Zur Ausgabe
Artikel 1 / 21
Nächster Artikel

Zeitmanagement Wie Manager ihren Tag planen

Zeit ist für Manager die knappste Ressource. Sie verbringen zu viel davon in starren Meetings und in ihrem Büro, ohne Freiraum für Spontanes. Dabei ist gutes Zeitmanagement der Führungskräfte entscheidend für den Unternehmenserfolg.
aus Harvard Business manager 9/2018
Foto: iStockphoto via Getty Images

In der Managementliteratur ist der CEO der Inbegriff von Unternehmensführung. Aber was diese besondere Position eigentlich ausmacht, wissen überraschend wenige. Obwohl CEOs in der Hierarchie ganz oben stehen, haben sie mit Herausforderungen und Beschränkungen zu kämpfen, die kaum jemand kennt, der diese Rolle nicht selbst ausfüllt. Ein großes globales Unternehmen zu führen ist eine überaus komplexe Angelegenheit. Die Bandbreite der Aufgabenbereiche reicht von den betrieblichen Funktionen über die Geschäftsbereiche bis zu einer Vielzahl an externen Themen. Das Spektrum der Adressaten erstreckt sich von Aktionären über Kunden, Mitarbeiter und Boardmitglieder bis hin zu Medien, Staat, gesellschaftlichen Organisationen und mehr. Der CEO muss wie kein anderer Manager mit all diesen Gruppen kommunizieren. Er ist das Gesicht des Unternehmens – nach innen und außen, wenn es gut läuft und in Krisen.

Natürlich können Firmenchefs auf reichlich Unterstützung und Ressourcen zurückgreifen. Eine Ressource aber ist bei ihnen knapper als bei allen anderen im Unternehmen: Zeit. CEOs haben nie genug davon, um all das zu tun, wofür sie zuständig sind. Trotzdem tragen sie die gesamte Verantwortung für alles, was das Unternehmen macht. Wie CEOs ihre Zeit einteilen und wo sie persönlich aktiv werden, ist entscheidend, nicht nur für ihre eigene Effektivität, sondern auch für den Erfolg des Unternehmens. Wo und wie sie sich einbringen, bestimmt, was gemacht wird, und signalisiert anderen, wo die Prioritäten liegen. Und es entscheidet über ihre Legitimität. Ein CEO, der nicht genug Zeit mit Kollegen verbringt, wirkt isoliert und abgehoben. Einer, der zu viel selbst entscheidet, gilt als Mikromanager und erstickt die Eigeninitiative der Mitarbeiter. Der Terminplan von CEOs zeigt (wie bei jeder Führungskraft), wie sie ihre Führungsaufgabe interpretieren, und fungiert als wichtiges Signal für die gesamte Belegschaft.

Dass so wenig darüber bekannt ist, wie CEOs ihre Zeit konkret einteilen, liegt unter anderem daran, dass nicht genügend systematische Daten zur tatsächlichen täglichen Arbeit vorliegen. Untersuchungen, die in diese Richtung gehen, konzentrieren sich entweder nur auf eine Handvoll Firmenlenker – Henry Mintzberg beobachtete 1973 fünf CEOs (zum Teil bei Non-Profit-Organisationen) über einen Zeitraum von fünf Tagen – oder stützen sich auf groß angelegte Umfragen zu einem kurzen Zeitraum (wie die Studie unserer HBS-Kollegin Raffaella Sadun, die 2017 in sechs Ländern 1114 CEOs eine Woche lang täglich telefonisch befragte).

Unsere Studie, mit der wir 2006 begonnen haben, zeigt zum ersten Mal über einen längeren Zeitraum umfassend und detailliert, was CEOs großer, komplexer Unternehmen den ganzen Tag lang machen. Bisher haben wir uns bei 27 CEOs, 2 Frauen und 25 Männer, jeweils ein Quartal lang angesehen, wie sie ihre Zeit einteilen. Ihre Unternehmen, von denen die meisten börsennotiert sind, verzeichneten im untersuchten Zeitraum im Durchschnitt einen Jahresumsatz von 13,1 Milliarden Dollar. Die Manager hatten alle am "New CEO Workshop" teilgenommen; das ist ein Intensivprogramm, das jedes Jahr neu ernannte CEOs in zwei Gruppen mit je 10 bis 12 Personen an die Harvard Business School führt. Insgesamt haben inzwischen mehr als 300 Firmenchefs dieses Programm absolviert.

Im Rahmen der Studie haben die Assistenten mithilfe von Codes aufgezeichnet, was ihre Chefs tun – eingeteilt in 15-Minuten-Abschnitte, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche. Die CEOs haben diese Aufzeichnungen in regelmäßigen Abständen überprüft. Herausgekommen ist ein Datensatz, der zeigt, wo, wie und mit wem CEOs ihre Zeit verbringen und mit welchen Aktivitäten, Themen und Aufgaben sie beschäftigt sind. Er offenbart aber auch, wie bei den Managern die Aufteilung zwischen Beruf und Privatleben aussieht. Alles in allem haben wir Aufzeichnungen zu nahezu 60 000 Stunden.

Nach der Zeiterfassungsphase haben wir die Daten mit den Chefs besprochen und die Ergebnisse des jeweiligen CEOs mit anonymisierten Daten der anderen bis zu jenem Zeitpunkt analysierten Manager verglichen. Bei diesen intensiven Besprechungen haben sich CEOs auch oft über die Schwierigkeiten ihres Zeitmanagements und über Fehler und Lektionen geäußert. Den aktuellen Datenstand haben wir auch den Teilnehmern der New CEO Workshops vorgelegt. Die Manager bezeichneten Zeitmanagement regelmäßig als eine ihrer größten Herausforderungen. Ihre Beobachtungen, Fragen und persönlichen Zeiteinteilungsansätze waren eine wertvolle Ergänzung unserer Untersuchungsergebnisse. Dieser Beitrag leistet drei Dinge:

Erstens liefern wir eine beschreibende Analyse der Daten. Wie viel Zeit verwenden CEOs auf berufliche, wie viel auf private Aktivitäten? Wie viel Zeit verbringen sie in Meetings und wie viel haben sie für sich allein, um Dinge zu durchdenken und zu analysieren? Wie sieht die Gewichtung von E-Mails im Vergleich zu persönlichen Interaktionen aus? Wie viel Zeit verbringen CEOs im Unternehmen, wie viel außerhalb? Haben sie mehr mit Kunden oder Investoren zu tun? Auf diese und viele andere Fragen liefern wir Antworten.

Zweitens bieten wir konkrete Vorschläge, wie CEOs ihr Zeitmanagement über die vielen Aufgabenbereiche hinweg effektiver gestalten können. Eine unserer auffälligsten Beobachtungen besteht darin, dass sich Topmanager in ihrer Zeiteinteilung zum Teil massiv voneinander unterscheiden (siehe auch Kasten "Große Unterschiede"). Zum Teil gehen die Abweichungen auf Unterschiede der Unternehmen und Managementpraktiken zurück. Viele Entscheidungen, etwa die Teilnahme an Unternehmensritualen, die wenig Rendite bringen, spiegeln aber bestehende Normen und Kulturen sowie die individuellen Gewohnheiten der jeweiligen Führungskraft wider. Bei unseren Gesprächen sagten alle CEOs, es gebe wichtige Bereiche, in denen sie ihre Zeit besser managen könnten.

Große Unterschiede

Wie unterscheidet sich das Verhalten der einzelnen CEOs? Neben den Durchschnittswerten ist auch eine Betrachtung der Abweichung interessant. Ähnlich verhalten sich CEOs bei der Zeit, die sie in Meetings verbringen, große Unterschiede gibt es dagegen bei der Zeit, die für Kunden reserviert ist.

Auf der Grundlage dieser Besprechungen und der Gespräche mit den Hunderten von CEOs in unseren Workshops sind wir zu der Überzeugung gelangt, dass alle Topmanager ihr Zeitmanagement verbessern können.

Weiterlesen mit Harvard Business manager+

Das Wissen der Besten – zu den wichtigen Fragen rund um Führung, Strategie und Management.

Wir liefern Ihnen Knowhow aus den renommiertesten Hochschulen der Welt, anschaulich und umsetzbar für Ihren Alltag als Führungskraft.

Ihre Vorteile mit Harvard Business manager+

  • Der Harvard Business manager

    Wissen, Werkzeuge und Ideen für nachhaltigen Erfolg – als E-Paper

  • Zugang zu den besten Texten der vergangenen Jahre

    Inspiration, Leadership-Skills und Praxistipps für erfolgreiche Führungskräfte

  • Einen Monat kostenlos testen

    jederzeit online kündbar

Ein Monat für 0,00 €
Jetzt für 0,00 € ausprobieren

Sie haben bereits ein Digital-Abonnement? Hier anmelden

Weiterlesen mit manager+

Immer einen Einblick voraus

Ihre Vorteile mit manager+

  • manager magazin+

    in der App

  • Harvard Business manager+

    in der App

  • Das manager magazin und den Harvard Business manager lesen

    als E-Paper in der App

  • Alle Artikel in der manager-App

    für nur € 24,99 pro Monat

Sie haben bereits ein Digital-Abonnement?

manager+ wird über Ihren iTunes-Account abgewickelt und mit Kaufbestätigung bezahlt. 24 Stunden vor Ablauf verlängert sich das Abo automatisch um einen Monat zum Preis von zurzeit 24,99€. In den Einstellungen Ihres iTunes-Accounts können Sie das Abo jederzeit kündigen. Um manager+ außerhalb dieser App zu nutzen, müssen Sie das Abo direkt nach dem Kauf mit einem manager-ID-Konto verknüpfen. Mit dem Kauf akzeptieren Sie unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzerklärung .

Zur Ausgabe
Artikel 1 / 21
Nächster Artikel
Die Wiedergabe wurde unterbrochen.