Neue Mitarbeiter Sieben Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

Je besser neue Mitarbeiter am Anfang unterstützt werden, desto erfolgreicher sind sie später. Führungskräften kommt dabei eine entscheidende Rolle zu. Mit diesen Tipps gelingt die Einarbeitung.
Eine systematisches Einarbeitung bringt neue Mitarbeiter bis zu 50 Prozent schneller auf den aktuellen Stand

Eine systematisches Einarbeitung bringt neue Mitarbeiter bis zu 50 Prozent schneller auf den aktuellen Stand

Foto: Frank Rumpenhorst/ picture-alliance/ dpa

Niemand hat einen größeren Einfluss auf den Erfolg neuer Mitarbeiter als die Führungskräfte, die sie eingestellt haben. Warum? Weil der Chef oder die Chefin besser als jeder andere weiß, was seine oder ihre Beschäftigten leisten müssen und was erforderlich ist (Fähigkeiten, Ressourcen, Verbindungen), damit die Mitarbeiter ihre volle Leistung und Wirkkraft entfalten können.

Vorgesetzte haben auch den größten Anteil an der erfolgreichen Einarbeitung ihrer Mitarbeiter. Untersuchungen haben gezeigt, dass systematisches Einarbeiten neue Mitarbeiter 50 Prozent schneller auf den aktuellen Stand bringt. Das bedeutet, dass sie schneller und effizienter in der Lage sind, beim Erreichen gewünschter Ziele zu unterstützen. Durch effektives Onboarding werden außerdem die Ausfallquoten drastisch reduziert und das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter erhöht.

Je früher die Chefs also damit beginnen, ihre neuen Mitarbeiter zu unterstützen, desto besser. Dabei ist schon die Zeit zwischen der Annahme eines Jobangebots und dem Arbeitsantritt eine wichtige Phase, die man nutzen kann. Auch wenn Mitarbeiter bereits im neuen Job gestartet sind, gibt es noch viele Möglichkeiten, sie schnell auf Stand zu bringen.

Das Fundament für eine schnelle Einarbeitung besteht darin, sich um die Onboarding-Grundlagen zu kümmern. Dazu gehören Anmeldung, Compliance-Schulungen, Arbeitsplatz, Arbeitsausstattung und Unterstützung bei weiteren grundlegenden Themen. Glücklicherweise leisten die meisten Unternehmen in diesem Bereich recht gute Arbeit. Neue Mitarbeiter zu integrieren, erfordert dagegen weitere intensive Anstrengungen. Und genau an dieser Stelle beginnt die eigentliche Arbeit der Chefs.

Hier sind sieben Schlüsselfaktoren, um dabei erfolgreich zu sein:

1. Die Herausforderungen verstehen

Das Onboarding gehört zu den schwierigsten Arten von Jobübergängen. Warum? Weil Neueinstellungen, auch wenn es sich um erfahrene Fachkräfte handelt, mit der neuen Umgebung nicht vertraut sind. Sie verstehen noch nicht, wie die Dinge im Unternehmen wirklich funktionieren, ihnen fehlt ein etabliertes Netzwerk und sie müssen sich an eine neue Kultur anpassen.

Untersuchungen haben gezeigt, dass Herausforderungen in den beiden letztgenannten Kategorien die Hauptgründe für eine schnelle Fluktuation sind. Neue Mitarbeiter müssen viel lernen. Sie fühlen sich möglicherweise sehr verletzlich, selbst wenn sie äußerlich selbstbewusst wirken. Dies ist umso wahrscheinlicher, wenn Menschen für ihre Arbeit umgezogen sind, sich also auch mit Veränderungen in ihrem Privatleben konfrontiert sehen, aber auch wenn sie eine höhere Karrierestufe erreicht haben und sich auf eine neue Führungsrolle einstellen müssen.

Einige reagieren möglicherweise auf die Unsicherheit, indem sie auf Nummer sicher gehen und sich sehr eng an das halten, was sie bereits kennen. Andere verhalten sich wiederum so, als hätten sie auf alles die richtige Antwort, anstatt Fragen zu stellen und herauszufinden, wie sie einen Mehrwert schaffen könnten. Daher ist es für Chefs wichtig, den neuesten Mitarbeitern zu versichern, dass das Lernen in den ersten Tagen wichtiger ist als das Machen.

2. Das Lernen beschleunigen

Je schneller ein neuer Mitarbeiter das Unternehmen kennenlernt und um seine Rolle weiß, desto mehr kann er in den kritischen ersten Monaten erreichen. Um den Lernprozess zu beschleunigen, sollten sich Neulinge zunächst auf drei Bereiche konzentrieren, in denen sie sich Wissen aneignen. Das sind:

  • Technisches Lernen: Hiermit ist ein umfassender Einblick in die Grundlagen des Geschäfts wie Produkte, Kunden, Technologien und Systeme gemeint.

  • Kulturelles Lernen: Hierbei geht es um Einstellungen, Verhaltensnormen und Werte, die den speziellen Charakter des Unternehmens ausmachen.

  • Politisches Lernen: Es konzentriert sich darauf, zu verstehen, wie Entscheidungen getroffen werden und wie Macht und Einfluss funktionieren. Zudem müssen neue Kolleginnen und Kollegen herausfinden, wessen Unterstützung sie am dringendsten brauchen.

Chefs sollten sich damit beschäftigen, wie sie neue Mitarbeiter unterstützen können. Dies bedeutet, nicht nur so früh wie möglich persönlich die besten verfügbaren Informationen bereitzustellen, sondern auch darüber nachzudenken, wer sonst noch am besten geeignet ist, diese wichtigen Punkte zu vermitteln.

3. Teil des Teams werden

Es ist zwar möglich, dass neue Mitarbeiter selbstständig arbeiten, wahrscheinlicher ist es aber, dass sie Teil eines oder mehrerer Teams sein werden. Deshalb gilt: Je früher ein neuer Mitarbeiter effektive Arbeitsbeziehungen zu seinen Kollegen aufbaut, desto besser. Hier kommt die Führungskraft ins Spiel, die an dieser Stelle eine Menge bewirken kann.

Am wichtigsten ist es, dass das Team versteht, warum die neue Person eingestellt wurde und welche Rolle sie spielen soll. Wichtig ist, dass die Chefs den oder die neue Mitarbeiterin so bald wie möglich nach ihrer Ankunft offiziell vorstellen – und zwar allen Kolleginnen und Kollegen. Dabei sollte die Erwartung deutlich werden, dass die Teams ihrem neuen oder ihrer neuen Kollegin bei der Akklimatisierung helfen und auch dafür sorgen sollen, dass deren Lernkurve steigt. Investiert man am Anfang ein wenig Zeit und Mühe, das Team und den neuen oder die neue Mitarbeiterin zusammenzubringen, zahlt sich das langfristig in Produktivität und Leistung aus.

4. Verbindung zu wichtigen Kontaktpersonen

Außerhalb des unmittelbaren Teams gibt es wahrscheinlich viele weitere Ansprechpartner, die nicht nur für die Lernkurve, sondern auch für den Erfolg des oder der neuen Kollegin von entscheidender Bedeutung sein können. Möglicherweise ist es nicht sofort offensichtlich, wer diese Personen sind oder warum sie wichtig sein könnten und wie man sie am besten anspricht.

Vorgesetzte können dabei aber entscheidend helfen. Eine einfache Möglichkeit besteht darin, eine Liste mit Namen und kurzen Anmerkungen zu erstellen. Danach erfolgt die Vorstellung, bei der erklärt werden sollte, warum es wichtig ist, dass sich die Personen kennenlernen und austauschen. Planen Sie dann nach 30 bis 45 Tagen einen Termin ein, um sich bei den Kontaktpersonen zu erkundigen, inwieweit sich das Netzwerk des oder der neuen Mitarbeiterin entwickelt.

5. Die Richtung vorgeben – drei Schlüsselfragen zur Motivation

Mitarbeiter können erst richtig arbeiten, wenn Vorgesetzte ihre Erwartungen an sie klar formuliert haben. Eine gute Anleitung hilft ihnen dabei, drei Schlüsselfragen zu beantworten:

  • Was muss ich tun? Das beinhaltet sowohl die Definition der Ziele als auch den Zeitrahmen, bis wann sie erreicht werden sollen. Ebenfalls soll festgelegt werden, anhand welcher Maßstäbe ihre Fortschritte gemessen werden.

  • Wie soll ich vorgehen? Hier soll genau bestimmt werden, mit welchen Strategien sie die Ziele erreichen sollen, einschließlich der Priorisierung der Maßnahmen.

  • Was soll mich motivieren? Kommunizieren Sie eine Vision, was das Unternehmen erreichen möchte. Helfen Sie dem neuen Mitarbeiter, in diesem Rahmen seine Rolle zu erkennen, um die Ziele umzusetzen.

Auch wenn Sie schon während des Rekrutierungsprozesses über Erwartungen gesprochen haben, sollten Sie sich, sobald Ihr neuer oder Ihre neue Mitarbeiterin eingestellt ist, eingehender unterhalten. Das soll sicherstellen, dass keine Missverständnisse entstehen und neue Mitarbeiter keine falschen Vorstellungen davon haben, was ihren Erfolg im Unternehmen ausmacht.

6. Helfen Sie, früh Erfolge zu feiern

Früh erfolgreich zu sein, hilft neuen Mitarbeitern Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen. Menschen, die neu in einem Job und einem Unternehmen sind, möchten oft beweisen, dass sie alles können. Schnell tappen sie dabei in die Falle, zu früh zu viel zu übernehmen und dadurch am Ende nur wenig bewirken zu können. Die Aufgabe des Vorgesetzten besteht darin, dafür zu sorgen, dass sich die neuen Mitarbeiter auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren – und ihnen dabei zu helfen, Wege zu finden, wie sie bei ihren Zielen schnell Fortschritte machen. Dazu gehört ebenfalls, den Kollegen beizubringen, wie sie im Sinne der Unternehmenskultur punkten können. Ziel ist es, dass die Mitarbeiter ihre Erfolge auf die richtige Art und Weise erreichen.

7. Coaching für den Erfolg

Chefs, die es ernst meinen mit dem Onboarding, bieten nicht nur am Anfang intensive Unterstützung und lassen dann neue Mitarbeiter unter dem Motto "friss oder stirb" alleine. Bis die neuen Mitarbeiter vollständig integriert sind und zu 100 Prozent selbstständig arbeiten und produktiv sein können, braucht es Zeit. Daher ist es wichtig, dass Vorgesetzte über einen längeren Zeitraum mit ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben und sie coachen. Dazu reichen einfache, aber regelmäßige Treffen unter dem Motto "Wie läuft es?", die alle paar Wochen stattfinden, so lange, bis nichts mehr zu besprechen ist.

Wenn Manager sehen, dass neue Mitarbeiter Probleme haben, sollten sie eingreifen. Es ist ein häufiger Fehler, Neueinstellungen zu sanft zu behandeln und zu denken, dass es am besten ist, ihnen Zeit zur Anpassung zu geben und dass sich Probleme (zum Beispiel mit Kollegen oder der Unternehmenskultur) von selbst lösen. Leicht kann sich hier ein Teufelskreis entwickeln, Mitarbeiter können sich unwissentlich eine Grube graben, aus er sie nicht wieder herauskommen. Je länger eine negative Dynamik anhält, desto schwieriger ist es, sie umzukehren.

Wenn Chefs diese Richtlinien anwenden, sollten sie berücksichtigen, dass es bei "effektivem Onboarding" nicht nur darum geht, neuen Mitarbeitern von außerhalb zu helfen. Auch Mitarbeiter, die innerbetrieblich wechseln, können vor Herausforderungen stehen, die ebenso schwierig oder sogar härter sind. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sie aus unterschiedlichen Abteilungen kommen, von unterschiedlichen Kulturen geprägt wurden oder aus unterschiedlichen Regionen kommen. Manager sollten dann denselben Ansatz nutzen, um neuen Teammitgliedern einen guten Start zu ermöglichen.

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