauf, Informationen zu suchen und Treffen mit Experten zu vereinbaren. 80 Prozent der Zeit verbringen sie damit, den Experten relevante Informationen zu entlocken, diese zu interpretieren und dann anzuwenden. Die Ergebnisse blieben konstant, unabhängig davon, wie alt die Mitarbeiter waren, welche hierarchische Position sie innehatten und wie lange sie schon beim jeweiligen Arbeitgeber beschäftigt waren.