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Informationstechnik So senken Sie IT-Kosten

Es gehört zu den ungeschriebenen Gesetzen von IT-Budgets, dass sie überzogen werden. Das Ergebnis von IT-Projekten kann verbessert werden, wenn Sie die sieben wichtigsten Kostentreiber im Griff haben - und die Spendierfreude Ihrer Führungskräfte zügeln.
Von Susan Cramm
aus Harvard Business manager 4/2009

Informationstechnikbudgets kommen oft so lebenswichtig für Kernaufgaben und so wesentlich für entscheidende Veränderungsbemühungen daher, dass sie enorm widerstandsfähig gegenüber Kürzungen sind - selbst in der Krise. Deshalb müssen Budgets sehr gründlich untersucht werden, denn Verschwendung gibt es in der IT gratis.

Unternehmen geben zu viel für IT aus, weil Forderungen der Manager vor Ort kaum abgelehnt werden. Es lohnt sich, wenn Geschäftsleitung sowie die IT- und Bereichsleiter sich mit den sieben wichtigsten tatsächlichen Treibern der IT-Kosten auseinandersetzen. Diese Wahrheiten beruhen auf 30 Jahren Erfahrung in IT, Gesprächen mit Verantwortlichen in sechs Unternehmen und einer Analyse der Thesen aus "Does IT Matter? An HBR Debate" vom Juni 2003 (www.johnseelybrown.com/Web_Let ters.pdf.). Mit diesen Wahrheiten umzugehen ist heikel. Der Bereich IT kann das nicht allein, denn einem Business-Partner im Unternehmen etwas zu verweigern stört die beiderseitige Beziehung. IT-Mitarbeiter brauchen Unterstützung von oben: Fordern Sie erfahrene IT- und Bereichsleiter auf zu untersuchen, wie - und nicht ob - die sieben Wahrheiten zu Ihrer Organisation passen. Konfrontieren Sie Ihre Führungskräfte mit den Ergebnissen. Die Dis-ziplin, die Sie jetzt entwickeln, wird sich auszahlen. Ein wirtschaftlicher Abschwung mag Auslöser für bewussteres IT-Management sein. Aber besser zu investieren und das eingesetzte Kapital zu mehren gerät nie aus der Mode.

Susan Cramm (susan@valuedance.com)ist President der Führungskräfteberatung Valuedance und Coach für Topmanager.

Sieben Wahrheiten über Hard- und Software

1. Neue Funktionen liefern, gemessen an den Kosten, selten Mehrwert.

- Bestimmen Sie für neue Funktionen ein Budget: für jede Funktion oder jeden Bereich in Abstimmung mit den zu erreichenden Zielen.

- Vergrößern Sie das Budget nicht. Wenn das Geld weg ist, ist es weg.

2. Projekte sind oft zu groß und dau-ern zu lange. Ursache sind oft un-nötige Funktionen in der Software.

- Verpflichten Sie Ihre Manager, dafür zu sorgen, dass neue Funktionen messbaren Wert liefern, bevor Sie die Projektfreigabe erteilen und erlauben, weitere Stufen zu finanzieren.

- Verknüpfen Sie die Vergütung des verantwortlichen Managements mit dem erzielten Wertbeitrag.

3. Früher gekaufte Anwendungen und die technologische Infrastruktur sind oft nicht ausgelastet.

- Nutzen Sie vorhandene Ressourcen, bevor Sie in neue Technik investieren.

- Verlangen Sie von der IT einen Ver-gleich der zusätzlichen Kosten neuer Infrastruktur mit einer sinnvollen Kostensenkung beim Unterhalt für die existierende Basistechnik.

4. Projekte scheitern zu oft.

- Minimieren Sie die Dauer von Projektstufen (ein engerer Zeitrahmen senkt das Risiko und erhöht die Erfolgschancen).

- Führen Sie Abbruchregeln für Pro-jekte ein (zum Beispiel: Stoppen Sie das Projekt, wenn das Startbudget zweimal angepasst wurde und es noch immer keine Betaversion gibt).

5. Technikteams werden zu selten für hohe Qualität belohnt, und die Qualität wird selten gemessen.

- Stellen Sie sicher, dass Entwicklung und Anwendungsunterstützung verantwortlich für die Betriebskosten gemacht werden, die durch Fehler entstehen. Dazu gehören auch Bitten um dringende Nachbesserungen und Anrufe bei der Hotline.

6. Manager wissen zu wenig über die IT-Systeme in ihrem Bereich.

- Folgen Sie dem Beispiel von Intuit, und berechnen Sie den Unternehmensbereichen die Kosten für sinnlose Anrufe bei der Hotline.

7. IT ist zu risikoscheu: "Niemand wurde je für die Wahl von IBM oder Microsoft als Lieferant gefeuert."

- Verlangen Sie von der IT die Überprüfung von Kosten und Vorteilen verlängerter Gerätetauschzyklen, verschobener Aktualisierungen bei Geräten und Software, gekündigter Unterstützungsvereinbarungen, des Einsatzes von Open-Source- Plattformen und -Software.

© 2009 Harvard Business School Publishing

Produktnummer 200904017, siehe Seite 104

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