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Durch optimale Dispositionsmodelle läßt sich die Umlaufmittelbindung wesentlich verringern Mehr Effektivität in der Materialwirtschaft

Der grundlegende Wandel in der politischen und wirtschaftlichen Weltlage Anfang der 80er Jahre sowie das anhaltende Konjunkturtief erfordern von den meisten Unternehmen flexible Anpassungs- und Aktionsstrategien in allen Unternehmensbereichen. Hieraus ergibt sich auch ein breites Aktionsfeld für eine Steigerung der Effektivität und Effizienz der Materialwirtschaft im Unternehmen. Es gilt, die einzelnen Funktionen wie Einkauf, Disposition, Lagerwesen, Transport, Entsorgung, mit ihren Verkettungen untereinander so zu gestalten, daß die Materialwirtschaft als Versorgungssystem des Unternehmens einen positiven Beitrag zum Unternehmensergebnis leistet. Die Höhe der Umlaufmittelbindung ist bei steigendem Finanzierungsaufwand von entscheidender Bedeutung. Nur durch den Einsatz moderner Managementmethoden, die eine optimale Materialbereitstellung unter wirtschaftlichem Einsatz von Kapital und Kosten sicherstellen, kann eine spürbare Reduzierung der Umlaufmittelbindung gelingen. Diese "neuen" Managementmethoden müssen in der Lage sein, die sich aus der Marktposition eines Unternehmens ergebenden unterschiedlichen Anforderungen an die Materialwirtschaft zu erfüllen. In den nachfolgenden Ausführungen wird eine in der Praxis erprobte Methodik dargestellt, um den wirtschaftlichen Einsatz der Materialwirtschafts- Ressourcen durch die Auswahl und den Einsatz Unternehmens- und produktbezogener Dispositionsverfahren zu gewährleisten.
aus Harvard Business manager 4/1982

MANFRED DAHLMANN, Dipl.-Ing., ist selbständiger Unternehmensberater in Wiesbaden. MANFRED THEILEN ist Leiter der Bedarfs- und Beschaffungsplanung bei MBB in Bremen.

Eine Analyse der Verfasser in Firmen unterschiedlicher Branchen und Größe hat gezeigt, daß die innerhalb der Materialwirtschaft zum Einsatz gelangten Dispositionsverfahren abhängig sind von: * der strategischen Positionen der Produkte auf den Absatzmärkten, * dem Lebenszyklus der Hauptprodukte, * der Reifephase der Technologie, * der Struktur der Fertigungsorganisation, * der Situation auf den Einkaufsmärkten. Das Zusammenspiel dieser Wirkfaktoren beeinflußt die operativen Maßnahmen der Disposition zur Sicherung der Materialverfügbarkeit und der wirtschaftlichen Bestandshöhe. Ein diese Wirkfaktoren nicht berücksichtigender Einsatz von Dispositionsmodellen führte in den betroffenen Firmen in der Regel nicht nur zum Imageverlust der Materialwirtschaft, sondern zu erheblichen Mehraufwendungen. Die Resultate sind bekannt: ständig wachsende Bestände bei gleichzeitiger Häufung von Fehlteilsituationen, ein Berg "toter" Rohmaterialien und Halbfabrikate sowie steigende Verwaltungsvorgänge. Die Leitung der Materialwirtschaft - in diesen Fällen meistens auf ihren "bewährten" Arbeitsprinzipien beharrend - führt diese Erscheinungen in der Regel auf ungenügende Personalkapazität zurück. Durch mangelnde Qualifikation und fehlende Bereitschaft zur Weiterbildung bleiben die wirklichen Ursachen verschleiert: * fehlende Ableitung und Abstimmung der strategischen Ziele der Materialwirtschaft aus der Unternehmensstrategie und den Teilstrategien für F + E, Technik, Vertrieb und so weiter; * unzureichende Berücksichtigung der strategischen Position der Hauptproduktgruppen auf den Absatzmärkten mit den hieraus resultierenden Zwangsläufigkeiten in den Vertriebs- und Verwaltungsprozessen; * die Vernachlässigung der Wechselbeziehungen zwischen den Produkten eines Unternehmens, hervorgerufen durch gleiche oder ähnliche Technologien, Produktionsmittel, Materialien, Vertriebswege; * starr angewendete Dispositionsmodelle, die der wachsenden Instabilität auf dem Rohstoff- und Einkaufsteilemarkt kaum Rechnung tragen können. Der Ausweg aus diesem Dilemma kann nicht im verstärkten, breitgestreuten Mitteleinsatz für die Materialwirtschaft liegen, sondern nur in der Anwendung differenzierter, produktbezogener Dispositions- und Einkaufsverfahren.

Die Auswahl differenzierter,
produktgruppenorientierter Dispositionsverfahren

Unter der Vielzahl von Kriterien, die bisher für die Auswahl von Dispositionsverfahren untersucht wurden, haben sich als am wirksamsten für die erforderliche Differenzierung erwiesen (Abbildung 1): * der Absatzmarkt, * der Produktlebenszyklus, * der Reifegrad der Technologie, * die Struktur der Fertigungsorganisation, * der Einkaufsmarkt.

Diese Faktoren beeinflussen einzeln und in ihrer Vernetzung untereinander die Güte der Disposition und somit die Wirtschaftlichkeit im Unternehmen. In den folgenden Abschnitten werden die Einflüsse dieser Faktoren auf die Auswahl der einzusetzenden Dispositionsverfahren beschrieben.

Strategische Portfolio-Analyse zur Bestimmung
des Einflusses des Absatzmarktes und des Produktlebenszyklus auf die Dispositionsverfahren

Der Erarbeitung produktbezogener Dispositionsmodelle hat die Überprüfung aller materialwirtschaftlich relevanten Faktoren der strategischen Position der Produkte des Unternehmens im Markt vorauszugehen. Entscheidende Einflüsse auf die zur Anwendung gelangenden Dispositionsverfahren gehen aus von * der Vielfalt der Einsatzmaterialien, die sich aus der Breite des Vertriebsprogramms ergeben; * den Wechselbeziehungen zwischen Einkaufsmarkt und Absatzmarkt bei einer Änderung der Umsatzziele für die Produktgruppen; * dem angestrebten Deckungsbeitrag der Produktgruppe bei den zu erwartenden Materialeinzel- und gemeinkosten. Eine Verlagerung der unternehmerischen Zielsetzung innerhalb der Produktpalette wirkt sich in Abhängigkeit von der Marktposition des Unternehmens mehr oder weniger stark auf den jeweiligen Einkaufsmarkt aus und beeinflußt somit die Qualität der Disposition durch die veränderten Mengenverhältnisse. Das gleiche gilt für die zu- oder abnehmende Konkurrenzsituation auf dem Absatzmarkt. Um zu einer Aussage über die Wirkung solcher Veränderungen auf die Materialwirtschaft zu gelangen, müssen die strategischen Positionen der Produktgruppen im Markt und untereinander im Unternehmen bestimmt werden.

Dieses geschieht mit Hilfe der Positionierung der Hauptproduktgruppen in der Lebenszyklus-Wettbewerbs-Matrix. Für ein Produkt in einer haltbaren Wettbewerbsposition und wachsender Lebenszyklusphase lautet die Grundstrategie im allgemeinen: "Aufsuchen und Erhaltung einer Marktnische" (Abbildung 2). Diese Grundstrategie für das Produkt bedeutet für die Materialwirtschaft: * schnelle Reaktionsfähigkeit der Disposition auf mögliche Änderungen in der Technologie, den Einsatzmaterialien, den zu produzierenden Mengen und somit auch der Fertigungsstruktur; * der Prozeß der Planung und Steuerung der Produktion sowie die Disposition der Einkaufsmaterialien und Halbfabrikate erfordert eine hohe Aufmerksamkeit durch das Materialwirtschaftsmanagement; * der gesamte Vorgang einer wirtschaftlichen Materialbereitstellung ist weniger stark algorithmisierbar. Die Einsatzmöglichkeit und die Wirksamkeit EDV-gestützter Dispositionsverfahren und Abläufe ist beschränkt. Eine völlig andere Situation ergibt sich jedoch für ein Produkt mit dominierender Stellung im Markt und in einer reifen Lebenszyklusphase. Die Grundstrategie lautet hierfür: "Position halten, Wachstum mit der Branche". Die Dominanz dieses Produkts ist in der Regel auf die hohen Stückzahlen zurückzuführen, die durch ausgereifte Fertigungstechnologien und Fertigungsstrukturen (zum Beispiel Fließfertigung) mit niedrigeren Kosten produziert werden können. Für die Disposition leitet sich daraus ab: * Änderungen der Einsatzmaterialien, der Technologie oder Fertigungsstruktur sind kaum zu erwarten; * der gesamte Prozeß der Planung und Steuerung der Produktion und der Disposition ist relativ gut beherrschbar; * die Disposition ist gut algorithmisierbar mit dem Ziel, hohe Umschlaghäufigkeiten zu erzielen und somit die Bereitstellungskosten zu senken. Aus der Vielzahl der untersuchten Einzelfälle kann allgemeingültig formuliert werden, was hier nur an zwei Beispielen kurz erläutert wurde. Mit fortschreitendem Alter im Lebenszyklus bis zur Reife und wachsender Marktstellung nimmt die Algorithmisierbarkeit der Verfahren und Abläufe der Disposition zu (Abbildung 3). Die Materialwrtschaft hat die Aufgabe, durch den Einsatz stark detaillierter und automatisierter Dispositionsmodelle für die Materialien und Halbfabrikate dieser Produkte möglichst niedrige durchschnittliche Bestandskosten zu realisieren. Dieselbe Forderung für Produkte in der Entstehung sowie haltbarer Wettbewerbsposition aufzustellen, hieße, der Grundstrategie des Unternehmens für dieses Produkt - selektive Verbesserung der Wettbewerbsposition durch Maßnahmen in F + E, Technologie, Fertigungsstruktur - entgegenzuwirken. Die durchschnittlichen Bestandskosten müssen zwangsläufig höher sein (zum Beispiel entwicklungsbedingter höherer Anteil toter Positionen).

Der Einfluß des technologischen Reifegrads
auf die Disposition

Die Rolle der Technologie in der Strategie von Unternehmen und ihre Auswirkungen auf die Materialbewirtschaftung wird im Verhältnis zu den anderen Wirkfaktoren beim Einsatz zweckmäßiger Dispositionsverfahren am wenigsten berücksichtigt. Für die Bewertung dieses Faktors hat es sich auch für die Belange der Materialwirtschaft als zweckmäßig erwiesen, von der Strategie des Unternehmens für seine Produkte auszugehen. Lautet zum Beispiel die Grundstrategie des Unternehmens "Vermeidung einer direkten Konfrontation mit dem Wettbewerb gegenüber den Kunden", so bedeutet dies eine möglichst klare Differenzierung gegenüber dem Wettbewerber. Diese Differenzierung im Markt kann im wesentlichen geschehen durch Produkt-, Preis- und Vertriebsdifferenzierung, wobei zwischen den Differenzierungsformen Wechselbeziehungen bestehen. Im Bereich hoher Technologie ist die Produktdifferenzierung die wirkungsvollste Form. Die Preisdifferenzierung setzt Kostendifferenzierung voraus, wenn sie nicht zu einem Mengenverlust führen soll, wobei in der Fertigung und in der Produkttechnologie Ansatzpunkte zur Kostenreduzierung zu finden sind. Produkt- und Preisdifferenzierung können sich stark auf die Einsatzmaterialien und somit auf die Disposition auswirken. Eine hohe Algorithmisierbarkeit der einzusetzenden Dispositionsverfahren ist nicht möglich, wenn parallel zur Produkt- und Preisdifferenzierung auch die Einsatzmaterialien für diese Produkte niedrig gehalten werden sollen. Ähnliches gilt, wenn die Grundstrategie des Unternehmens darin besteht, "zum richtigen Zeitpunkt aus reifen Produkt-/Marktsegmenten in Wachstumssegmente zurückzuwechseln". Der Übergang von reifen Produkt-/Marktsegmenten in die Altersphase kann durch technologische Innovation der Produkte verhindert werden. Dies kann ebenfalls eine Änderung der Einsatzmaterialien zur Folge haben.

In der Reifephase dient die Technologie in erster Linie der Produkt- und Fertigungsrationalisierung sowie der Ausweiterung der Produktpalette und der Leistungsmerkmale. Die Schwankungen in den Einsatzmaterialien sind in der Regel gering. Da die Technologie, ähnlich wie die Produkte und Märkte, einen Reifeprozeß durchläuft, ergeben sich für die Disposition phasenabhängige Verhaltensweisen. Der Automatisierungsgrad der Disposition nimmt mit wachsender Reife der Technologie und hohem Wettbewerbspotential zu, da umfangreiche Kenntnisse über das Marktverhalten sowie ausreichend abgesicherte Kenngrößen wie zum Beispiel Verschnittanteile, Ausschuß, Ersatzteilbedarf, Produktionszeiten und optimale Produktionszyklen vorliegen (Abbildung 4). Kundenwünsche und Variantenvielfalt sind ebenfalls überschaubar. Für die Materialwirtschaft ergibt sich die angenehme Situation, mit relativ einfachen Dispositionsmodellen und gut algorithmisierbaren Verfahren und Abläufen die Verfügbarkeit von Materialien bei wirtschaftlichen Beständen zu sichern.

Einflüsse der Fertigungsorganisation
auf die Disposition

Trotz zunehmender Spezialisierung werden nicht nur mittelständische Unternehmen, sondern auch Großunternehmen mit tiefgefächertem Produktspektrum weiterhin unter den Bedingungen der Kleinserien- oder Einzelfertigung produzieren müssen. Die Tatsache geringer Stückzahlen für Produkte, Baugruppen und Einzelteile stellt ein besonderes Problem für die Materialbewirtschaftung und für die Fertigungssteuerung dar. Entsprechend dem Charakter der Kleinserien- beziehungsweise Einzelfertigung für bestimmte Produkte ist auch das Fertigungsprinzip ausgeprägt. Das Werkstattprinzip dominiert gegenüber dem Gegenstandsprinzip der Fertigung. Die Fertigungssteuerung selbst erfolgt in der Regel nicht auftragsanonym, sondern erzeugnisorientiert, wobei der Komplettierungsgrad der Erzeugnisse, gemessen an dem Umfang der für die einzelnen Aufträge noch zu fertigenden Teile in den meisten Fällen das Steuermittel darstellt. Die Schwierigkeiten, eine zweckmäßige Fertigungssteuerung unter diesen Bedingungen der Kleinserien- und Einzelfertigung zu verwirklichen, sind bekannt. Wenig bewußt sind ihre Auswirkungen auf die Dispositionsverfahren der Materialwirtschaft. Die Aussage über den Detaillierungsgrad der anzuwendenden Verfahren der Bewirtschaftung und insbesondere der Disposition muß zwangsläufig durch die spezifischen Besonderheiten der jeweiligen Fertigungsorganisation relativiert werden. Produkte mit starker Wettbewerbsposition in einem reifen Markt müssen unter Umständen in Kleinserien unter Berücksichtigung starker saisonaler Schwankungen gefertigt werden. Dieses schränkt die Planbarkeit und Steuerungsfähigkeit auch unter Anwendung geeigneter Prognosemodelle doch erheblich ein. Anders stellt sich die Situation für Produkte dar, deren Einzelteile und Baugruppen in Fließfertigung erstellt werden können. Trotz eventuell schwacher Wettbewerbsposition in einem reifen Markt können durch relativ unkomplizierte Verfahren und Abläufe in Fertigung und Materialbewirtschaftung gute Planungs- und Steuerungsergebnisse erzielt werden. Zusammenfassend kann gesagt werden, daß mit wachsendem Organisationsgrad der Fertigung auch die Algorithmisierbarkeit einzusetzender dispositiver Verfahren zunimmt. Die Reifephase des Lebenszyklus und auch die Marktposition spielen hierbei nicht die entscheidende Rolle (Abbildung 5).

Wirkfaktoren des Einkaufsmarkts

Für die Erarbeitung der strategischen Ziele der Materialwirtschaft und der erforderlichen operativen Maßnahmen der Disposition ist die Kenntnis der Wechselbeziehungen zwischen der Position der Produkte im Absatzmarkt und der Einsatzmaterialien im Einkaufsmarkt unabdingbare Voraussetzung. Der Erfolg der Produkte im Markt hängt wesentlich davon ab, ob es der Materialwirtschaft gelingt, eine wirtschaftliche Verfügbarkeit an Rohstoffen und Zukaufsteilen termingerecht zu sichern. Voraussetzung für die Sicherung der Verfügbarkeit ist * die möglichst detaillierte Kenntnis der unternehmerischen Zielsetzungen bezogen auf die Produktgruppen, * die Ableitung langfristiger Versorgungsstrategien (make or buy), * ein zweckmäßiger Einsatz von Dispositionsverfahren zur Ermittlung kurz- und mittelfristiger Bedarfsmengen, * die Einkaufsorganisation besonders für Unternehmen mit verschiedenen Standorten und Tochtergesellschaften, * die gewissenhafte Beobachtung der Einkaufsmärkte, um rechtzeitig Veränderungen in der Versorgungslage und den Preisen zu erkennen (Exportbeschränkungen, Krisengebiete, Kursschwankungen, Kontigentierung), * Festlegung der Unternehmenspolitik hinsichtlich der Pufferfunktion zwischen Beschaffungsmarkt und Fertigung.

Ein vielfach bewährtes Mittel für die Beurteilung der relevanten Einkaufsmarkt-Faktoren im Rahmen der Auswahl von Dispositionsmodellen ist die Einkaufsportfolio-Analyse. Das Ziel dieser Analyse ist die Erarbeitung der produkt- und lieferantenbezogenen Kenngrößen, die einen wesentlichen Einfluß auf die wirtschaftliche Verfügbarkeit von Rohstoffen und Komponenten haben. Die wesentlichen Analysebestandteile seien im folgenden vorgestellt.

1. Ermittlung der strategisch bedeutendsten Einkaufsmaterialien

Über die Darstellung der Wichtigkeit (ABC-Analyse) sowie ihrer Verknüpfung zur Vorhersagegenauigkeit des Bedarfs (XYZ-Analyse) erhalten wir eine Aussage über das Beschaffungsrisiko des Einsatzmaterials unter besonderer Berücksichtigung von Versorgungsdominanz, Wettbewerbssituation, "make or buy" sowie mögliche Substitutionen in Verbindung mit der technologischen Entwicklung. Entsprechend der Art der Produkte sind unterschiedliche Methoden anwendbar, wie zum Beispiel Marktanalysen, Risikoanalysen, Optimierungsmodelle, Preisprognosemodelle, Kennzahlendiagramme, Wertanalysen. Ein hohes Beschaffungsrisiko bei gleichzeitig starkem Deckungsbeitrag erfordert besondere Aufmerksamkeit durch das Materialwirtschaftsmanagement. Einer stärkeren Automatisierung der Disposition und der Abläufe im Bereich Disposition/Einkauf sind Grenzen gesetzt. Daher ist um so sorgfältiger darauf zu achten, daß keine schwerwiegenden Fehler unterlaufen.

2. Markt- und Wettbewerbsanalyse der Lieferanten

Die Ermittlung der strategischen Verhaltensweisen gegenüber Lieferanten und die Bestimmung der strategischen Grundrichtung für die Haupteinkaufsprodukte, sind das Ziel. Schwerpunkt der Analysen für die Lieferantenbewertung sind die Kriterien: * Marktgröße/Kapazität, * Marktwachstum, * Wettbewerbsposition, * Rentabilität der Lieferanten, * Kosten-/ Preisstruktur der Lieferanten, * logistische Stabilität (Transport und Lagerrisiko), * Gewinnschwellenstabilität, * Kapazitätsauslastung, * Qualitätsstandard.

3. Bewertung des eigenen Unternehmens

Die Bewertung des eigenen Unternehmens im Verhältnis zu den Hauptlieferanten und Hauptwettbewerbern sowie die Bestimmung der kritischen Einkaufsprodukte erfolgt über die Beurteilung des Einkaufsvolumens, der Kapazitätsentwicklung, der Auslastung, des relativen Marktanteils, der Folgekosten von Lieferausfällen, des Deckungsbeitrags der Hauptprodukte, der Entscheidung "make or buy" sowie dem Integrationsgrad des Unternehmens. Die Ausarbeitung entsprechender produktbezogener Maßnahmepläne für Beschaffungsplanung, Prognosemodelle, Dispositionsverfahren und die Darstellung der Auswirkungen auf Produktions- und auf Lagerkapazitäten sowie der Materialflußgestaltung schließt diese Teilanalyse ab. Als Ergebnis dieser Einzelschritte erhalten wir für jede Hauptproduktgruppe eine ausgearbeitete Einkaufsstrategie (Abbildung 6).

Die resultierende Einkaufsstrategie bezieht sich auf Menge, Preise, Vertragsgestaltung, Lieferantenauswahl, Lagerhaltung, "make or buy" und Substitutionen. Diese Einkaufsstrategie ist dann der letzte Baustein für die Erarbeitung von Maßnahmeplänen, die ihren Niederschlag in den anzuwendenden Dispositionsmodellen finden.

Ausblick

Eine Zusammenfassung der Ergebnisse der Teilanalysen zu einer einzigen Funktion ist aufgrund der teilweise gegenläufigen Optimierungsziele nicht möglich. Vielmehr sind die sich ergebenden unterschiedlichen Anforderungen an die einzusetzenden Dispositionsmodelle je nach Unternehmenszielsetzung und Marktposition zu gewichten, da es keine eindeutige Vorherrschaft eines bestimmten Wirkfaktors gibt. Diese Bewertung erfordert ein hohes Maß an Unternehmenskenntnis und Markterfahrung und ist eine Managementaufgabe, die nicht nur auf die Ebene der Einkaufsleitung oder Bestandsführung delegiert werden darf. Wenn diese Analysen konsequent und fachgerecht durchgeführt werden, können über die so ausgewählten Dispositionsmodelle begründete wirtschaftliche Bestandshöhen realisiert werden; ein Beitrag der Materialwirtschaft zur Unternehmensleistung, der gerade in der Zeit hoher Zinskosten von entscheidender Bedeutung sein kann.

Manfred Dahlmann, Manfred Theilen
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