Zeitmanagement Wie Sie Ihren Mitarbeitern beim Zeitmanagement helfen

Ihr Team ist immer spät dran oder reißt Termine? Mit ein paar einfachen Maßnahmen unterstützen Sie es dabei, das nächste Mal rechtzeitig fertig zu werden.
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Eines Ihrer Teammitglieder erledigt seine Aufgaben oft erst in allerletzter Minute, hält Deadlines nicht ein, manche vergisst es. E-Mails beantwortet er oder sie gar nicht oder um 2 Uhr morgens. Und immer scheint es deutlich mehr Erklärungen dafür zu geben, warum etwas nicht erledigt wurde, als Versuche, eine Aufgabe pünktlich in den Griff zu bekommen.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann haben Sie einen Mitarbeitenden im Team, der mit seinem Zeitmanagement zu kämpfen hat. Vorgesetzten fällt es oft schwer, das Problem richtig anzugehen. Vielleicht ärgern Sie sich so sehr über die Unzuverlässigkeit Ihres Mitarbeiters, dass Sie kurz davor sind, ihn abzumahnen. Vielleicht möchten Sie einem Teammitglied jedoch auch helfen, sich weiterzuentwickeln. Etwa der brillanten Mitarbeiterin, die außergewöhnliches leisten könnte, wenn sie nur endlich ihre Zeit effektiv nutzen würde.

In meinem Beruf als Zeitmanagement-Coachin spreche ich jeden Tag mit Menschen, die es nicht schaffen, sich ihre Zeit effektiv einzuteilen. Sie sind unsicher, wie Sie Ihren Teammitgliedern dabei helfen könnten? Dann finden Sie hier einige praktische Tipps, die die Situation wahrscheinlich schnell verbessern.

Akzeptieren Sie Ihre Gefühle

Ihre Emotionen gegenüber Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin hängen von einer Vielzahl Faktoren ab: etwa davon, wie schwerwiegend die Probleme sind, die durch das schlechte Zeitmanagement verursacht wurden und davon, welches Temperament Sie selbst haben. Auch, was von einem Projekt abhängt sowie Ihre eigenen Erwartungen und Ihr Stresslevel spielen eine Rolle

Bevor Sie Feedback geben, sollten Sie sich über Ihre Emotionen klar werden. Notieren Sie, was Sie denken und fühlen. Wichtig: Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter diese Gedanken nicht mit – weder per E-Mail noch auf andere Weise. Diese Aufzeichnungen dienen nämlich in erster Linie dazu, Sie dabei zu unterstützen, Ihren inneren Zustand zu analysieren.

Im nächsten Schritt sollten Sie entscheiden, ob Sie Ihren Gefühlen allein oder zusammen mit einer vertrauten Person auf den Grund gehen wollen. Schätzen Sie ehrlich ein, warum Sie aufgebracht sind. Ist es ein Mangel an Kontrolle? Ist es Furcht? Ist Ihnen die Sache peinlich? Sind Sie überfordert?

Dieser Prozess hilft Ihnen, negative Gefühle loszulassen, bevor Sie Feedback geben. Das ist wichtig – wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern zu hart ins Gericht gehen, nützt das niemandem.

Beurteilen Sie Ihre eigene Rolle

Es kann gut sein, dass Ihr Mitarbeiter ein schlechtes Zeitmanagement hat. Sie sollten sich jedoch überlegen, ob vielleicht auch Ihre eigene Planung ausbaufähig ist – und Sie auf die eine oder andere Weise zu den ständigen Verzögerungen beitragen.

Falls Sie Aufgaben in letzter Minute erteilen, keine klaren Anweisungen geben, selten Prioritäten setzen, nicht über ein Follow-up-System verfügen oder vergessen, Feedback zu geben, könnte dies die Probleme befeuern. Sollten Sie außerdem erwarten, dass Ihre Mitarbeiter ständig via E-Mail, Chat oder andere Kanäle erreichbar sind, sodass sie sich nicht konzentrieren können, kommt Ihnen zumindest eine Teilschuld zu.

Wenn Sie dies im Vorfeld des Feedback-Gesprächs erkennen, wird Ihnen bewusst, was Sie selbst hätten besser machen können.

Ermitteln Sie die wichtigsten Stressfaktoren

Anfang des Jahres hatte ich ein Problem mit einem Dienstleister, das mich sehr belastete. Es ging um ein großes Projekt, dessen Abschluss sich verzögerte. Nach einer Weile wurde mir klar, dass es für die pünktliche Fertigstellung nur wenige wirklich wichtige Stellschrauben gab. Sobald der Dienstleister hier ansetzen würde, würde ich mich wieder entspannen können.

Nachdem ich dies herausgefunden hatte, fühlte ich mich deutlich besser. Es erlaubte mir, eindeutig zu formulieren, welche Teilaufgaben für mich oberste Priorität hatten – und dies, obwohl das Projekt noch lange nicht fertig war.

Nehmen Sie sich die Zeit, genau zu überlegen, welche Probleme sich für Sie durch das schlechte Zeitmanagement Ihres Mitarbeiters ergeben: Fehlen Ihnen Informationen, die Sie für wichtige Besprechungen oder Präsentationen brauchen? Sind Sie gestresst, weil er Sie ständig bittet, Dinge in letzter Minute zu überprüfen? Kostet Sie die Trödelei Ihrer Mitarbeiterin Zeit oder Geld? Werden Sie unruhig, wenn es keine gute Kommunikation über den Status gibt? Sobald Sie dies wissen, werden Sie Ihre Feedbackgespräche gezielter führen.

Sagen Sie, was Sie brauchen

Sobald Sie wissen, was Sie stört, können Sie in aller Ruhe erklären, was Sie von Ihren Teammitgliedern benötigen, wann Sie es brauchen und warum Sie es brauchen. Oft empfiehlt es sich auch, Mitarbeitende zu fragen, ob und wie Sie sie unterstützen können, die entsprechenden Informationen zu beschaffen oder Aufgaben zu lösen.

Auch wenn Sie versucht sind, Ihre Frustration über den Stress und die Probleme, bei Ihrem direkten Vorgesetzten abzuladen: Lassen Sie es sein. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich über Gebühr aufregen oder defensiv werden, ist groß. Atmen Sie lieber tief durch und denken Sie daran, dass es ihr Mitarbeiter oder ihre Mitarbeiterin nicht böse meint, sondern einfach nur Schwierigkeiten mit dem Timing hat.

Leisten Sie Starthilfe

Manchmal reicht es, wenn Sie Ihrem unzuverlässigen Mitarbeiter klar sagen, was die Situation verbessern würde. In anderen Fällen müssen Sie jedoch mehr tun, um die Schwierigkeiten aus dem Weg zu schaffen.

Um Ihrem Mitarbeiter zu helfen, sein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen, sollten Sie die folgenden Maßnahmen ergreifen:

  • Erarbeiten Sie gemeinsam mit ihm Prioritäten für seine Arbeit

  • Brainstormen Sie mit ihm zusammen, in welche Richtung es gehen soll

  • Legen Sie Zwischenziele fest

  • Erledigen Sie einen Teil der Arbeit mit ihm gemeinsam

  • Verteilen Sie einige Aufgaben an andere Mitarbeiter

  • Verlangen Sie tägliche Berichte über die geplanten und durchgeführten Maßnahmen

Auch wenn Ihnen dies vielleicht aufwendig erscheint: Die Mühe lohnt sich. Wie ich in der Praxis immer wieder erlebe, hilft es ungemein, wenn Aufgaben von Anfang an so strukturiert sind, dass die Mitarbeiter sie erfolgreich lösen können. Es hilft ihnen zudem dabei, ihren Elan aufrechtzuerhalten, bis das Projekt abgeschlossen ist.

Erkennen Sie Fortschritte an

Wenn Sie bemerken, dass die Entwicklung in die richtige Richtung geht, sollten Sie selbst kleine Fortschritte würdigen. Vielleicht befürchten Sie, dass zu schnelles positives Feedback dazu führt, dass der Mitarbeiter wieder in alte Muster zurückfällt, bevor alle Aufgaben erledigt sind. In der Regel ist jedoch das Gegenteil der Fall: Positives Feedback trägt dazu bei, Selbstvertrauen und Motivation zu stärken und kann zu immer besseren Ergebnissen anspornen.

Ihr Mitarbeiter weiß wahrscheinlich, dass sein Zeitmanagement schlecht ist. Vielleicht hat er deshalb bereits sogar ein schlechtes Gewissen. Es wäre kontraproduktiv, diese negativen Gefühle zu verstärken und mehr Druck auszuüben. Oft führt dies nur zu noch mehr Verzögerungen. Machen Sie sich klar, dass Sie beide zum selben Team gehören – bauen Sie ihn deshalb auf und ermutigen Sie ihn auch weiterhin.

Holen Sie sich Unterstützung

Manchmal steckt eine Führungskraft jedoch selbst zu tief in der problematischen Situation. Ist dies der Fall, ist es egal, wie sehr Sie sich bemühen: Sie können kein objektives, ruhiges Feedback geben. Eventuell ist Ihr Mitarbeiter auch nicht in der Lage, Ihnen als seiner Chefin ehrlich zu sagen, was wirklich los ist. Etwa, dass er jeden Tag Stunden mit Surfen auf seinem Handy vergeudet oder dass es zu Hause Probleme gibt, die ihn ablenken.

In solchen Situationen ist es oft hilfreich, Ihren Mitarbeiter mit einem Coach zusammenzubringen oder ihm ein Zeitmanagement-Training bei einem Spezialisten anzubieten. Jemand, der genügend Distanz hat und über die richtige Qualifikation verfügt, kann Probleme oft effektiver lösen als eine Chefin, die bereits emotional stark engagiert ist.

Als Führungskraft können Sie niemanden dazu zwingen, sein Zeitmanagement zu verbessern. Aber Ihre Kommunikation und Ihr Handeln können enorm dazu beitragen, Probleme zu überwinden und die Produktivität Ihres Teams zu steigern.

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