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Selbstmanagement Lassen Sie sich nicht ablenken!

Erscheinen Ihnen E-Mails, soziale Medien und Apps auf dem Smartphone häufig spannender als Ihre aktuellen Aufgaben? Vier Strategien helfen Ihnen, die Kontrolle zurückzugewinnen.
aus Harvard Business manager 1/2019
Foto: James Porto / Getty Images

Über die Arbeitsproduktivität des Menschen gibt es eine Flut von Statistiken. Eine davon finde ich besonders beunruhigend: Der durchschnittliche Mensch wird alle 40 Sekunden abgelenkt oder unterbrochen, wenn er am Computer arbeitet. Mit anderen Worten: Wir können nicht mal eine Minute lang arbeiten, ohne unsere Aufmerksamkeit auf etwas anderes zu richten. Sicher, manchmal ist es einfach, wieder ins Thema hineinzukommen. Aber wenn wir völlig aus dem Konzept gebracht wurden, dauert es mitunter mehr als 20 Minuten, bis wir uns wieder neu konzentrieren können, wie die Forschung zeigt.

Wenn wir auf unsere Evolutionsgeschichte schauen, ist dies sicher sinnvoll. Weil sich unsere Vorfahren nicht ausschließlich darauf fokussierten, ein Feuer zu entfachen, sondern sich durch akute Bedrohungen – zum Beispiel einen sich nähernden Säbelzahntiger – ablenken ließen, schafften sie es, zu überleben.

Vielleicht ist es bei Ihnen anders, aber ich persönlich treffe in meinem Alltag nicht mehr auf allzu viele Säbelzahntiger. Heute tragen Ablenkungen, angenehm oder bedrohlich, nicht mehr zu unserem Überleben bei. Stattdessen ziehen sie unsere Aufmerksamkeit von jener Arbeit ab, die produktiv und sinnvoll ist. Für unser Gehirn wird Facebook immer attraktiver sein als eine Excel-Tabelle, und E-Mails zu checken wird unseren Dopaminspiegel eher erhöhen als der Bericht, den wir gerade schreiben.

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Wie können wir also die Kontrolle zurückgewinnen? Um das herauszufinden, habe ich Hunderte Studien gelesen, Dutzende Experten befragt und vieles selbst ausprobiert – darunter Meditationsklausuren und einen Monat selbst auferlegter Langeweile. Daraus habe ich gelernt, dass es unzählige Strategien gibt, mit denen wir Ablenkung verringern können. Vier meiner Favoriten möchte ich Ihnen hier vorstellen.

1. Schalten Sie in einen störungsfreien Modus

Bei all den Ablenkungen, die um unsere Aufmerksamkeit konkurrieren, müssen wir so viele wie möglich schon vorher an die Kette legen. Hilfreich ist es, einen störungsfreien Modus zu etablieren – also eine ideale Umgebung zu schaffen, in der Sie sich den wichtigsten Aufgaben widmen und auf komplexe Themen konzentrieren können.

Für meinen störungsfreien Modus aktiviere ich einen Ablenkungsblocker auf meinem Computer (ich benutze eine App namens Freedom), setze geräuschunterdrückende Kopfhörer auf, lasse mein Telefon und mein Tablet in einem anderen Raum, hole mir einen Kaffee und setze mir ein Ziel für das, was ich erreichen möchte. Erst wenn ich mich 45 Minuten lang konzentriert habe, gönne ich mir wieder ein zehnminütiges "All you can eat"-Ablenkungsbüfett.

Ich selbst arbeite oft von zu Hause aus. Wer im Großraumbüro arbeitet, muss womöglich aufstehen und einen Tapetenwechsel vornehmen, um in den störungsfreien Modus zu wechseln. Schließlich gibt es in Großraumbüros 64 Prozent mehr Ablenkungen, und wir werden dort häufiger von anderen unterbrochen.

2. Setzen Sie sich jeden Tag drei Ziele

Wenn Sie zielgerichteter arbeiten, können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Dafür habe ich ein Lieblingsritual namens Dreierregel. Fragen Sie sich gleich morgens früh: Welche drei Dinge will ich bis zum Ende des Tages erreichen? Stellen Sie Ihre anderen, weniger wichtigen Aufgaben auf eine separate To-do-Liste.

Diese Regel ist unter anderem deshalb so hilfreich, weil wir unsere Aufmerksamkeit bequem auf drei Dinge gleichzeitig richten können. Indem Sie ihnen höchste Priorität zuweisen, stellen Sie sicher, dass diese Aufgaben sich von der langen Liste anderer, weniger wichtiger Dinge abheben.

Zum Beispiel setze ich mir heute drei Ziele: 1. einen Entwurf dieses Artikels fertigstellen; 2. Spaß haben bei zwei geplanten Medieninterviews; und 3. meine Präsentationsfolien für einen Vortrag in der kommenden Woche fertigstellen. Ich werde im Laufe des Tages auch andere Aufgaben erledigen, aber die genannten sind mit Abstand die drei wichtigsten, auf die ich mich konzentrieren werde.

3. Suchen Sie sich anspruchsvollere Aufgaben

Unsere Arbeit hat die Tendenz, stetig mehr zu werden und so genau jene Zeit zu füllen, die uns für ihre Fertigstellung bleibt. Ist Zeit übrig, füllen wir sie in der Regel mit Ablenkungen. Unter Produktivitätsexperten ist dieses Phänomen als Parkinson-Gesetz bekannt. Manchmal entstehen Ablenkungen aus internen und externen Faktoren – aber manchmal entstehen sie auch, weil unsere Arbeit uns nicht genügend herausfordert.

Prüfen Sie Ihren Anteil nicht wirklich produktiver und sinnvoller Arbeit. Wenn er hoch ist, ist das meist ein Zeichen dafür, dass Sie noch Kapazitäten haben, um anspruchsvollere Projekte und vielleicht noch mehr Arbeit im Allgemeinen zu übernehmen.

Ich habe dieses Phänomen persönlich erlebt, als ich das Manuskript für mein voriges Buch abgegeben hatte. Damals fing ich an, deutlich mehr unproduktive Arbeiten zu erledigen; ich kümmerte mich häufiger als sonst um soziale Medien, E-Mails und stumpfsinnige Apps auf meinem Smartphone. Da wurde mir klar, dass sich meine Arbeit ausdehnte und sich genau der Zeit anpasste, die mir zur Verfügung stand. An diesem Punkt habe ich wieder anspruchsvollere Arbeiten und mehr Projekte übernommen. Die Ablenkung war ein Zeichen dafür, dass ich den Spielraum dafür hatte.

4. Setzen Sie sich eine künstliche Deadline

Es liegt in Ihrer Hand, einen neuen, Dringlichkeit simulierenden Faktor in langfristige Projekte einzuführen, die bisher keine Dringlichkeit haben. Haben Sie einen ganzen Nachmittag Zeit, um einen monotonen Bericht zu schreiben? Dann geben Sie sich 50 Minuten. Indem Sie eine Aufgabe in ein Spiel verwandeln, zwingen Sie sich dazu, diesem Projekt mehr Aufmerksamkeit und Energie zu widmen, weil es nicht mehr so viele Stunden Ihrer Zeit in Anspruch nimmt.

Ich persönlich mache das bei den meisten Artikeln, die ich schreibe. Anstatt mir also einen ganzen Nachmittag Zeit für diesen Artikel hier zu nehmen, habe ich einen Timer auf 60 Minuten gestellt. Und weil ich mir selbst so wenig Zeit gegeben hatte, war ich vor allem damit beschäftigt, mich auf den Text zu konzentrieren anstatt auf die angenehmeren, bedrohlichen oder neuartigen Ablenkungen um mich herum.

Wir können nichts dafür, dass sich unser Kopf nach Ablenkung sehnt. Aber wir können uns selbst auf Erfolgskurs bringen, indem wir Strategien anwenden, mit denen wir Ablenkungen frühzeitig verhindern, intensiver arbeiten und ein für alle Mal unsere Aufmerksamkeit zurückgewinnen.© HBP 2019

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