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Priorisieren lernen Nein, nein, ja!

Jeden Tag kämpfen Sie tapfer, um im ewigen Zustrom neuer Anfragen nicht unterzugehen? Lernen Sie, wie Sie Aufgaben richtig bewerten, begründet ablehnen oder annehmen und dadurch Ihren Ruf und Ihre Karrierechancen verbessern.
aus Harvard Business manager 10/2020

ILLUSTRATION: MARIA CORTE

Seitdem viele Unternehmen bereichs- und funktionsübergreifend arbeiten, Verantwortlichkeiten nicht mehr scharf zuteilen und Weisungen durch mehrere Personen ermöglichen, ist die Arbeit komplizierter geworden. Die meisten von uns bearbeiten nun jeden Tag stundenlang Anfragen. Die Anliegen sind mal förmlich, mal formlos, mal groß, mal klein. Sie stammen nicht nur von direkten Vorgesetzten und Teamkollegen, sondern auch von "internen Kunden" aus allen Bereichen des Organigramms. Hinzu kommen noch Bitten von externen Interessengruppen: Familie, Freunden und Bekannten, manchmal sogar völlig Fremden. Sie trudeln über den Tisch hinweg ein, im Zoom-Meeting, per Telefon, E-Mail oder Sofortnachricht – die Gesuche nehmen kein Ende.

Dieser Zustrom von Anfragen ist entmutigend. Wie Sie mit ihm umgehen, entscheidet heute mehr denn je über Ihren beruflichen Erfolg und Ihr persönliches Wohlergehen. Sie können nicht zu allem und jedem Menschen Ja sagen und dann alles gut machen. Wenn Sie zu viele Aufgaben übernehmen oder die falschen Schwerpunkte setzen, verschwenden Sie Zeit, Energie und Geld. Sie konzentrieren sich nicht auf das, was wirklich wichtig ist. Trotzdem möchte niemand seine Kollegen oder andere Bezugspersonen verärgern oder enttäuschen – oder, schlimmer noch, sich wichtige Chancen im Beruf oder im Leben verbauen.

Sie müssen daher lernen, wann und wie Sie sowohl Nein als auch Ja sagen. Ein wohlüberlegtes Nein schützt Sie. Das richtige Ja ermöglicht es Ihnen, anderen behilflich zu sein, etwas zu bewirken, erfolgreich zusammenzuarbeiten und Ihren Einfluss zu vergrößern. Ihr Ziel sollte sein, sich den Ruf zu erarbeiten, dass Sie zur richtigen Zeit aus den richtigen Gründen Nein sagen, damit jedes Ja von Ihnen wirklich zählt.

Wie erreichen Sie dies? Im Rahmen meiner jahrzehntelangen Forschung in Hunderten von Organisationen habe ich mich damit befasst, was die Menschen auszeichnet, die zu den am höchsten geschätzten, unentbehrlichen Mitarbeitern zählen. Dabei habe ich ein Grundgerüst entdeckt, das meiner Meinung nach funktioniert. Es besteht aus drei Teilen: die Anfrage bewerten; ein wohlbegründetes Nein aussprechen; und ein Ja liefern, mit dem Sie erfolgreich sein können.

Anfragen bewerten

Bei Finanzinvestitionen lassen die meisten von uns die gebührende Sorgfalt walten – wir beschaffen weitere Informationen, damit wir ein fundiertes Urteil fällen können. Wenn Sie zu einer Anfrage Ja oder Nein sagen, entscheiden Sie schließlich über die Investition Ihrer persönlichen Ressourcen, daher sollten Sie diese Entscheidung genauso sorgfältig abwägen.

Es beginnt damit, dass Sie darauf bestehen, dass die Anfrage klar definiert wird. Manchmal ist die Anfrage unpräzise formuliert, sodass man sie missversteht: Sie klingt nach mehr oder weniger Arbeit, als sie eigentlich ist, oder führt Sie auf Abwege. Deshalb sollten Sie sich selbst und dem Antragsteller helfen, indem Sie wesentliche Details der Anfrage in Erfahrung bringen. Eine solch detaillierte Auseinandersetzung mit dem Anliegen kann Ihnen den Ruf einbringen, sehr zugänglich zu sein. Das bedeutet aber nicht, dass Sie der Bitte zustimmen. Sie signalisieren lediglich, dass Sie die Bedürfnisse Ihres Gegenübers ernst nehmen, ob Sie nun helfen können oder nicht.

Stellen Sie Fragen, machen Sie sich Notizen, und klären Sie jeden Aspekt des Antrags, einschließlich der Kosten und des Nutzens. Orientieren Sie sich an den Notizen, die Anwälte, Buchhalter und Ärzte bei ihren Erstgesprächen erstellen – solche Gesprächsprotokolle dienen dazu, die Details über den Bedarf jedes einzelnen Klienten festzuhalten. Im Grunde helfen Sie dem Antragsteller beim Feinschliff seiner Anfrage, damit daraus ein ordentlicher Antrag wird. Das Erstprotokoll sollte die folgenden Punkte enthalten:

  1. Das heutige Datum und die heutige Uhrzeit.

  2. Wer ist der Antragsteller?

  3. Welches Ergebnis wird erwartet? Machen Sie konkrete Angaben.

  4. Bis wann soll der Auftrag fertig sein?

  5. Welche Ressourcen werden benötigt?

  6. Wer ist in dieser Angelegenheit federführend, und liegt die Zustimmung dieser Person oder Gruppe vor?

  7. Was sind die möglichen Vorteile?

  8. Was sind die offensichtlichen und die versteckten Kosten?

Je umfangreicher oder komplizierter die Anfrage, desto mehr Informationen sollten Sie sammeln. Natürlich gibt es Bitten, die Sie von vornherein nicht erfüllen können oder wollen. Und es kommen Anfragen auf Ihren Tisch, die so unbedeutend sind , dass ein Gesprächsprotokoll unnötig scheint – oder das Aufschreiben würde länger dauern, als die Anfrage zu erfüllen.

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