Podcast Team A Wie sich E-Mails und Kalender bändigen lassen

Prioritäten setzen, Nein sagen – und nervige Pflichtaufgaben nach der 5-Minuten-Regel angehen. Die besten Tipps für kluges Selbstmanagement.

Die Corona-Pandemie hat das Zeitmanagement vieler Managerinnen und Manager durcheinandergewirbelt. Lange Tage voller Videokonferenzen sorgen für Stress, ständige Chatnachrichten und E-Mails machen es schwer, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. "Viele Menschen sind so ausgelastet, dass sie sich kaum noch vorstellen können, wie sich ihre Situation ändern ließe", sagt Linda Wulff, Coach für Produktivität und Zeitmanagement im Podcast Team A.

Sie führt mit ihren Kunden meist im ersten Schritt eine Bestandsanalyse durch und geht die Kalender Tag für Tag durch. "Am wichtigsten ist es, zu priorisieren und einzelne Aufgaben liegenzulassen", sagt sie. "Viele Menschen verwechseln Effizienz mit Effektivität. So ist man zwar immer beschäftigt, aber nicht unbedingt erfolgreich."

Im Podcast teilt Wulff, wie sich der Kalender besser nutzen lässt, etwa durch feste Blocker für alles, was länger als 30 Minuten dauert. Timeboxing ist eine gute Möglichkeit, sich den Tag zu strukturieren. Ziele sollten heruntergebrochen und mit festen Fristen versehen werden – meist wirkt das sogar erleichternd, weil das Ziel nicht mehr so erschlagend wirkt.

Für nervige Pflichtaufgaben wie die Steuererklärung oder das Beantworten von E-Mails empfiehlt die Expertin die 5-Minuten-Regel. "Verpflichten Sie sich, zu festgelegten Terminen mindestens fünf Minuten an der Aufgabe zu arbeiten. Wenn Sie danach immer noch keine Lust haben, hören Sie auf." Die meisten Menschen blieben dann zehn, 15 Minuten oder 30 Minuten am Ball. "Die erste Überwindung ist der mühsamste Schritt."

Auch eine volle Inbox lässt sich mit klaren Regeln bändigen. "Der Posteingang wird oft als To-do-Liste missbraucht", sagt Wulff. "Stellen Sie sich vor, Sie würden mit dem Briefkasten vor der Tür so umgehen wie mit Ihren Mails – Ihre Briefe einmal durchsehen, einen Teil rot markieren und wieder reinschmeißen. Am nächsten Tag dann das gleiche Spiel."

Team A - Der ehrliche Führungspodcast

Astrid (Maier, Xing-Chefredakteurin) und Antonia (Götsch, Chefredakteurin des Harvard Business manager) - deshalb Team A - leiten seit Jahren Teams. Sie sprechen alle zwei Wochen mit Gästen aus Unternehmen und Universitäten offen über starke Führung und das, was Managerinnen und Manager umtreibt.

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Wie das Zero-Inbox-System funktioniert, zu welchen Anliegen Sie Nein sagen sollten und wie Sie sich klug selbst organisieren, erfahren Sie in der aktuellen Folge von Team A.

Im ehrlichen Führungspodcast Team A sprechen die Chefredakteurinnen Antonia Götsch (Harvard Business manager) und Astrid Maier (Xing News) alle zwei Wochen mit Managerinnen und Managern, Gästen aus der Wissenschaft und dem Sport über Führung, Strategie und Management. Team A erscheint vierzehntäglich hier sowie auf Spotify  und Apple  im Podcast