Zeitmanagement Wie Timeboxing funktioniert und warum es Sie produktiver macht

Sie haben das Gefühl, sich nicht auf die Arbeit konzentrieren zu können und nichts zu schaffen? Dann probieren Sie es mit dieser einfachen Kalender-Methode.
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Vor einigen Jahren las ich Daniel Markovitz' Plädoyer, To-do-Listen in Kalender zu integrieren . Seitdem hat sich meine Produktivität mindestens verdoppelt. Sein (zumindest für mich) bedeutsamer Artikel beschreibt fünf Probleme mit To-do-Listen:

  1. Sie überfordern uns mit zu vielen Auswahlmöglichkeiten.

  2. Wir bevorzugen von Natur aus einfache Aufgaben, die leichter zu erledigen sind.

  3. Nur selten widmen wir uns Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind, wie zum Beispiel sich Zeit zum Lernen zu nehmen .

  4. To-do-Listen fehlt der wesentliche Aspekt der Zeit, die man zur Verfügung hat.

  5. Und es fehlt die Selbstverpflichtung, die uns dazu anhält, ehrlich zu bleiben.

Das überzeugt mich. Ich wechselte von meiner streng eingehaltenen To-do-Liste zu einem Kalendersystem, auch bekannt als Timeboxing (ein Begriff, der aus dem agilen Projektmanagement stammt). Alle fünf von Markovitz' Kritikpunkten haben sich bei mir manifestiert. In einer von uns durchgeführten Studie zu 100 Produktivitäts-Hacks wurde Timeboxing als am nützlichsten eingestuft. Und in den vergangenen Jahren habe ich auch einige zusätzliche Vorteile des Timeboxing kennengelernt, die ich gerne teilen möchte.

Erstens ermöglicht das Timeboxing in einem Kalender, Aufgaben flexibel zu platzieren. Beispiel: Wenn Sie wissen, dass ein Werbevideo an einem bestimmten Dienstag online gehen muss und dass das Produktionsteam 72 Stunden für die Korrektur der Texte benötigt, dann wissen Sie, wann Sie die Timebox - also die Zeit für die Textkorrektur - platzieren müssen.

Tatsächlich wissen Sie, wo Sie die Timebox platzieren müssen: Sie ist visuell, intuitiv, offensichtlich. Hart zu arbeiten und sein Bestes zu geben, ist manchmal nicht das, was tatsächlich erforderlich ist; die Alternative – das Richtige zur richtigen Zeit zu tun – ist ein besseres Ergebnis für alle.

Zweitens ermöglicht Ihnen die Praxis, effektiver zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Wenn alle Aufgaben in Ihrem Kalender stehen, können Kollegen sie sehen. Es ist also nicht nur wahrscheinlicher, dass Sie Ihre Arbeit so planen, dass sie mit den Zeitplänen anderer übereinstimmt (siehe oben), andere können so auch überprüfen, ob Ihr Arbeitsplan für sie passt. Gemeinsame Kalender (mit den dazugehörigen Datenschutzoptionen) sind in der Unternehmenswelt an vielen Stellen mittlerweile die Norm.

Drittens gibt es Ihnen eine umfassende Übersicht darüber, was Sie geschafft haben. Vielleicht sind Sie am Ende einer anstrengenden Woche angelangt und wissen gar nicht mehr so genau, was Sie überhaupt gemacht haben? Es steht in Ihrem Kalender. Oder eine Leistungsbeurteilung steht an – was waren die Höhen und Tiefen der letzten sechs Monate? Es steht in Ihrem Kalender. Oder Sie wollen eine Stunde dazu nutzen, um die nächste Woche zu planen und müssen wissen, was ansteht. All das steht in Ihrem Kalender. Stellen Sie nur sicher, dass Sie Ihre eigene persönliche Kopie dieser Daten haben, damit keine Daten verloren gehen.

Viertens: Sie werden ein wachsendes Gefühl von Kontrolle haben. Dies ist besonders wichtig, weil Kontrolle (auch bekannt als Freiwilligkeit, Autonomie usw.) der größte Treiber für Glück bei der Arbeit sein kann. Ständige Unterbrechungen machen uns weniger glücklich und weniger produktiv. Timeboxing ist das richtige Gegenmittel dafür. Sie entscheiden, was zu tun ist und wann es zu tun ist, schalten alle Ablenkungen für den Zeitraum der Timebox aus und erledigen es. Wiederholen es. Konstante Kontrolle und nachweisbare Erfolge sind enorm befriedigend, machen sogar süchtig. Dabei geht es nicht nur um Produktivität (größtenteils äußerlich), sondern auch um Absicht (innerlich, tiefgehend) und darum, wie wir uns fühlen.

Fünftens: Sie werden wesentlich produktiver sein. Das Parkinsonsche Gesetz besagt eher scherzhaft, dass sich die Arbeit ausdehnt, um die für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit zu füllen. Obwohl es sich nicht wirklich um ein Gesetz handelt (es ist eher eine zufällige Beobachtung), würden die meisten von uns zugeben, dass etwas Wahres daran ist (vor allem, wenn es um Meetings geht). Eine Folge dieser Beobachtung in der Praxis ist, dass wir oft mehr Zeit für eine Aufgabe aufwenden, als wir sollten – beeinflusst durch die Zeit, die zufällig zur Verfügung steht, anstatt wie lange die Arbeit wirklich dauern sollte (objektiv). Diszipliniertes Timeboxing befreit uns vom Parkinsonschen Gesetz, indem wir uns eine vernünftigen, begrenzten Zeitrahmen für eine Aufgabe setzen und uns daran halten.

Obwohl es schwer ist, den Nutzen jeglicher Zeitmanagement- oder Produktivitätsmaßnahmen genau zu benennen, ist er eindeutig enorm. Nehmen Sie nur ein alltägliches Beispiel: Benötigen Sie gewohnheitsmäßig zwei Stunden (kumulativ, oft über mehrere Sitzungen hinweg), um eine Aufgabe zu erledigen, die eigentlich in einer einzigen, konzentrierten, zeitlich begrenzten Stunde hätte erledigt werden können? Wenn die Antwort "Ja" lautet, dann könnte Ihre persönliche Produktivität doppelt so hoch sein wie im Moment.

Die kalendergesteuerte Zeiteinteilung hat viele Vorteile – und sie ist sehr wirkungsvoll. Die Methode beeinflusst positiv, wie wir uns fühlen (Kontrolle), wie viel wir als Einzelpersonen erreichen (persönliche Produktivität) und wie viel wir in den Teams erreichen, in denen wir arbeiten (verbesserte Zusammenarbeit). Dies ist vielleicht die wichtigste Fähigkeit oder Methode, die Sie als moderner Berufstätiger entwickeln können, da Sie Ihnen viel Zeit verschafft, um alles andere zu erreichen. Außerdem ist sie einfach anzuwenden und kostet nichts. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um eine Version davon zu finden, die für Sie funktioniert.

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