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Selbstmanagement Endlich produktiv

Haben Sie wieder nur halb so viel geschafft, wie Sie eigentlich geplant hatten? Dann sind Sie wahrscheinlich in eine dieser fünf Fallen getappt.
aus Harvard Business manager 3/2020

Illustration: Lennart Gäbel

Gehen Sie manchmal frustriert nach Hause und ärgern sich, wie wenig Sie während Ihres Arbeitstages geschafft haben? Die gute Nachricht: Sie sind nicht allein. Untersuchungen zeigen, dass nur 26 Prozent der Menschen all ihre Aufgaben erledigt haben, bevor sie abends das Büro verlassen. Häufig hat man das Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, aber dann doch nichts Wichtiges getan zu haben. Natürlich geht es im Leben nicht darum, ein Produktivitätsroboter zu sein, bei dem jede Sekunde optimiert wird. Aber die meisten von uns wollen ihren Job anständig organisieren und wichtige Ziele sowie kritische Probleme effizient lösen.

Ein guter erster Schritt ist, die mentalen Fallen zu verstehen, die uns typischerweise daran hindern, uns zu konzentrieren und unsere Aufgaben erfolgreich abzuschließen. Hier sind fünf häufige Fehler:

1. Sie überschätzen, wie viel Zeit für Konzentration Ihnen an einem typischen Tag zur Verfügung steht.

Langfristige kreative Projekte, strategisches Denken und der Aufbau von Fähigkeiten und Beziehungen erfordern große Blöcke konzentrierter Aufmerksamkeit. Oft denkt man, dass man den ganzen Tag oder sogar mehrere Stunden für diese Art von Arbeit hat, und plant seinen Tag entsprechend . Einen beträchtlichen Teil unserer Zeit im Büro nehmen jedoch Besprechungen, E-Mails, Chats, Telefonanrufe und die berühmten "schnellen Fragen" zwischendurch ein. Die aggregierten Daten der Zeiterfassungs-App RescueTime lassen vermuten, dass Menschen pro Tag nur eine Stunde und zwölf Minuten ununterbrochene Zeit haben.

Wenn Sie sich der begrenzten Zeit für konzentriertes Arbeiten bewusst sind, können Sie Ihre wichtigste Aufgabe priorisieren und sich für bestimmte Zeiträume vor Ablenkung schützen. Wenn Sie 60 bis 90 Minuten zur Verfügung haben, sollten Sie diese nutzen, um konzentriert an Ihren wichtigsten (und meist auch schwierigsten) Aufgaben zu arbeiten (so verlockend es auch sein mag, sich auf zeitkritischere Routinearbeiten zu konzentrieren).

Denken Sie auch daran, dass selbst mit diesen komplexen und wichtigen Projekten in der Regel einige administrative Aufgaben verbunden sind (zum Beispiel die Suche nach einer Referenz beim Schreiben eines Buches), die nicht so viel Konzentration und Kreativität erfordern. Sie sollten diese Aufgaben identifizieren und sie nicht in Ihrer kostbaren Bitte-nicht-stören-Stunde abarbeiten, sondern sie in den übrigen 15 Minuten zwischen zwei Meetings  erledigen oder in Zeiträumen, in denen Sie Unterbrechungen erwarten.

2. Sie übersehen bewährte, nachhaltige Methoden, die Ihnen zu langweilig oder zu einfach erscheinen.

Wenn Sie viel über Produktivitätsselbsthilfe lesen, sind Sie wahrscheinlich mit etlichen Konzepten aus der Kognitions- und Verhaltenspsychologie vertraut. Wenn Sie also die feste Absicht haben, etwas durchzuführen, werden Sie das mit großer Wahrscheinlichkeit auch umsetzen. Dazu gehört die Planung, wann und wo Sie eine Aufgabe erledigen und wie Sie Hindernisse überwinden, auf die Sie stoßen werden. Ebenso haben Sie vielleicht schon einmal gelesen, dass eine verringerte Anzahl an Entscheidungen pro Tag Ihre geistige Ermüdung drosselt und Ihre Willenskraft verbessert. Und Sie wissen womöglich, dass Sie früher mit einer Aufgabe beginnen, wenn Sie die benötigten Materialien oder Informationen zur Hand haben. Das klingt vermutlich nicht nach Rocket-Science, und viele tun diese Tipps als altmodisch ab – ohne sie jemals ausprobiert zu haben.

Planen Sie also für jedes Ihrer wichtigen Projekte den nächsten Schritt, und haben Sie alles, was Sie dazu benötigen, griffbereit. Wenn Sie zum Beispiel eine Rede auf Video aufnehmen wollen, richten Sie den geplanten Ort ein, machen Sie eine Testaufnahme für eine Minute und stellen Sie sicher, dass Sie genügend freien Platz auf Ihrem Aufnahmegerät haben. Wenn Sie solche praktischen Hindernisse gleich vorab beseitigen, werden diese später nicht Ihre Konzentration stören und wertvolle Zeit fressen.

Wenn Sie sich selbst gern als ein besonderes oder einzigartiges Individuum sehen, dann glauben Sie vielleicht, dass allzu simple Lösungen nicht gut zu Ihnen passen, da Sie ja anders sind als die anderen. Das ist eine Falle. Achten Sie darauf, dass Sie langweilige, aber einfache und bewährte Strategien anwenden, und zwar auf alle möglichen Arten. Werden Sie richtig gut darin, einfache Ideen kreativ anzuwenden, anstatt nach komplexen zu suchen.

3. Veränderung bedeutet für Sie alles oder nichts.

Wir vermuten oft, dass wir viel produktiver wären, wenn wir nur unsere Gewohnheiten ändern würden – und schaffen es am Ende dann doch nicht. Vielleicht glauben Sie ja, dass mehr Schlaf Ihre Produktivität steigern würde. Aber Sie sind einfach eine Nachteule und resistent gegen Ratschläge, früh ins Bett zu gehen. Anstatt mit gewaltiger Anstrengung diese Veränderung zu erzwingen, sollten Sie lieber nach neuen Routinen suchen, die Ihnen entsprechen, zu denen Sie bereit sind und die sich nicht wie eine große Sache anfühlen. Wenn Sie Ihre Beleuchtung automatisch dimmen, den Blaulichtfilter an Ihrem Handy verwenden oder die letzten 30 Minuten Ihres Arbeitstages damit verbringen, den nächsten Tag zu planen (und somit einen Übergang zu schaffen), kann es Ihnen gelingen, Ihre Schlafenszeit mühelos um 10 bis 15 Minuten vorzuverlegen.

Wenn Sie jedoch glauben, dass Sie zwei Stunden früher schlafen müssen und immer ohne das Handy auf dem Nachttisch und dass alles andere gar nichts bringt – dann werden Sie überhaupt keine Änderungen vornehmen. Pflücken Sie lieber die niedrig hängenden Früchte, die Sie weniger Kraft und Überwindung kosten. Wenn Sie erfolgreich eine einfache Änderung vornehmen, werden Sie automatisch bereit für weitere.

4. Sie vergessen, wie man wiederkehrende, aber seltene Aufgaben erledigt.

Wenn Sie täglich eine Aufgabe erledigen, haben Sie dafür wahrscheinlich einen effizienten Prozess. Wenn Sie sie nur ein paar Mal im Jahr erledigen, haben Sie höchstwahrscheinlich keinen. In "The Healthy Mind Toolkit" habe ich darüber geschrieben, dass ich jedes Mal, wenn ich meine Druckertrommel reinigen musste, mindestens zehn Minuten online die Anleitung dafür gesucht habe. Jetzt habe ich sie in einer E-Mail an mich selbst unter der Betreffzeile "Druckertrommel reinigen" gespeichert, sodass ich nicht mehr alle Schritte durchlaufen muss, um die Modellnummer meines Druckers zu finden und zu googeln.

Deshalb mein Tipp: Wenn Sie einen Vorgang abgeschlossen haben, den Sie in Zukunft wiederholen müssen, schreiben Sie sich selbst Anweisungen für die effizienteste Art und Weise, dies zu tun. Dann speichern Sie diese an einem leicht durchsuchbaren Ort.

5. Sie unterschätzen die Kosten von kleinen Zeit- und Energielecks.

Wenn Sie an den meisten Tagen ein wenig Zeit für Ihre wichtigen, aber nicht dringenden Großprojekte aufwenden, reicht das oft schon aus, um Ihre Gesamtergebnisse enorm zu verbessern. Gleiches gilt, wenn Sie auch nur ein bisschen Zeit dafür erübrigen, um etwas zu lernen und Ihre Fähigkeiten zu verbessern – vor allem im Vergleich dazu, was sie lernen, wenn Sie gar keine Zeit investieren. Andererseits können kleine Zeit- und Energielecks eine größere negative Auswirkung haben, als die Menschen denken. Die zehn Minuten, die Sie mit der Suche nach Schlüsseln oder der Beantwortung einer nicht relevanten E-Mail verbringen, sind an und für sich belanglos.

Addieren sich diese Fälle jedoch, können sie Ihren Flow stören, ein negatives Gefühl verstärken und viel Energie kosten. Wenn Sie aber Rituale entwickeln (etwa unnötige Entscheidungen reduzieren, Aufgaben rationalisieren und vereinfachen, Tätigkeiten delegieren, Checklisten anlegen), um die kleinen Zeit- und Energieverluste zu beheben, wird Ihnen das viel inneren Freiraum schaffen, der die Zeitersparnis bei Weitem übertrifft. © HBP 2020

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