Selbstorganisation Warum Zeitmanagement manchmal alles nur noch schlimmer macht

Viele Methoden aus dem Zeitmanagement führen nicht dazu, dass wir uns weniger gestresst fühlen - eher im Gegenteil. Die Lösung: Radikal vereinfachen.
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Eine Hauptquelle für Stress ist für viele das allgegenwärtige Gefühl, nie genug Zeit zu haben. Als Reaktion darauf versuchen sich viele von uns an der Optimierung ihres Zeitmanagements. Wir versuchen, stundenlange Meetings in halbstündige Sprints zu quetschen, um "effizienter" zu sein, oder füllen die Lücken im Kalender mit kleineren Aufgaben, um unproduktive Zeit zu minimieren.

Paradoxerweise erhöht Zeitmanagement jedoch oft den Stress, dem wir ausgesetzt sind, anstatt ihn zu reduzieren. Denn wenn wir effizienter werden, schaffen wir dadurch nur Platz für noch mehr Aufgaben und setzen uns zusätzlich unter Druck. Dabei wäre uns mehr geholfen, würden wir die Wurzel des Problems angehen: die schiere Menge an Aufgaben, Entscheidungen und Ablenkungen.

Die Falle des Zeitmanagements

Der Wechsel ins Homeoffice während der Covid-19-Pandemie war ein interessantes Experiment, das das Paradoxon des Zeitmanagements veranschaulicht. Mehr als drei Viertel der Beschäftigten geben an, durch die Arbeit von zu Hause Zeit zu sparen, die typischerweise für den Arbeitsweg und Geschäftsreisen aufgewendet wird. Und etwa die Hälfte empfindet sich während der Heimarbeit auch als produktiver.

Doch trotz dieser gefühlten Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung zeigen Daten der Softwarefirma Atlassian, dass sich der durchschnittliche Arbeitstag weltweit um volle 30 Minuten verlängert hat - das Gegenteil dessen, was man erwarten würde, wenn die Menschen ihre Zeit produktiver nutzen. Erschwerend kommt hinzu, dass diese zusätzlichen 30 Minuten Arbeit vor allem auf Kosten der abendlichen Freizeit gegangen sind.

Zeitmanagement verspricht uns, dass wir, wenn wir effizienter werden, Platz schaffen können, um all unsere To-dos bequem unterzubringen. Und doch ist Zeitmanagement wie das Graben eines Lochs am Strand: Je größer das Loch, desto mehr Wasser strömt hinein, um es zu füllen. In einer Welt mit potenziell unendlichen Anforderungen ist das Freimachen einer Stunde in Ihrem Kalender wie das Zünden einer Signalfackel, die Ihre Bereitschaft ankündigt, sich auf ein weiteres Projekt zu stürzen oder eine zusätzliche Aufgabe zu übernehmen.

Das soll nicht heißen, dass Zeitmanagement keinen Wert hat. Produktivität ist wichtig. Aber in einer Welt, in der Burn-out  überhandnimmt, brauchen wir auch Strategien, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren, anstatt sie einfach nur unterzubringen.

Es gibt drei Dinge, die Sie tun können, um dieser Falle zu entkommen:

1. Reduzieren Sie die Menge der Aufgaben

To-dos stellen immer eine Vereinbarung dar: "Ich kümmere mich um das Budget-Update für das Meeting nächste Woche", "Ich bringe auf dem Heimweg etwas zum Abendessen mit" oder "Ich schicke Ihnen heute Abend die aktualisierten Power-Point-Folien."

Sobald eine solche Vereinbarung getroffen ist, entsteht Druck, diese auch einzuhalten. Falls uns dies nicht gelingt oder wir nachverhandeln müssen, entsteht außerdem zusätzlicher Stress durch das erforderliche Gespräch oder die Schuldgefühle, jemanden im Stich gelassen zu haben. Um den Druck zu reduzieren, müssen sie früher anfangen und Ihr Pensum reduzieren. Verringern Sie die Menge Ihrer Aufgaben. Wie Ihnen dies gelingt, hängt davon ab, ob Ihre Aufgaben Ihnen zugewiesen werden oder Sie diese selbst übernehmen.

Bei Aufgaben, die Ihnen zugewiesen werden, denken Sie in Prioritäten und nicht in Zeit. Wenn ein Vorgesetzter Sie bittet, etwas zu erledigen, wäre es zumeist etwas harsch, mit "Dafür habe ich keine Zeit" zu antworten. Fragen Sie stattdessen: "Wie soll ich das gegenüber x, y und z priorisieren?" Damit erreichen Sie zwei Dinge: Erstens liegt die Verantwortung für die Priorisierung beim Vorgesetzten und nicht mehr bei Ihnen. Zweitens verwandeln Sie eine sonst binäre Entscheidung in eine gemeinschaftliche Diskussion darüber, was am wichtigsten ist.

Für Aufgaben, die Sie sich selbst aufbürden, sollten Sie sich Zeiträume in Ihrem Kalender blocken. Wir überfordern uns oft selbst, weil wir unsere Kapazitäten zu optimistisch einschätzen. Wir schauen auf unseren Kalender, sehen etwas Freiraum zwischen Terminen und denken: "Okay, das kann ich wahrscheinlich bis Freitag schaffen." Und dann kommt der Freitag, und - siehe da - wir müssen nachverhandeln.

Die Herausforderung besteht darin, dass Ihr Kalender in der Regel nur die Ansprüche anderer auf Ihre Zeit anzeigt, die synchrone Arbeit betreffen. Also Aufgaben, die Sie mit anderen Personen zur gleichen Zeit erledigen: Meetings, Telefonate, Kaffeeklatsch und so weiter. Ihre To-dos wiederum sind eine weitere Liste von Vereinbarungen mit anderen Personen für asynchrone Arbeit, also Aufgaben, die Sie allein und nicht in Echtzeit mit anderen wahrnehmen. Die Lösung? Führen Sie Ihren Kalender und Ihre To-do-Liste zusammen, indem Sie für jede Ihrer Aufgaben Zeit in Ihrem Kalender einplanen. So können Sie sich einen vollständigen Überblick über Ihre bisherigen Verpflichtungen und die verbliebenen Kapazitäten verschaffen, bevor Sie eine weitere Aufgabe übernehmen.

2. Ersetzen Sie Entscheidungen durch Prinzipien

Das vergangene Jahr war geprägt von einer endlosen Aneinanderreihung von Entscheidungen: Schicke ich meine Kinder zur Schule? Kann ich meine Eltern besuchen? Ist es sicher, ins Büro zurückzukehren? Ständig mit Entscheidungen konfrontiert zu werden, die weitreichende Konsequenzen haben, für die es jedoch keine vollständige Informationsgrundlage gibt, kann zu dem führen, was Wissenschaftler als kognitive Überlastung bezeichnen. Diese tritt auf, wenn die Anforderungen der geistigen Arbeit, die wir leisten müssen, unsere Fähigkeiten zur Bewältigung übersteigen. Kognitive Überlastung erhöht zum einen die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Fehler machen, und trägt zum anderen erheblich dazu bei, dass Sie sich überfordert fühlen.

Sie können ihre kognitive Belastung zu reduzieren, indem Sie Entscheidungen durch absolute Prinzipien ersetzen. Die Ernährungswissenschaft sagt uns zum Beispiel, dass es für das Abnehmen viel effektiver ist, zu sagen: "Ich werde nach 19 Uhr nichts mehr essen" als "Ich werde meine Nascherei nach 19 Uhr einschränken". "Kann ich diesen Becher Joghurt haben? Wie wäre es mit einem Stück Obst?" - das absolute Prinzip, nach 19 Uhr nichts mehr zu essen, macht die Tür ein für alle Mal zu. Die Entscheidungen verschwinden.

Tim Ferriss, ein erfolgreicher Autor und Podcaster, nennt dies "die eine Entscheidung finden, die 100 Entscheidungen beseitigt". Für Ferriss bedeutete dies, den Grundsatz aufzustellen, im Jahr 2020 keine neu erschienenen Bücher zu lesen. Nachdem er jahrelang von eifrigen Autoren und ihren Publizisten mit Büchern überschwemmt wurde, die er lesen oder rezensieren sollte, befreite ihn dieses pauschale Prinzip von hunderten von Buch-für-Buch-Entscheidungen.

Steve Jobs entschied sich bekanntlich, jeden Tag das Gleiche zu tragen, um die Entscheidungsmüdigkeit zu beseitigen, jeden Morgen ein Outfit auswählen zu müssen. Jon Mackey, der Geschäftsführer der kanadischen Niederlassung der Personalberatungsfirma Heidrick & Struggles, stellte wiederum das Prinzip auf, freitags keine Meetings abzuhalten. Zuvor war es ihm nicht gelungen, durch individuelle Entscheidungen, welche Meetings er annimmt oder ablehnt, Zeiträume für konzentriertes Arbeiten zu finden. Auf diese Weise schuf er sich einen Tag in der Woche, an dem er sich gezielt auf Aufgaben fokussieren kann.

3. Nutzen Sie Struktur, um Ablenkungen zu minimieren

Ablenkungen halten uns davon ab, unsere Aufgaben zu erledigen und wichtige Entscheidungen zu treffen. Hierdurch unterdrücken sie in uns das Gefühl, dass wir es geschafft haben und die Arbeit weniger geworden ist. Sie verstärken das Gefühl der Überforderung.

Wenn Sie versuchen, Ablenkungen wie soziale Medien mit Willenskraft auszuschalten, treten Sie gegen eine Armee der besten Köpfe unserer Generation an. Diese Armee konzentriert sich unerbittlich darauf, wie sie das ausnutzen kann, was der Gründungspräsident von Facebook , Sean Parker, als "Schwachstelle in der menschlichen Psyche" bezeichnet, um ein Stück Ihrer Aufmerksamkeit zu stehlen. Wenn es um Ablenkungen geht, fahren Sie mit Struktur stets besser als mit Willenskraft.

Mehrere Führungskräfte, mit denen ich zusammengearbeitet habe, haben tagsüber Zeiträume festgelegt, in denen sie das WLAN ihres Laptops ausschalteten, um sich zu konzentrieren. Andere haben feste 30-minütige Zeitfenster eingerichtet, in denen ihr Team vorbeikommen kann, um Fragen zu klären und Anweisungen zu erhalten. Dies hat die Zahl derer, die im Laufe des Tages fragen: "Kann ich Sie für fünf Minuten sprechen?", drastisch reduziert.

Die ehemalige Deloitte-CEO Cathy Engelbert hörte auf, Besprechungen direkt hintereinander zu legen. Stattdessen ließ sie ihre Assistentin 10-minütige Pausen einplanen, die sie SMORs nannte - "small moments of reflection". Diese kurzen Erholungspausen sorgten dafür, dass Engelbert am Ende eines Meetings nicht schon durch Gedanken an die darauffolgende Besprechung abgelenkt wurde oder sich die Termine überlagerten.

In all diesen Fällen besteht die Lösung nicht darin, effizienter zu werden, um mehr Aufgaben, mehr Entscheidungen und mehr Ablenkungen unterzubringen. Der Imperativ ist klar: Vereinfachen. Reduzieren Sie die Zahl der Aufgaben, die Sie übernehmen, ersetzen Sie Entscheidungen durch Prinzipien und schaffen Sie Struktur, um Ablenkungen zu vermeiden.