Konfliktmanagement Acht Regeln für bessere Meetings

Im Baseball vereinbaren Teams Grundregeln, um auf ganz unterschiedlichen Plätzen fair zu spielen. Führungskräfte können sich davon einiges abschauen, um Konflikte zu vermeiden und ihre Meetings produktiver zu gestalten.
Von Roger Schwarz
Foto: Michael Starghill / MLB Photos via Getty Images

Damit Meetings effektiv sind, brauchen sie: Grundregeln – und müssen diesen auch folgen. Daran scheitert es meist – wahllose Vorgaben, über die anschließend nie wieder ein Wort verloren wird, bringen nichts. Ihr gesamtes Team muss sich darüber einig sein, wie die Regeln durchgesetzt werden, und nur ihre konsequente Anwendung verbessert die Lösungs- und Entscheidungsfindung.

Es gibt verschiedene Arten von Regeln. Einige sind verfahrensorientiert: "Wir beginnen das Meeting pünktlich und beenden es auch pünktlich" oder "Unsere Handys sind stumm geschaltet". Diese Verfahrensregeln sind zwar nützlich und sorgen hoffentlich dafür, dass alle Teammitglieder pünktlich erscheinen und das Treffen nicht durch ständiges Telefonklingeln unterbrochen wird, sie schaffen aber keine produktivere Arbeitsatmosphäre.

Vermeiden Sie abstrakte Regeln

Ähnlich ist es bei abstrakten Regeln, wie "Behandle jeden mit Respekt" und "Sei konstruktiv". Diese Regeln konzentrieren sich auf ein wünschenswertes Ergebnis, ohne jedoch die spezifischen Verhaltensweisen zu benennen, die zu diesem Ergebnis führen. Während respektvolles Verhalten für einige Gruppenmitglieder bedeuten mag, dass sie die Vorschläge anderer Teammitglieder nicht kritisieren, kann es für andere Mitarbeiter genau das Gegenteil bedeuten.

Um Missverständnissen vorzubeugen und eine produktivere Arbeitsatmosphäre zu schaffen, sollten Sie sich daher auf Grundregeln für das Verhalten aller Beteiligten konzentrieren. Solche Regeln beschreiben spezifische Maßnahmen, etwa "Schlussfolgerungen erläutern und grundlegende Fragen stellen" sowie "Argumente und Absichten deutlich machen".

Studien haben drei Ziele ermittelt, die Führungsteams in ihren Sitzungen erreichen müssen: starke Leistung, eine positive Arbeitsbeziehung und individuelles Wohlbefinden. Ihre Grundregeln sollten darauf einzahlen. In der Praxis untergraben viele Meetingregeln stattdessen eines oder mehrere dieser Ziele.

Codewörter helfen oft nicht

Zum Beispiel wird in einigen Teams direkt darauf hingewiesen, wenn ein Mitglied vom Thema abweicht. "Das passt nicht zum Thema", sagt dann ein Kollege oder verwendet das für solche Fälle vereinbarte Wort, wie "Qualle". Das Problem: Alle Variationen der Grundregel "nicht abschweifen" basieren auf der Annahme, dass die Person, die "Qualle" ruft, richtig liegt mit ihrer Feststellung, dass ein anderer am Thema vorbeiredet. Möglicherweise trifft dieses Urteil gar nicht zu. Untersuchungen haben gezeigt, dass eine solche Unterbrechung dann negative Folgen haben kann: Die andere Person wird das Thema immer wieder ansprechen, um durchzudringen, oder sich für den Rest der Besprechung zurückziehen und schweigen. Das Team trifft dadurch möglicherweise schlechtere Entscheidungen, weil Beiträge nicht gehört werden oder ein Mitglied nicht bereit ist, eine getroffene Entscheidung mitzutragen und umzusetzen.

Stellen Sie besser eine Regel auf, bei der Annahmen und Schlussfolgerungen überprüft werden. Ein Teammitglied könnte dann etwa formulieren: "Bob, ich verstehe nicht, wie deine Bemerkung über Lieferantenrabatte mit der Frage zusammenhängt, wann wir das neue Produkt einführen sollten. Kannst du mir helfen, den Zusammenhang zu verstehen? Und falls die Themen nicht verknüpft sind, können wir das zu einem späteren Zeitpunkt besprechen?" So wird schnell klar, ob das Teammitglied recht hatte und die Annahme, dass Bobs Anmerkung am Thema vorbeigeht, stimmt.

Niemand kann erwarten, dass der Chef oder die Chefin allein auf die Regeln achtet.

Vielleicht wird durch eine solche Frage aber auch klar, dass Bob besonders systematisch denkt und ein wichtiges Problem erkannt hat, das alle anderen übersehen haben. Falls Bob einräumt, dass seine Bemerkung nicht direkt mit dem eigentlichen Thema des Meetings zusammenhängt, aber der Meinung ist, dass sein Aspekt dennoch besprochen werden muss, kann sich das Team schnell auf einen neuen Termin dafür einigen. So oder so führt diese Art der Kommunikation zu einer besseren Entscheidung, für die alle Teammitglieder Verständnis haben. Um eine Erklärung zu bitten, statt einfach nur zu unterbrechen, fördert zudem die Arbeitsbeziehungen, und Mitarbeitende sind weniger frustriert, weil ihre Standpunkte nicht gehört wurden.

In den 30 Jahren, die ich Führungsteams bereits unterstütze, habe ich acht Grundregeln entwickelt, die wissenschaftlich fundiert sind und Teams helfen, ihre Leistung, ihre Arbeitsbeziehungen und das individuelle Wohlbefinden zu verbessern.

  • Stellung beziehen und ehrliche Fragen stellen. Das ermöglicht Ihrem Team, Monologe und Streitigkeiten zu vermeiden und stattdessen Gespräche zu führen, in denen die Teammitglieder die Standpunkte der anderen verstehen und neugierig auf ihre unterschiedlichen Ansichten sind.

  • Teilen Sie alle relevanten Informationen. So sind alle auf dem gleichen Stand, und das Team hat umfassendes Wissen, mit dessen Hilfe es Probleme lösen und Entscheidungen treffen kann.

  • Entwickeln Sie gemeinsame Definitionen wichtiger Begriffe. Nennen Sie auch konkrete Beispiele für Formulierungen und Situationen. So stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die gleichen Wörter für die gleichen Sachverhalte verwenden und nicht aneinander vorbeireden.

  • Erklären Sie Ihre Absicht. Erläutern Sie Argumente für Ihren Vorschlag. So werden andere Teammitglieder besser verstehen, wie Sie zu einem Ergebnis gekommen sind. Abweichungen in der Argumentation können gemeinsam aufgedeckt und mögliche Denkfehler behoben werden.

  • Konzentrieren Sie sich auf Interessen, nicht auf Positionen. Streiten Sie nicht über unterschiedliche Lösungen. Identifizieren Sie stattdessen die Bedürfnisse, die für alle erfüllt werden müssen. Dadurch reduzieren Sie unproduktive Konflikte und entwickeln eher Lösungen, hinter denen das gesamte Team steht.

  • Testen Sie Annahmen und Schlussfolgerungen. Dadurch stellen Sie sicher, dass das Team Entscheidungen auf der Grundlage gültiger Informationen trifft und nicht auf der Grundlage von Bauchgefühlen  einiger Teammitglieder.

  • Legen Sie gemeinsam die nächsten Schritte fest. So verpflichten sich alle Beteiligten, als Team voranzukommen.

  • Diskutieren Sie auch scheinbar unlösbare Probleme. Dadurch bekommen Kolleginnen und Kollegen Raum, wichtige Probleme anzusprechen, die bis jetzt nicht erwähnt wurden . Gerade solche Probleme stehen einer Lösung oft entgegen.

Ob Sie bereits wichtige Regeln formuliert haben – oder es gerade tun. Vergessen Sie nicht den zweiten Schritt. Klären Sie im Prozess unbedingt, wie Sie im Team ganz konkret jede Regel anwenden wollen.

  • Vereinbaren Sie explizite Grundregeln und was sie bedeuten. Eine Reihe von Verhaltensweisen wird erst dann zu einer Grundregel, wenn sich alle Teammitglieder darauf einigen, sie anzuwenden. Der Begriff Grundregel wurde in den USA ursprünglich verwendet, um die Baseballregeln zu beschreiben, auf deren Einhaltung sich die Teams an einem bestimmten Ort oder auf einem bestimmten Gelände einigten. Diese Regeln waren – und sind noch immer – notwendig, um Baseball auf ganz unterschiedlichen Plätzen fair spielen zu können. Wenn sich Ihre Teammitglieder Zeit nehmen, über die Bedeutung der Regeln zu reden und ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, ist es wahrscheinlicher, dass die Regeln in verschiedenen Situationen einheitlich umgesetzt werden und dem Team so helfen.

  • Entwickeln Sie eine Teammentalität, die mit den Grundregeln übereinstimmt. Die Verhaltensweisen Ihres Teams werden durch die Werte und Annahmen bestimmt, von denen die Mitglieder angetrieben werden. Wenn Sie nur über Grundregeln sprechen, aber nicht über die Haltung, die dahintersteht, vergeben Sie eine Chance. Wenn Sie zum Beispiel einen Kollegen fragen, ob Sie etwas übersehen haben, statt ihn einfach zu unterbrechen, zeigen Sie Neugier und Offenheit. Die meisten Menschen können sich hinter diese Werte stellen.

  • Alle sind verantwortlich. Niemand kann erwarten, dass der Chef oder die Chefin allein auf die Regeln achtet. Stattdessen sollten sich alle Teammitglieder die Verantwortung teilen. Es muss auch geklärt werden, wie jeder Einzelne eingreifen darf, um auf einen Regelverstoß hinzuweisen.

  • Feedback hören und Verbesserungen umsetzen. Nehmen Sie sich am Ende jeder Teamsitzung fünf Minuten Zeit, um zu besprechen, wo das Team die Grundregeln gut angewendet hat und wo es Möglichkeiten gibt, sich zu verbessern. Führen Sie diese Feedbackrunde unbedingt durch, wenn noch alle anwesend sind.

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