Der Tag sollte mehr Stunden haben. Das wünscht sich wohl fast jeder, möglich ist es natürlich nicht. Wie wäre es, wenn Sie stattdessen einen erheblichen Anteil Ihrer Arbeitszeit - vielleicht bis zu 20 Prozent - frei halten könnten, um sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, auf die es wirklich ankommt?
Wir haben in den vergangenen drei Jahren untersucht, wie Wissensarbeiter produktiver werden können. Dabei sind wir auf eine einfache Antwort gestoßen: Eliminieren oder delegieren Sie unwichtige Tätigkeiten, und konzentrieren Sie sich stattdessen auf wertvolle Arbeiten. Unsere Untersuchungen zeigen, dass Wissensarbeiter einen großen Teil ihrer Zeit - im Durchschnitt 41 Prozent - mit nicht zwingend notwendigen Aktivitäten vergeuden, die wenig persönliche Befriedigung bringen und kompetent auch von anderen übernommen werden könnten.
Warum also machen sie trotzdem weiter damit? Es ist leichter gesagt als getan, sich von einer Arbeit zu trennen. Wir halten instinktiv an Aufgaben fest, die uns das Gefühl geben, beschäftigt und deshalb wichtig zu sein. Unsere Vorgesetzten wiederum versuchen, mit immer weniger Aufwand mehr zu erledigen, und überhäufen uns mit so viel Verantwortung, wie wir gerade noch akzeptieren können.
Doch es gibt einen Ausweg aus dieser misslichen Lage. Wissensarbeiter können sich selbst produktiver machen, indem sie bewusst überlegen, wie sie ihre Zeit verbringen. Sie können entscheiden, welche Aufgaben für sie und die Organisation am wichtigsten sind und den Rest bleiben lassen oder abgeben. Diese Intervention haben wir mit 15 Führungskräften in unterschiedlichen Unternehmen ausprobiert. Sie schafften es, die Beschäftigung mit weniger wertvollen Aufgaben zu verringern: Sie reduzierten reine Schreibtischarbeit um durchschnittlich sechs Stunden, die in Meetings verbrachte Zeit um zwei Stunden pro Woche.
Die Vorteile sind unübersehbar. Lotta Laitinen zum Beispiel ist Managerin bei If, einem skandinavischen Versicherungsmakler. Sie verzichtete auf Meetings und administrative Tätigkeiten, um Zeit für die Unterstützung ihres Teams zu gewinnen. Innerhalb von drei Wochen stieg der Umsatz ihrer Einheit um 5 Prozent.
Zwar war nicht jeder Teilnehmer unserer Studie so erfolgreich, doch insgesamt waren die Ergebnisse durchaus beeindruckend. Letztlich haben wir nichts weiter getan, als die Wissensarbeiter darum zu bitten, ihre Arbeit zu überdenken und neu auszubalancieren. Auf diese simple Weise konnten wir ihnen dabei helfen, im Durchschnitt fast ein Fünftel ihrer Zeit - also einen vollen Arbeitstag - frei zu machen und sich in den gesparten Stunden mit lohnenderen Aufgaben zu beschäftigen (siehe Kasten "Was Wissensarbeiter erledigen") .
Warum es so schwierig ist
Wissensarbeiter sind für ihre Vorgesetzten eine echte Herausforderung. Die Arbeit, die sie erledigen, ist schwierig zu beobachten (weil sie sich größtenteils in den Köpfen abspielt), und die Qualität lässt sich oft nur subjektiv bewerten. Ein Manager mag zwar den Verdacht haben, dass einer seiner Leute seine Zeit ineffizient nutzt. Das genaue Problem zu diagnostizieren ist aber kaum möglich, und ein Gegenmittel zu finden noch weniger.
