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Selbstmanagement Muss ich? Oder muss ich nicht?

Fast jeder kennt das Gefühl, überfordert zu sein. Sechs einfache Fragen helfen, im Alltag zu entscheiden, welche Aufgaben wirklich erledigt werden müssen – und welche Sie getrost liegen lassen können.

aus Harvard Business manager 8/2020
Foto: Lars Tunbjörk / Agence VU / laif

Sie sind davon überzeugt, dass Sie unentbehrlich sind und dasss alles, was Sie tun, von entscheidender Bedeutung ist? Sie fühlen sich trotzdem nicht ausreichend wertgeschätzt? Sie stecken in Ihrer derzeitigen Position fest, und es fällt Ihnen zunehmend schwerer zu entscheiden, was wichtiger ist – Arbeit oder Wohlbefinden?

Vielleicht hilft es Ihnen, wenn Sie Suleikha kennenlernen. Sie arbeitet als Senior Vice President für Finanzen und Verwaltung in einem Konzern. Sie gehört mit Sicherheit zu den zuverlässigsten und am besten organisierten Führungskräften, die ich je gecoacht habe. Sie beantwortete E-Mails innerhalb einer Stunde, arbeitete täglich eine lange Liste von To-dos ab und war für jedes ihrer Teammitglieder da, sobald es Unterstützung brauchte. Zudem ist Suleikha auch eine ausgewiesene Expertin auf ihrem Gebiet.

Das Problem

Dennoch wartete Suleikha vergebens auf eine Beförderung. Sie verbrachte ganze zwei Jahre länger auf ihrer Position als andere Kolleginnen und Kollegen. Für ihren Vorgesetzten war sie unentbehrlich. Trotzdem nahm er sich nie die Zeit, ausführlich mit ihr über ihre Karriereaussichten zu sprechen.

Ihre Kollegen respektierten sie, ließen sie jedoch nicht an ihren Gesprächen über wichtige strategische Themen teilhaben. Stattdessen baten sie Suleikha um Hilfe, wenn etwas schiefgegangen war und in letzter Minute gerettet werden musste. Suleikha bekam deutlich mehr solcher Notfälle zu lösen als andere Mitarbeiter im Unternehmen. Schließlich wusste jeder, dass sie in die Bresche springen würde – und zwar unabhängig davon, wie groß der Einsatz sein würde. Suleikha arbeitete sieben Tage in der Woche. Nie gönnte sie sich eine Pause.

Sie vernachlässigte ihre privaten Beziehungen. Verabredungen zum Sport sagte sie immer und immer wieder ab, um mehr Zeit fürs Arbeiten zu haben. Jahr für Jahr nahm sie so etliche Pfunde zu. Schließlich fühlte sie sich derart ausgebrannt, dass sie ernsthaft darüber nachdachte, ihren Job zu kündigen.

Doch bevor Suleikha die Leinen endgültig kappte, besprach sie sich mit ihrem Vorgesetzten. Er erkannte, dass er Suleikha entlasten musste. So kam es, dass sie und ich uns zu einem Brainstorming trafen, dessen Ziel es war, den Weg zu einer strategischer denkenden, gesünderen und endlich glücklicheren Suleikha zu ebnen.

Stecken Sie in der Helfer-Falle?

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Dann liegt die Ursache Ihres Problems vielleicht nicht in Ihrem Job oder bei Ihren Kollegen. Vermutlich liegt es an der Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit angehen. Nicht jedes Projekt und jede Aufgabe, die Sie übernehmen, erfordern Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit – manchmal ist nicht einmal konkretes Handeln nötig. Das gilt vor allem für jene Themen, die von anderen an Sie herangetragen werden. Deshalb sollten Sie überprüfen, ob die Arbeit, die bei Ihnen landet, zu Ihren eigentlichen Aufgaben gehört.

Sehr viele meiner Kunden verwenden sechs einfache Fragen, um zu entscheiden, ob ein To-do auf ihrer Liste tatsächlich unbedingt erledigt werden muss. Übrigens: Diese Fragen gelten auch, wenn Sie jemand explizit darum gebeten hat, eine Aufgabe für ihn zu übernehmen. Auch Suleikha macht das mittlerweile so.

1. Warum muss diese Aufgabe erledigt werden?
Suleikha war überrascht, als sie feststellte, dass es für rund ein Viertel ihrer Aufgaben keinen wirklich triftigen Grund gab. Sie waren weder für ihre Abteilung entscheidend, noch waren sie erforderlich, um den Laden am Laufen zu halten. Deshalb strich Suleikha beispielsweise das wöchentliche Meeting zum Statusupdate aus ihrem Kalender und schrieb stattdessen nur noch entsprechende E-Mails.

Die Frage nach dem Warum hilft, Aufgaben zu priorisieren. Dabei zeigt sich oft: Vieles kann entweder delegiert werden oder braucht keinerlei Bearbeitung.

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