Souverän statt überlastet Was kann ich wirklich schaffen?

Einfach mal mit seinen Aufgaben pünktlich fertig werden – das wär's. Ist nicht so schwer, sagt Coachin Sabina Nawaz und verrät fünf Tipps, mit denen Sie Zeitfresser erkennen und aushebeln können.
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Menschen sind Meister des Geschichtenerzählens. Regelmäßig erzählen wir uns selbst Märchen, um große Mengen Arbeit in möglichst kurzer Zeit zu erledigen – indem wir eine Aufgabe nach der anderen auf unsere To-Do-Listen schreiben und uns einbilden, sie alle innerhalb eines normalen Arbeitstages erledigen zu können. An dessen Ende sind wir dann regelmäßig fassungslos, wenn wir doch nicht alles geschafft haben und uns wieder mal sputen müssen. Diese Selbsttäuschung erfolgt niemals absichtlich; aber obwohl alle unsere Erfahrungen das Gegenteil behaupten, sind wir doch immer wieder überzeugt, dass wir an gewöhnlichen Tagen Außergewöhnliches leisten können.

Willkommen im Land des magischen Denkens. Wir alle waren dort schon einmal zu Gast und sind dem Fabelwesen der grenzenlosen Zeit hinterhergejagt. Wir reden uns ein, dass zu ambitionierte Pläne nicht etwa schädlich sind, sondern uns dabei helfen, überdurchschnittliche Leistungen zu erbringen. Besonders im Homeoffice sind wir davon überzeugt, dass wir durch selbstausbeuterische Überarbeitung zeigen können, was wir wert sind. Doch wenn wir uns dem magischen Denken zu sehr hingeben, werden wir Menschen, die sich auf uns verlassen, enttäuschen, wir werden Deadlines verpassen, immer erschöpfter werden und unsere Kreativität verlieren.

Es ist komplex, uns vom Märchen der grenzenlosen Zeit zu lösen – auch, weil es Vorgesetzte vielfach unterstützen, wenn wir uns ein superheldenhaftes Arbeitspensum aufladen. Am Ende allerdings, früher, als wir denken, wird auch der letzte Held müde.

Fünf typische Fehler

Betrachten wir den Fall von Francesca, einer Wissenschaftlerin in einem führenden Biotech-Unternehmen. Francesca hat es in ihrem Feld zu einiger Prominenz gebracht. Kollegen schätzen sie als Kooperationspartnerin, dutzende Frauen auf unteren Karrierestufen sehen sie als Mentorin; gleichzeitig hält sie regelmäßig Vorträge auf Konferenzen und unterstützt dazu noch einen Neffen, der an einer schweren Krankheit leidet.

Obwohl Francesca stolz auf ihre Arbeit ist, musste sie irgendwann feststellen, dass ihr keine Zeit bleibt für persönliche und empathische Mitarbeitergespräche, für sportliche Aktivitäten oder die eigene Familienplanung. Francesca sehnte sich nach einem realistischeren Zeitplan. Als sie sich erstmals von mir beraten ließ, wurde ihr allmählich klar, dass sie in Zeitnot war: überengagiert, überfordert und mit zu wenig Ressourcen ausgestattet. Nicht nur ihre Gesundheit und ihre persönlichen Beziehungen litten, auch ihre Mitarbeiter waren enttäuscht und verärgert, da sie einen unverhältnismäßig großen Teil der gemeinsamen Arbeit zu schultern hatten.

Francescas Muster, sich zu viel aufzuladen, offenbarte fünf zentrale Elemente des magischen Denkens über Zeitfallen, in die viele Menschen regelmäßig tappen. Gemeinsam haben wir Gegenmittel für jede dieser Fallen entwickelt.

1. Es ist ja nur vorübergehend

Als man ihr die wissenschaftliche Leitung einer internationalen Konferenz anbot, war Francesca spontan versucht, einzuschlagen – trotz der hunderten zusätzlichen Arbeitsstunden, die damit verbunden gewesen wären. Sie redete sich ein, dass ihre derzeitige Überlastung nur vorübergehend sei, und führte spontan drei Projekte an, die fast abgeschlossen seien; dabei ignorierte sie allerdings den ohnehin latent vorhandenen Strom neuer Anfragen und Aufgaben.

Wenn Sie wie Francesca dieser weit verbreiteten Fantasie anhängen, eine kurzfristige Aufgabe einfach so dazwischenschieben zu können, blicken Sie objektiv auf Ihre wichtigsten Projekte aus dem vergangenen Jahr. Welche davon waren langfristig geplant und welche davon haben Sie spontan übernommen, weil es Ihnen lohnend erschien? So können Sie ein realistischeres Bild Ihres zukünftigen Kalenders erstellen und leichter die wichtigsten Themen priorisieren. Den Rest gewichten Sie neu, indem Sie entweder Nein sagen, Ihre eigenen Erwartungen herunterschrauben oder aber um Hilfe bitten.

2. Das nächste Mal wird es einfacher

Selbst für Experten tauchen bei jedem neuen Projekt neue Herausforderungen und Unsicherheiten auf – zu schnell verändert sich die Welt. Francesca wiegte sich in dem Glauben, dass neue Projekte schneller von der Hand gehen würden als vorherige, hatte dadurch allerdings schlussendlich nur noch mehr lange Nächte. Im Verlauf unseres Coachings lernte sie, dass bestimmte Arten von Projekten trotz ausreichenden Fachwissens und detaillierter Planung grundsätzlich etwa 20 % länger dauerten als veranschlagt. Sie gewöhnte sich entsprechend an, nicht nur einen Puffer einzuplanen, sondern zwei, um garantiert nicht in Stress zu verfallen.

Wenn sie zum Beispiel davon ausging, für eine Ausarbeitung zwei Tage Zeit zu brauchen, addierte sie zunächst einen halben Tag zu dieser Schätzung dazu. Statt mit Dienstagabend plante sie für sich selbst also mit Mittwochmittag (Puffer 1); eine feste Zusage machte sie allerdings erst für Donnerstagabend (Puffer 2). Eine solche, an Ihren tatsächlichen Gewohnheiten orientierte Setzung von Puffern hilft dabei, Ihre Zeit realistischer einzuschätzen; das bewusst späte Setzen von Abgabeterminen und Fristen lässt Raum für Unerwartetes, reduziert Ihren Stress und erlaubt Zeit für andere Bereiche Ihres Lebens.

3. Ich werde direkt belohnt

Unser Wunsch, es anderen Menschen recht zu machen, stellt ein großes Hindernis für eine realistische Zeitplanung dar. Bestätigung durch den Chef oder Wertschätzung durch die Kollegen sind die Belohnungen, nach denen wir uns ausrichten. Der damit verbundene Dopaminrausch verleitet uns dazu, die Hand zu heben, sobald neue Aufgaben verteilt werden.

Statt aber instinktiv »Hier« zu rufen, sollten Sie zuerst überlegen, wie sich Ihre Kollegen fühlen, wenn Sie schlechte Arbeit abliefern oder sie durch Verzögerungen behindern, nur weil Sie selbst unbedacht Verpflichtungen eingegangen sind. Wenn Sie sich beim Planen Ihrer Aufgaben tatsächlich an der Wertschätzung durch Kollegen orientieren wollen, konzentrieren Sie sich dabei auf das Abschließen von Projekten, nicht auf deren Vergabe. So bleiben Ihre Aufgaben auch in der Summe machbar – und Ihre Beziehungen am Arbeitsplatz intakt.

4. Andere werden tun, was ich sage

Menschen aus ihrem gesamten Unternehmen (und manchmal auch von außerhalb) suchten regelmäßig Francescas Feedback, bevor sie Erklärungen abgaben, Briefings schrieben oder neue Projekte starteten. Die meisten von ihnen machten dabei wiederholt Fehler. Francesca schrieb eine Reihe von Best-Practice-Leitlinien, an denen sich die Kollegen orientieren sollten. Die meisten ignorierten diese Richtlinien allerdings schlicht. Sie erwarteten, dass Francesca trotzdem ausführliches Feedback gab oder die Dokumente umschrieb – was sie oft genug auch tat.

Die Lösung: Anstatt Stunden mit der Überarbeitung eines Dokuments zu verbringen, schickte sie es ohne Anmerkungen zurück und bat darum, die Best-Practice-Richtlinien 5 und 7 zu beachten, bevor der Bittsteller sich erneut meldete. Das heißt: Wenn Sie Dokumente und Richtlinien vorhalten, die anderen Menschen helfen, selbstständiger zu arbeiten, und ihre Kollegen halten sich nicht daran, dürfen Sie nicht sofort in die Detailarbeit gehen – Sie nehmen Ihren Kollegen damit die Chance, autonom zu arbeiten.

5. Ohne mich läuft es nicht

Francesca machte selten Fehler; ihre Arbeit wurde oft zitiert und hoch gelobt. Sie wusste, dass die Qualität eines Projekts leiden würde, wenn sie nicht mit voller Aufmerksamkeit dabei war, und redete sich in der Folge ein, bestimmte Aufgaben nur selbst wirklich gut machen zu können. Um diesen Glaubenssatz zu überwinden, gewöhnte sich Francesca an, einen Teil ihrer Pufferzeit für die Anleitung von Kollegen zu verwenden, anstatt selbst die ganze Arbeit zu machen. Ihr Team brauchte dadurch zwar etwas länger, um etwa einen wissenschaftlichen Beweis zu erbringen, aber ihre Kollegen gewannen so die notwendigen Fähigkeiten, um beim nächsten Mal autark bessere Ergebnisse abzuliefern.

Wir alle tragen eine Mitschuld daran, wenn wir den Mythos aufrechterhalten, unentbehrlich oder aber schlauer als alle anderen zu sein. Natürlich wollen wir notwendig für den Erfolg unseres Teams sein und wertgeschätzt werden. Aber wenn wir auch anderen erlauben, auf die richtigen Antworten zu kommen, stärken wir die Fähigkeiten des ganzen Teams, anstatt die Abhängigkeit von den Fähigkeiten einzelner aufrechtzuerhalten. © HBR 2021