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Wenn-dann-Pläne Wie Sie Ihr Gehirn überlisten

Trotz guter Absichten verfehlen die meisten von uns regelmäßig Abgabetermine und Zielvorgaben. Prioritäten verschieben sich oder etwas kommt dazwischen. Wenn-dann-Pläne helfen, Vorsätze einzuhalten.
aus Harvard Business manager 1/2021
Der Münchener Fotograf Daniel Delang begleitet seit zehn Jahren den "ARD-Musikwettbewerb", eine der wichtigsten Nachwuchsveranstaltungen weltweit. Delang sagt: "Mich interessieren vor allem die Momente hinter der Bühne. Ich will die Aufregung vor dem Auftritt einfangen und die Emotionen danach – Freude, Erleichterung, Enttäuschung."

Der Münchener Fotograf Daniel Delang begleitet seit zehn Jahren den "ARD-Musikwettbewerb", eine der wichtigsten Nachwuchsveranstaltungen weltweit. Delang sagt: "Mich interessieren vor allem die Momente hinter der Bühne. Ich will die Aufregung vor dem Auftritt einfangen und die Emotionen danach – Freude, Erleichterung, Enttäuschung."

Foto: Daniel Delang

Wenn Teams und Organisationen, aber auch Sie selbst Ziele erreichen wollen, genügt es nicht, einfach nur festzulegen, was zu tun ist. Sie müssen ganz explizit beschreiben, wie Sie sich die Umsetzung vorstellen.

Gehen Sie bei Teams zudem nicht davon aus, dass alle Beteiligten wissen, wie sie von einem Vorhaben zu einem Ergebnis gelangen. Mit einer Methode, die Motivationsforscher als Wenn-dann-Planung bezeichnen, können Sie erheblich verbessern, wie Sie Ziele formulieren und dadurch wirklich erreichen. Derartige Pläne funktionieren, weil Eventualitäten fester Bestandteil unserer neuronalen Struktur sind. Der Mensch ist sehr gut darin, Informationen als Wenn-dann-Beziehungen zu verarbeiten. Wir lassen uns in unserem Verhalten regelmäßig von solchen Verknüpfungen leiten. Häufig ist uns das nicht einmal bewusst.

Wenn wir exakt festlegen, wann, wo und wie wir unsere Ziele erreichen wollen, schaffen wir in unserem Gehirn eine Verbindung zwischen einer bestimmten Situation oder einem Reiz und einem erwünschten Verhalten: "Falls oder wenn x eintritt, dann mache ich y". Dieses Muster ist hervorragend dafür geeignet, eine konkrete Handlung auszulösen.

In mehr als 200 Untersuchungen haben wir herausgefunden, dass Wenn-dann-Planer ihre Ziele mit einer 300 Prozent höheren Wahrscheinlichkeit erreichen als andere Menschen. Die meisten dieser Studien konzentrieren sich auf Einzelpersonen. Wir stellen aber auch bei Gruppen einen ähnlichen Effekt fest.

Der Psychologe Peter Gollwitzer hat als Erster Wenn-dann-Pläne untersucht (siehe Interview ). Er war mein Postdoctoral Advisor an der New York University. Gollwitzer spricht davon, mithilfe derartiger Pläne "sofortige Gewohnheiten" zu bilden. Anders als viele andere Gewohnheiten stehen diese unseren Zielen nicht im Weg, sondern unterstützen uns dabei, sie zu erreichen.

Lassen Sie mich das an einem einfachen Beispiel verdeutlichen. Nehmen wir an, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter versäumen regelmäßig, ihre wöchentlichen Statusberichte rechtzeitig fertigzustellen. Deshalb geben Sie das Ziel aus, Ihnen künftig verlässlicher Bericht zu erstatten. Dazu sind alle bereit, doch in der Hektik des Alltags verlieren die Teammitglieder bald das Ziel aus den Augen. Deshalb fordern Sie jeden Einzelnen auf, einen Wenn-dann-Plan zu erstellen: "Wenn es Freitag, 14 Uhr ist, maile ich Susanne einen kurzen Statusbericht."

Der Reiz "Freitag, 14 Uhr" ist im Gehirn der Mitarbeiter jetzt verankert und direkt an die Handlung "meinen Bericht an Susanne schicken" geknüpft. Dieser Impuls verschafft sich konsequent Aufmerksamkeit. Unbewusst fangen Ihre Mitarbeiter an, nach ihm Ausschau zu halten. Deshalb verpassen sie den entscheidenden Zeitpunkt ("Es ist Freitag, 14 Uhr") auch dann nicht, wenn sie wegen anderer Dinge im Stress sind.

Sobald das Gehirn den "Wenn"-Teil des Plans erkennt, löst es den "Dann"-Teil aus – die Teammitglieder setzen den Plan um, ohne darüber nachzudenken. Freitags um Punkt 14 Uhr greifen sie automatisch zur Tastatur. Manchmal läuft der Prozess bewusst ab. Das muss aber nicht sein. Das heißt, Sie und Ihre Mitarbeiter erreichen das gesteckte Ziel, auch wenn Sie gerade mit anderen Projekten beschäftigt sind.

Studien haben diesen Ansatz unter kontrollierten Bedingungen bestätigt: Probanden, die Wenn-dann-Pläne erstellt hatten, reichten ihre wöchentlichen Berichte im Durchschnitt nur 1,5 Stunden zu spät ein. Wer keinen solchen Plan hatte, war im Schnitt acht Stunden in Verzug (siehe Kasten "Mehr Disziplin").

Der Wenn-dann-Reiz ist von großer Bedeutung. Ebenso wichtig ist es aber, genau aufzuschlüsseln, was die jeweiligen Teammitglieder wann tun sollen. Häufig ist es auch sinnvoll, das Wo und das Wie zu berücksichtigen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern helfen wollen, den ersten Schritt zu unternehmen – beispielsweise ein vorläufiges Budget für das laufende Geschäft festzulegen –, dann sollten Sie Wenn-dann-Pläne nach diesem Muster aufstellen:

  • Wenn es Montagmorgen ist, schreibt Jane detailliert unsere aktuellen Aufwendungen für Personal, externe Dienstleister und Reisen auf.

  • Wenn es Montag bis Mittwoch ist, treffen sich Surani und David mit den Managern in ihren Gruppen und erörtern den Ressourcenbedarf.

  • Wenn es Donnerstagmorgen ist, schreibt Phil einen Bericht, der die Zahlen und das qualitative Feedback zusammenfasst.

  • Wenn es Freitag, 14 Uhr ist, trifft sich das Managementteam, um Phils Bericht zu besprechen. Es bewertet auf dessen Grundlage die Situation und setzt dann die Prioritäten fest.

Solche Ansagen lassen wenig Raum für Missverständnisse. Aufgaben und Zeitrahmen sind klar abgesteckt. Jeder weiß, wofür er und die anderen jeweils verantwortlich sind.

Wirkt die Wenn-dann-Syntax auf Sie umständlich und gestelzt? Mag sein, denn so drücken wir uns für gewöhnlich nicht aus. Aber das ist sogar gut: Wenn wir Ziele natürlicher formulieren, bleiben die wesentlichen Details der Umsetzung nicht hängen. Durch die Wenn-dann-Konstruktion planen Menschen aufmerksamer und bewusster. Sie verstehen die nötigen Aufgaben nicht nur, sie führen sie auch tatsächlich aus.

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