Wenn ein neuer CEO das Ruder übernimmt und weitreichende Veränderungen plant, widmet er oder sie sich vor allem der strategischen Neuausrichtung und definiert die für den Wandel erforderliche Kultur. Entsprechend sucht er sich seine Topmanager aus und legt seine prioritären Aufgaben fest. Ein Faktor bleibt dabei jedoch häufig unberücksichtigt: die Verwaltungsstrukturen, die das Tagesgeschäft am Laufen halten und entscheidend zur Effektivität des CEOs  beitragen. Sie sorgen dafür, dass der Chef seine begrenzte Zeit optimal nutzen kann, dass er im richtigen Moment mit den nötigen Informationen versorgt wird und stets auf dem aktuellen Stand der Dinge ist, ohne selbst nachhaken zu müssen.

Die meisten Unternehmenslenker übernehmen die Strukturen ihres Vorgängers. Oft auch dann, wenn sie eigentlich gar nicht zu ihrer persönlichen Arbeitsweise passen oder für den anstehenden Transformationsprozess ungeeignet sind. Dabei ließe sich der Informationsfluss, auf den CEOs für ihren Erfolg angewiesen sind, häufig erheblich besser organisieren. Hier spielt der Chief of Staff (CoS) eine wichtige Rolle.

In den 25 Jahren, die ich in einem Beratungs- und Softwareunternehmen tätig war – zwölf davon als Chairman und CEO –, hatte ich selbst einen Chief of Staff. In meiner Rolle als Berater und Mitglied des Boards habe ich mehreren Dutzend Führungskräften empfohlen, sich ebenfalls um eine solche Unterstützung zu kümmern. Dem einen oder anderen habe ich auch bei der Kandidatensuche und Ausgestaltung der Stelle geholfen. Dabei hat sich gezeigt: Generell sollten CEOs die Position auf ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden. Es gibt jedoch einige grundlegende Aufgaben, mit denen jeder Chief of Staff betraut werden sollte. Das Ziel seines Handelns ist klar: die zeitlichen Abläufe, den Informationsfluss und die Entscheidungsfindung effektiver gestalten.

In den Augen von Patrick Aylward, Vice President und Chief of Staff bei Horizon Blue Cross Blue Shield of New Jersey, übernimmt ein CoS fünf verschiedene Rollen: Als eine Art Fluglotse verhilft er dem CEO und seinem Führungsteam zu mehr Sicherheit und Orientierung bei Entscheidungen. Als Integrator sorgt er dafür, dass interne Grenzen und Hindernisse überwunden werden. Als Kommunikator verbindet er das Topmanagement mit dem Rest des Unternehmens. Als ehrlicher Gesprächspartner verhilft er dem CEO zu Weitsicht, weil er sich nicht von Partikularinteressen leiten lässt. Und als Vertrauter seines CEOs handelt er frei von jeglicher eigenen politischen Agenda.

Aylward beschreibt dies mit den Worten: "Während die anderen Mitarbeiter, die direkt an den CEO berichten, in der Regel auf ihren jeweiligen Bereich fokussiert sind, hat ein guter CoS die Bedürfnisse des gesamten Unternehmens im Blick."

Anforderungsprofil eines Multitalents

Besonders kompetente Chiefs of Staff unterstützen ihre Vorgesetzten dabei, Richtlinien zu entwickeln, und kümmern sich auch um deren Umsetzung. Sie erkennen Probleme frühzeitig und regeln besonders sensible Angelegenheiten mit dem nötigen Fingerspitzengefühl. Sie sind das zusätzliche Paar Augen und Ohren ihres Chefs und weisen ihn auf politische Stolpersteine hin, die er womöglich übersehen würde – vor allem wenn er neu im Unternehmen ist. Besonders wichtig: CoS handeln mit der impliziten Zustimmung ihres Vorgesetzten und brauchen deshalb Demut, Reife und das richtige Gespür für die jeweilige Situation.