Selbstmanagement Wetten, dass Ihre To-Do-Liste zu lang ist?

Nur wenn Sie radikal streichen, werden Sie Ihre Aufgaben auch schaffen. So wählen Sie aus, was wirklich wichtig ist.
Foto: conceptualmotion / Getty Images/iStockphoto

"Wie war dein Tag?", fragte mich meine Frau Eleanor eines Abends. "Toll", antwortete ich und berichtete ihr von ein paar Höhepunkten. Dann fügte ich hinzu: "Aber auch frustrierend, weil ich nicht alles geschafft habe, was ich mir vorgenommen hatte.
Sie lächelte einfühlsam. "Das sagst du jeden Tag." Sie hatte recht: Das tat ich. Und es war frustrierend.

Obwohl es mir peinlich ist, das zuzugeben (schließlich habe ich "18 Minutes" geschrieben, ein Buch über Zeitmanagement), ist das Eingeständnis, ein Problem zu haben, der erste wichtige Schritt, um es anzugehen. Produktiv zu sein ist aktuell besonders herausfordernd, weil viele von uns von zu Hause arbeiten, mit weniger Struktur im Tag als sonst.

Es ist einfacher denn je, den ganzen Tag beschäftigt zu sein und trotzdem keine Fortschritte bei wichtigen Aufgaben zu machen ("Wo ist der Tag geblieben?"). Anstatt mich also weiterhin bei Eleanor zu beschweren, machte ich mich daran, die Dinge zu ändern - einen Weg zu finden, wie ich meine Tage mit dem Gefühl beenden kann, dass ich meine wichtigste Arbeit erledigt habe.

Ich betrachtete und verwarf einige gängige Lösungen:

  • Mehr Mühe geben. Wenn Sie von einem sich wiederholenden Muster frustriert sind, liegt das vielleicht nicht daran, dass Sie nicht gut genug sind oder sich nicht genug anstrengen. Es könnte sein, dass Sie mit Hindernissen konfrontiert sind, die nicht einfach durch mehr Anstrengung und Disziplin überwunden werden können.

  • Zu lange To-Do-Listen Zu viele Optionen können zu Aufschub und Prokrastination führen. Sheena Iyengar und Mark Lepper haben dazu umfangreiche Studien  durchgeführt: Wenn Käufer mit zu vielen Optionen konfrontiert werden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie überhaupt etwas kaufen.

  • Sich selbst schlecht machen. Auf Instagram haben alle ein perfektes Leben und bei LinkedIn hat jeder alles im Griff. Das ist aber nicht der Fall. Verschwenden Sie nicht Ihre Energie damit, sich mit anderen zu vergleichen.

Diese Ansätze haben bei mir nicht funktioniert und wahrscheinlich werden sie Ihnen auch nicht helfen. Aber eine Lösung stand über allen anderen. Sie hat bei mir jedes Mal funktioniert und das kann sie auch bei Ihnen. Diese eine Lösung? Betrachten Sie sie als "eine Aufgabe".

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Folgendes ist zu tun:

  1. Fangen Sie mit der langen To-Do-Liste an: Halten Sie sich nicht zurück - meine enthielt mehr als 50 Punkte.

  2. Nehmen Sie jetzt ein leeres Blatt Papier und schreiben Sie eine Aufgabe aus dieser langen Liste auf - nur eine -, die Sie unbedingt erledigen möchten. Wenn Sie etwas Großes auswählen (wie zu Beispiel: "Mein nächstes Buch schreiben"), brechen Sie es auf und suchen Sie sich eine Aufgabe heraus, die Sie in einem Zeitabschnitt erledigen können ("Die erste Seite der Einleitung schreiben").

  3. Legen Sie Ihre lange Liste beiseite und holen Sie sie erst wieder heraus, wenn Sie Ihre eine Aufgabe erledigt haben.

Wenn Sie mit der einen Aufgabe fertig sind, streichen Sie sie durch, sehen sich Ihre lange Liste noch einmal an und suchen sich eine neue Aufgabe aus, die Sie auf Ihre "Eine-Aufgabe-Liste" setzen wollen.

Wenn ich das mache, benutze ich besonders gerne Stift und Papier - es hilft mir, alle meine Aufgaben im Blick zu behalten. Aber Sie könnten Ihre eine Aufgabe auch auf ein Post-it schreiben und an Ihren Monitor kleben. Oder Sie benutzen eine App, um Ihre eine Aufgabe und Ihre lange Liste zu managen. Was immer für Sie am besten funktioniert.

Die lange Liste ist ein Überblick über alles, was Sie machen müssen. Es ist keine Arbeitsliste, sondern vielmehr eine eine Merkliste. Fügen Sie nach Belieben Aufgaben hinzu und entfernen Sie welche, die Ihnen nicht mehr relevant erscheinen. Ihr Zweck ist es, Sie davor zu bewahren, etwas Wichtiges zu vergessen. Mit dieser Liste werden Sie nie wirklich arbeiten.

Die "Ein-Aufgabe-Liste" spiegelt eine strategische und bewusste Entscheidung darüber wider, was Sie als Nächstes tun werden und worauf Sie sich weiterhin konzentrieren werden, bis es erledigt ist. Es mag sich albern anfühlen, nur eine Aufgabe auf die Liste zu schreiben, aber es ist der Schlüssel zum Erfolg. So wird die Aufgabe zu einer Verpflichtung und Sie werden diese mit einer größeren Wahrscheinlichkeit einhalten.

Mit dieser Methode schrieb ich mehrere Artikel für die Harvard Business Review, entwarf ein einwöchiges Führungskräfteprogramm, stellte einen neuen Marketing-Mitarbeiter ein, überarbeitet einen Vorschlag für ein Buch, an dem ich gerade schreibe, verfasste einen Newsletter für meine E-Mail-Liste, bereitete eine Rede vor und erledigte eine Reihe von kundenbezogenen und administrativen Aufgaben. Alles in einer einzigen Woche.

Ich habe all diese Dinge geschafft, indem ich die einzelnen Aufgaben der Reihe nach auf meine Liste der zu erledigenden Aufgaben gesetzt habe.

Vielleicht fragen Sie sich jetzt: Welche meiner etwa 50 Einträge sollte ich als erstes für meine "Eine-Aufgabe-Liste" auswählen? Wenn Sie einen Moment nachdenken, werden Sie wissen, was das Wichtigste ist.

Wenn Sie sich wirklich nicht sicher sind, sehen Sie sich Ihre Liste an und fragen Sie sich, was Sie am liebsten vermeiden wollen. Das ist wahrscheinlich das Wichtigste für Sie. Ihre nächste Aufgabe.

Bei der Wahl der einen Aufgabe gilt: Es ist schwer, etwas falsch zu machen. Wenn Sie bewusst an einer Aufgabe arbeiten, werden Sie auch eher versuchen, die Aufgabe fertigzustellen. Selbst wenn Sie sich festgefahren haben, bleiben Sie dabei.

Wenn Sie schreiben, schreiben Sie weiter, auch wenn Ihnen das, was Sie produzieren, nicht gefällt. Bleiben Sie dran, auch wenn Sie den Druck von unbeantworteten E-Mails oder von anderen unerledigten Dingen spüren. Sie müssen sich durch den Dreck arbeiten, um auf die andere Seite zu gelangen.

Wenn Sie die Herausforderung für etwas aufgeben, das im Moment einfacher erscheint, können Sie vielleicht noch mehr Punkte auf Ihrer langen To-Do-Liste abhaken, aber es wird Ihnen ein leeres Erfolgserlebnis vermitteln. Wählen Sie eine Aufgabe, verstecken Sie Ihre lange Liste und machen Sie sich an die Arbeit.

Wenn Sie dann jemand fragt, wie Ihr Tag war, wird Ihre Antwort lauten: "Toll! Die Aufgabe, die ich so lange aufgeschoben habe? Ich habe sie erledigt."

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