Zusammenarbeit Endlich Meetings, die tatsächlich etwas bringen

In den ersten zwei Minuten eines Meetings entscheidet sich, wie produktiv es sein wird. Wie der Start gelingt – und Ihre Treffen dadurch gewinnen.
Warum sitzen wir hier eigentlich zusammen? Machen Sie vor Meetingbeginn klar, was das Ziel der Besprechung ist.

Warum sitzen wir hier eigentlich zusammen? Machen Sie vor Meetingbeginn klar, was das Ziel der Besprechung ist.

Foto: boggy22 / Getty Images/iStockphoto

Wir wissen alle, wie wichtig der erste Eindruck ist – und was dabei alles schiefgehen kann. Ein schlaffer Handschlag vermittelt vermeintlich geringes Selbstvertrauen. Ein zerknitterter Anzug lässt Sie faul erscheinen. Ein zu großes Mitteilungsbedürfnis wird als Beleg für emotionale Instabilität gedeutet. Aber haben Sie jemals darüber nachgedacht, welchen ersten Eindruck die Teilnehmer von Ihren Meetings haben?

Auch hier kann eine Menge schiefgehen: Verzichten Sie auf eine klare Agenda, werden Ihre Zusammenkünfte nur zu leicht von anderen und deren Interessen gekapert. Wenn Sie Ihre Sitzungen immer wieder unterbrechen, um Nachzügler zu begrüßen, vermitteln Sie den Teilnehmern damit, dass sie die Kontrolle über den Ablauf beanspruchen können. Lassen Sie Monologe zu, entsteht bei den Teilnehmerinnen das Gefühl, sie hätten dem Treffen auch fern blieben können.

Wenn Sie die Produktivität Ihrer Meetings steigern wollen, sollten Sie größten Wert auf einen präzisen und durchdachten Einstieg legen. Der gute Anfang einer Konferenz ist wie eine Ouvertüre: Er gibt den Ton an, stellt die wichtigsten Themen vor und gibt einen Ausblick auf das, was die Teilnehmenden von der Zusammenkunft erwarten können. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Methoden, die Sie gleich zu Beginn Ihrer nächsten Besprechung ausprobieren können.

Machen Sie den Zweck der Besprechung klar. Es ist erstaunlich, wie viel Zeit in Sitzungen verloren geht, weil niemand weiß, warum sie stattfindet. Denken Sie daran, den Zweck der Sitzung in der Vorankündigung zu nennen und zu Beginn der Sitzung zu wiederholen. Unterscheiden Sie zwischen Sitzungen zur Ideenfindung und Meetings zur Entscheidungsfindung. Separieren Sie die Themen: Halten Sie Besprechungen, in denen es um langfristige strategische Überlegungen geht, getrennt von jenen ab, die kurzfristige Maßnahmen identifizieren sollen. Sprechen Sie auch darüber, worum es in diesem Meeting nicht geht. Das könnte etwa so klingen: "Dies ist unsere monatliche Sitzung zum Thema Aufbau von Kapazitäten. Wir arbeiten heute daran, ein passendes System für unser Unternehmen zu finden. Alle Fragen, bei denen es um die detaillierte Umsetzung geht, müssen deshalb bis zur Betriebsbesprechung am Mittwoch zurückgestellt werden."

Erklären Sie, welches Ziel Sie mit den Agenda-Themen verfolgen. Die Punkte auf der Tagesordnung sollten sich in jeder Sitzung von regelmäßigen Meetings ähneln. Weil sich die Themen aber in unterschiedlichen Phasen befinden können, benötigen sie unterschiedliche Herangehensweisen. Vor jedem Punkt auf der Tagesordnung sollten Sie sich deshalb die Zeit nehmen und das konkrete Ziel erklären, das sich dahinter verbirgt. Wenn Ihr Ziel die Ideenfindung ist, kündigen Sie dies an und moderieren Sie die Diskussion entsprechend. Lassen Sie sich handlungsorientierte Teammitglieder nicht zu schnell auf eine Idee fokussieren, wenn die Ideensuche noch nicht abgeschlossen ist. Wenn hingegen eine Entscheidung erforderlich ist, sollten Sie die Kriterien und das Verfahren dafür klar formulieren. Lassen Sie die Teilnehmenden wissen, ob jede Person eine Stimme bekommt oder ob eine einzelne Person die Entscheidung fällen muss und um Ratschläge bittet.

Bitten Sie Teilnehmende, ihre Beiträge anzupassen. Forschungen weisen darauf hin, dass die kollektive Intelligenz eines Teams davon abhängt, wie gleichmäßig sich die Teammitglieder beteiligen. Deshalb ist es sinnvoll, dass Sie zu Beginn einer Besprechung erklären, welche Art von Beteiligungen von den Teilnehmenden erwünscht ist und wie lang ihre Beiträge sein sollten. Geben Sie eine ungefähre Redezeit vor und bitten Sie ausnahmslos alle, sich daran zu orientieren. Sie können beispielsweise sagen: "Ich brauche andere Perspektiven und neue Denkansätze. Wir können erst zum nächsten Punkt der Agenda übergehen, wenn wir uns alle einig sind."

Wiederholen Sie alle wichtigen Grundregeln. Wenn Ihr Team Gesprächsregeln oder Regeln für ein Meeting entwickelt hat (was ich sehr empfehle), können Sie den Anfang des Meetings nutzen, um alle daran zu erinnern, welche Regeln  in der Umsetzung noch ausbaufähig sind. Zu viele Teams machen sich die Mühe, Regeln festzulegen, nur um dann nie wieder darüber zu sprechen. Übertreiben Sie es nicht, sondern wählen sie nur eine Regel aus, die für die Diskussion besonders relevant ist: "Ich weiß, dass wir heute über einige sehr heikle Themen sprechen. Deshalb möchte ich alle daran erinnern, dass wir immer mit einer positiven Anmerkung beginnen."

Vermeiden Sie stille Post und unnötige Konflikte. Besprechungen sind oft so verhasst, weil sie sich oft lange hinziehen und trotzdem nicht die Probleme angesprochen werden, die eigentlich gelöst werden müssten. Viele Teams nutzen die Besprechungen vor dem eigentlichen Meeting und die Zeit danach, um die heiklen oder lästigen Themen anzusprechen. Das macht das eigentliche Meeting zur völligen Zeitverschwendung. Sprechen Sie das Risiko, dass unangenehme Themen angesprochen werden und einige Teilnehmende sensibel oder emotional darauf reagieren könnten, ausdrücklich an. Bitten Sie darum, dass Probleme in der Besprechung und nicht danach angesprochen werden. Klar: Das ist kein kugelsicherer Ansatz. Dennoch erhöht er die Wahrscheinlichkeit, dass in Ihrem Meeting Themen auf den Tisch kommen, die sonst unnötig über stille Post und Gerüchte auf dem Flur breitgetreten werden.

Entscheiden Sie, ob Sie eine Update-Runde benötigen. Ich wäre nachlässig, wenn ich mich nicht zu dem kontroversen Thema der Status-Updates äußern würde. Damit meine ich den Teil der Besprechung, in dem jeder Teilnehmer einen Statusbericht abgibt. Diese Updates sind bekannt dafür, dass sie viel Zeit in Anspruch nehmen und wenig Nutzen bringen. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, schaffen Sie die Update-Runde ab. Wenn Sie hingegen bereit sind, die Gesprächsrunde mit Themen auszustatten, die wichtig sind, dann sollten Sie den Statusbericht einplanen. Achten Sie jedoch auf eine Zeitbegrenzung und stoppen Sie jeden, der vom Thema abweicht: "Dies ist unsere vierteljährliche Strategiesitzung, also ist das Thema der heutigen Update-Runde der Trend, der Sie entweder begeistert oder Ihnen Angst einflößt."

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie an zu vielen Meetings teilnehmen. Es ist noch wahrscheinlicher, dass Sie an zu vielen schlechten Meetings teilnehmen. In der Regel können Sie schon in den ersten zwei Minuten feststellen, ob Sie Ihre Zeit hier sinnvoll nutzen oder aber verschwenden. Wenn Sie die Sitzung leiten, sollten Sie dafür sorgen, dass sie einen guten ersten Eindruck hinterlässt. Das erreichen Sie, in dem Sie deutlich machen, warum sich die Teilnehmenden in diesem Meeting befinden. Betonen Sie dabei, wie wichtig Gedankenvielfalt ist und welche Beiträge erwünscht sind. Wenn Sie das tun, werden die Teilnehmenden mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit mit mehr Elan in Ihre Besprechungen kommen und die Resultate deutlich mehr Gewinn bringen.

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