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Ob sich die Einrichtung eines Datenbanksystems lohnt, kann nur eine strenge Analyse erweisen Kosten und Nutzen von Datenbanken

Datenbank- oder besser Datenbasissysteme sind im Endeffekt nichts weiter als eine logischere Methode der Erfassung, Speicherung und Auswertung von Unternehmensdaten. Deshalb dürfte ihre Übernahme für die meisten Firmen auch nur eine Frage der Zeit sein. Bisher waren es vorwiegend Großunternehmen, die wegen des organisatorischen Gewichts ihrer EDV und der Komplexität ihres Informationsbedarfs Datenbanken profitabel einsetzen konnten. In der nächsten Zeit wird aber auch die Mehrheit mittlerer und kleinerer Unternehmen den Vorteil dieser Systeme erkennen. Was kann man von denen lernen, die vorangegangen sind? Eine ganze Menge, wie die Autoren dieses Beitrags beweisen. Eine sorgfältige Analyse der Kosten und Nutzen eines solchen Systems ist ein weiser Schritt auf dem Wege zum datenbankgestützten Management - dies dürfte eine der wichtigsten Lehren sein, die aus den bisher gemachten Erfahrungen zu ziehen sind. Am Beispiel eines hypothetischen Unternehmens mit 50 Millionen Dollar Jahresumsatz illustrierten die Autoren, wie eine solche Analyse das Management sowohl auf der operativen wie auch auf der EDV-Ebene involviert.
aus Harvard Business manager 3/1980

FRED R. McFADDEN ist Professor für Managementwissenschaften an der University of Colorado, wo er Informatik und Managementwissenschaften lehrt. Er berät außerdem Behörden und Industrieunternehmen über Datenbankmanagement und Management-Informationssysteme. JAMES D. SUVER doziert als außerordentlicher Professor für Bilanz- und Rechnungswesen an derselben Universität. Sein Spezialgebiet ist das Zero Base Budgeting; für Krankenhäuser und Behörden entwickelt er Budgetsysteme.

Unser Wirtschaftsleben steht an der Schwelle einer neuen Ära, für die unter anderem ein explosionsartiges Anwachsen datenbankgestützter Managementsysteme kennzeichnend sein wird. Nach anfänglichen Versuchen, Irrtümern und Fehlstarts wird das Konzept der Datenbank als einer Unternehmensressource jetzt Realität. Gegenwärtig haben knapp zehn Prozent aller amerikanischen Unternehmen mit eigener EDV - das sind rund 3000 Firmen - Datenbanksysteme eingeführt. Weltweit gesehen sind es wohl an die 5000 Unternehmen, deren Management mittlerweile mit Datenbanken operiert. Von einigen Fachleuten wird jedoch vorausgesagt, daß es nur noch wenige Jahre dauern wird, bis sich drei von vier US-Unternehmen dieser Managementmethode zugewandt haben werden. Erwartungsgemäß waren es bisher vor allem die Großunternehmen, die den Übergang auf Datenbanksysteme vollzogen haben; es steht aber zu erwarten, daß sich dies in naher Zukunft gründlich ändern wird. Denn schon bald werden Datenbanksysteme auch für die gängigen Mini- und Kleincomputer angeboten werden, so daß auch viele kleinere Unternehmen in den Genuß der Vorteile gelangen, die diese Systeme bieten. Warum der Ansturm auf Datenbanken? Weil durch den Übergang auf Datenbanken eine Reihe wichtiger potentieller Nutzeffekte realisiert werden können. Eine Datenbank ist an sich nur eine logische Form der Datenorganisation, die den Informations- und Zeitanforderungen eines ganzen Unternehmens oder einer Division gerecht wird. Die Datenbank erleichtert die gemeinschaftliche Datennutzung und trägt somit zur Vermeidung unnötiger Datenduplizierung bei. Sie verbessert die Produktivität der EDV-Organisation und liefert dem Management bessere Informationen. In Unternehmen, in denen Datenbanksysteme bereits praktisch funktionieren, hat man grundsätzlich den Wert der Daten als Unternehmensressource erkannt. Um die Datenverarbeitung auf allen Ebenen zu standardisieren, haben diese Unternehmen drei Schritte getan: 1. Für die Datenbanken wird eine Verwaltungsfunktion geschaffen. Der Datenbankmanager entwickelt für die Erschließung, Verarbeitung und Sicherung aller Unternehmensdaten Normen und Verfahren. 2. Es werden strukturierte Datenbanken entwickelt, die an die Stelle der bisherigen Dateien treten. 3. Für die Erstellung und Bearbeitung der Datenbanken werden die erforderlichen Computerprogramme aufgestellt. Zu einem großen Teil ist der Enthusiasmus für Datenbanksysteme berechtigt, die Erfahrung lehrt aber auch unmißverständlich, daß eine umsichtige Vorgehensweise unerläßlich ist. Das Unternehmen sollte sich mit sorgsamer Analyse und Planung an das neue System herantasten. Diese Empfehlung stützt sich auch auf die Ergebnisse einer Umfrage, bei der EDV-Manager, die bereits mit Datenbanksystemen arbeiten, nach ihren Eindrücken befragt wurden. Die Manager ließen durchblicken, daß sie, nochmals vor die Aufgabe gestellt, ein Datenbank-Managementsystem in ihren Unternehmen einzuführen, der Systemüberprüfung, den Hardware-Erfordernissen und den zu erwartenden Auswirkungen der Systemeinführung auf die späteren Betriebsabläufe mehr Zeit und Aufmerksamkeit widmen wurden. Unglücklich waren die Manager mit ihren Systemen keinesfalls; im Gegenteil, alle sprachen vom Nutzen, vom qualitativ verbesserten Datenaufbau, von beschleunigter Programmentwicklung und -durchsetzung. Alle waren sich aber auch einig darin, daß Systemzufriedenheit Hand in Hand ginge mit sorgfältiger Planung, der Ausarbeitung von detaillierten Vorschlägen und der Durchführung bestimmter Tests, um einen Orientierungsrahmen zu erhalten. Daß es unter den Möchtegern-Umsteigern auf Datenbanksysteme allerdings auch ganz gewaltige Fehlschläge gegeben hat, wird im allgemeinen verschwiegen. Um einen Autor zu zitieren, der sich mit der Materie näher befaßt hat: "Nicht wenige Projekte wurden mit übersteigertem Enthusiasmus angegangen, ohne sie aus allen relevanten Blickwinkeln gründlich zu beleuchten. Unternehmen, die Opfer solchen Übereifers wurden, haben nicht nur Unsummen zum Fenster hinausgeworfen, sie wurden in ihrem Bestreben, die notwendige Modernisierung ihrer Datenverarbeitung in Angriff zu nehmen, außerdem noch weit zurückgeworfen." Zu den wesentlichen Elementen der Vorplanung für ein Datenbanksystem gehört zweifellos die Analyse der potentiellen Kosten und Nutzen. Sie ist zweifellos sehr schwierig. Zwar kann man die direkten Kosten ohne weiteres abschätzen, bei den Nutzen eines Datenbanksystems spielen jedoch Dimensionen, wie leichter Zugriff und Wert der Informationen mit - Größen also, die nicht ohne weiteres meßbar sind. Außerdem sind immaterielle Kosten, verursacht durch Organisations- und Verfahrensänderungen, zu berücksichtigen. Trotz dieser Meßschwierigkeiten lohnt sich eine solche Analyse aus mehreren Gründen: * Sie wird zum Mittelpunkt des Managementinteresses auf allen Ebenen - was an sich schon eine unabdingbare Voraussetzung für das Gelingen einer Systemeinführung ist, den Managern aber überdies hilft, eine realistische Erwartungshaltung einzunehmen. * Sie gestattet den Verantwortlichen, neben der eigenen Intuition auch erprobte Meßgrößen einzusetzen, zum Beispiel voraussichtliche Ertragsraten. * Ganz nebenbei hilft sie dem Management, die Betriebsfunktionen herauszufiltern, die vom Datenbanksystem am meisten profitieren, so daß dementsprechend auch die Prioritäten gesetzt werden können. * Schließlich liefert sie quantifizierbare, langfristig geltende Zielvorgaben, die nicht nur ein Maß für die Fortschrittsbeurteilung darstellen, sondern gleichzeitig auch Orientierungsvorgaben in einem zielorientiert geführten Unternehmen liefern. Nachfolgend soll nun in groben Zügen der Weg aufgezeichnet werden, den die Unternehmensleitung beschreiten kann, um eine Kosten-Nutzen- Analyse für ein Datenbanksystem anzustellen. Illustriert wird dieses Konzept anhand einer fiktiven Firma, die wir Apex Products nennen. Allerdings hat das hypothetische Unternehmen Apex Products einen realen Hintergrund, stellt es doch ein Kompositum mehrerer uns bekannter Unternehmen dar. Das Fallbeispiel wird klarmachen, wie die analytische Vorgehensweise auf die Belange eines bestimmten Unternehmens zugeschnitten werden kann.

Vorbereitende Analyse

Apex Products ist ein Konsumgüterhersteller; die Produkte werden landesweit vertrieben. Die Umsätze - 1976 über 50 Millionen Dollar - waren im Zeitraum 1970 bis 1973 real um rund zehn Prozent gestiegen, während der Rezession 1974 jedoch zurückgefallen. In den letzten beiden Quartalen 1976 war zwar ein Aufschwung zu verzeichnen, doch blieb der Umsatzanstieg immer noch hinter der früheren Rate von zehn Prozent zurück. Die Datenverarbeitung bei Apex ist zentral organisiert. Der EDV-Jahresetat, der 1976 rund 750 000 Dollar ausmachte, schließt die Anmietung eines mittelgroßen Computers mit einer Speicherkapazität von 256 KB im Kernspeicher und 200 MB auf Platten ein. Zur EDV gehören ein Manager, neun Systemanalytiker und Programmierer, drei Organisatoren und zwölf Operatoren. Bei Apex liegen die wichtigsten Aufgaben der EDV im Bestellwesen, in der Lagerbestandsführung, im Rechnungswesen und in der Produktionserfassung. Gegenwärtig ist man bei Apex gerade dabei, ein System für die Materialbedarfsplanung zu entwickeln. In allen bisher entwickelten Applikationen gliedert sich die Datenverarbeitung in konventionelle Dateien. Gedanklich hat sich das Apex- Management schon seit ungefähr drei Jahren ernsthaft mit der Einführung eines Datenbanksystems beschäftigt, und das aus einer Reihe von Gründen. Zum einen, weil das EDV-Budget alarmierender anschwillt (es wird aber eingeräumt, die bisher geübte Stapelverarbeitung habe die Betriebsabläufe des Unternehmens in zufriedenstellender Weise unterstützt). Kennzeichnend für die derzeitige Situation: Die Systemanalytiker und Programmierer verbringen den größten Teil ihrer Zeit mit der Modifizierung und Erhaltung bestehender und nicht mit der Entwicklung neuer Systeme. Zum anderen, weil das Management die EDV-Informationsleistung, von den routinemäßigen Finanzberichten abgesehen, kaum als Stütze für Planungs- und Entscheidungsprozesse einsetzt. Der Grund für diese Datenabstinenz ist einfach der, daß es zu schwierig ist, die Informationen in einem zweckdienlichen Format zu erhalten. Bis spezifisch geforderte Berichte vorliegen, dauert es üblicherweise drei bis sechs Wochen; zudem bringt diese Berichtsarbeit auch noch die EDV-Prioritäten durcheinander. Alles in allem ist man im Management davon überzeugt, daß sich die investierten EDV-Dollars nur mäßig bezahlt machen und daß diese an sich schon unbefriedigende Rentabilität mit der Zeit noch schlechter zu werden scheint. Daß gerade jetzt das Datenbankinteresse bei Apex so hohe Wellen schlägt, ist auf den Vorschlag zurückzuführen, im Materialwesen die Bedarfsplanung künftig über EDV zu steuern. Vom Leiter der Fertigung wurde deutlich darauf hingewiesen, daß die Einführung dieses EDV-gestützten Systems die Anlage einer umfangreichen Datenbasis für Materiallisten, Inventar, unerledigte Orders und so weiter nach sich ziehen wird. Apex steht nun vor der Alternative, diese Datei mit Hilfe konventioneller Software aufzubauen oder auf ein allgemeines Datenbank-Managementsystem umzusatteln. Der Leiter der Fertigung befürwortet den zweiten Weg, indem er darauf hinweist, daß Apex Products, was das Management der Unternehmensdaten anbetrifft, ohnehin am Scheideweg angekommen ist. Die Meinungen der Apex-Manager gehen in diesem Punkt allerdings auseinander. Zwar wird das Datenbanksystem von den meisten befürwortet; bei einigen überwiegt aber noch die Skepsis; sie bestehen darauf, noch eingehender informiert zu werden. Den Skeptikern geht es wie gebrannten Kindern, die das Feuer scheuen: Sie haben mit neuen Systemen, die später nicht die versprochenen Verbesserungen brachten, bereits ihre Erfahrungen gemacht. Um zu einer gemeinsamen Haltung zu kommen, hat man bei Apex eine Art Untersuchungsausschuß gebildet, bestehend aus dem EDV- Manager, dem Materialmanager, einem Marketinganalytiker, einem Finanzmann und einem Datenbankspezialisten. Aufgabe dieses Teams ist es, Kosten und Nutzen eines Datenbanksystems vorab zu analysieren. Die Ausschußmitglieder interviewten die Manager in Schlüsselpositionen, um sich ein Bild über die Auswirkungen zu machen, die eine Einführung der Datenbank in den einzelnen Funktionsbereichen nach sich ziehen würde.

Nutzen der Datenbank: Leistungssteigerungen

Die Ausschußmitglieder faßten die möglichen Nutzen eines Datenbanksystems in zwei Kategorien zusammen: Leistungsverbesserungen und Kostensenkungen. Leistungssteigerungen würden in folgenden Bereichen erzielt: Marketing und Verkauf, Fertigung, Einkauf, Finanzen und Rechnungswesen, Unternehmensführung.

Marketing und Verkauf

Bei ihren Gesprächen mit den Marketingleuten erfuhren die Ausschußmitglieder, daß der Schuh gleich an mehreren Stellen drückte. Man sah es als erforderlich an, den Kundendienst zu verbessern, die Fähigkeit, Marktanalysen anzustellen, müsse ausgeweitet werden und außerdem seien genauere Kostendaten über Produkte, Werbung, Verkauf und Vertrieb vonnöten. Nach der derzeitigen Praxis erhalten die Apex-Verkaufsmanager routinemäßig Angaben über die Gesamtumsätze und Bruttomargen, nach Produktreihen aufgeschlüsselt. Um in der heutigen Marktsituation jedoch schnell handeln zu können, reichen diese Monatsberichte nicht aus. Gäbe es eine Datenbank, auf die das Marketing zurückgreifen könnte, so würden die Daten über Kunden, Händler, Produkte, Verkäufer sowie Werbe- und Promotionaufwand miteinander verknüpfbar sein. Wenn die Datenbank erst einmal steht, liegen Informationen in kurzen Berichtsintervallen oder auf Abruf vor, zum Beispiel über * Umsatzgliederungen nach Produkten, Verkäufern und Verkaufsgebieten; * Verkaufs- und Werbekosten; * Vertriebskosten; * Zielverkäufe und Kunden mit Zahlungsrückstand, aufgeschlüsselt nach Produkten, Verkaufsgebieten und Kundengruppen; * Angaben zu Kundendienst und Lieferverzögerungen. Wenn diese Informationen permanent zur Verfügung stehen, kann der Marketingmanager Marktverschiebungen und die Ursachen für Lieferverzug leichter aufdecken, Werbe- und Promotionmittel wirkungsvoller zuweisen und unwirtschaftlich arbeitende Verkäufer genauer ausmachen, um sie entsprechend zu schulen. Als Folge ließe sich das Umsatzwachstum des Unternehmens von gegenwärtig fünf Prozent jährlich binnen dreier Jahre auf zehn Prozent anheben. Die Frage, ob sich zehn Prozent Umsatzwachstum oder zumindest eine dem verbesserten Datenzugriff entsprechende weitere Steigerung durchhalten läßt, wird von den Verkaufs- und Marketingmanagern allerdings skeptisch beurteilt. Sie gehen vielmehr davon aus, daß die Umsätze im vierten und fünften Jahr absolut - aber nicht prozentual - so steigen werden wie im dritten Jahr (Abbildung 1 enthält die auf diesen Annahmen fußenden Analyseergebnisse). Vom Untersuchungsteam wird freilich unterstrichen, daß diese Nutzen keinesfalls als automatische Folge der Systemeinführung Zustandekommen, denn Apex muß sich auf einem stark umkämpften Markt durchsetzen, und die Produkte sind selbstverständlich erst einmal herzustellen und dann zu verkaufen. Wenn das Management die Möglichkeiten des neuen, verbesserten Informationssystems jedoch durch und durch begreift und voll ausschöpft, wird sich allein aus dieser Tatsache ein Anstoß zu Produktions- und Umsatzsteigerungen ergeben - auch wenn Umsatz- und Lieferengpässe hin und wieder ganz routinemäßig auftreten.

Fertigung

Gegenwärtig ist es üblich, daß dem Produktionsmanager bei Apex täglich Berichte für den voraufgegangenen 24-Stunden-Zeitraum vorgelegt werden. Die ihm zugeleiteten Wochenberichte erfassen die Arbeits- und Materialkosten und enthalten einen Vergleich zwischen Ist- und Sollwerten der Fertigung. Die EDV liefert ihm außerdem Berichte über den Fertigwaren-Lagerbestand.

In dieser Situation stellt er zwei wesentliche Anforderungen an das Informationssystem des Unternehmens: Erstens braucht er ein System für die Materialbedarfsplanung, das die Bestandveränderungen reflektiert, als Bestimmungshilfe für Brutto- und Nettomaterialanforderungen, um in der Fertigung Prioritäten aufrechtzuerhalten und um die Fertigungsbestände zu kontrollieren. Zweitens benötigt er ein Online-Kontrollsystem, das simultan Arbeitsabläufe überwacht, Probleme beim Materialverbrauch aufdeckt und zur Beantwortung von Routinefragen herangezogen werden kann (etwa welche Beschäftigten an welchen Partien arbeiteten, welche Maschinisten das Produktionssoll erfüllten beziehungsweise hinter den gesetzten Normen zurückblieben). Zwar ist ein allgemeines Datenbanksystem für keines dieser beiden Subsysteme ein unbedingtes Erfordernis, es würde jedoch ihre praktische Einführung durchsetzen helfen und letztlich auch Informationen zu Lagerbeständen, Terminen und Kosten zeitgerechter liefern. So könnte das Produktionsmanagement Trends ausmachen und viel früher gezielte Korrekturmaßnahmen ergreifen, als dies gegenwärtig möglich ist. Der Fertigungsleiter und andere Produktionsspezialisten schätzen die größten Nutzen, die Apex aus der datenbankgestützten Fertigung erwachsen würden, so ein: * Kürzere Vorlaufzeiten in der Fertigung und weniger Eilaufträge. In den letzten Jahren haben zunehmende Produktionskomplexität und steigendes Ordervolumen zu längeren Vorlaufzeiten und häufigem Vorkommen von internen Eilaufträgen geführt. In dem Bemühen hier ausgleichend einzugreifen, mußten Marketing und Vertrieb, um Kundendienst und Lieferfähigkeit auf dem gewünschten Stand zu halten, eine Aufstockung der Fertigwarenbestände vorschreiben. Dabei sind sich die Manager von Produktion und Marketing durchaus einig, daß gleichzeitig mit einer wirksameren Kontrolle der Fertigungstermine die Lagerbestände für Fertigprodukte um fünf bis zehn Prozent gekürzt werden könnten. Den Satz von fünf Prozent auf den durchschnittlichen Fertigwarenbestand von fünf Millionen Dollar angewandt, ergäbe eine Reduktion der auf Lager gehaltenen Fertigprodukte von 250 000 Dollar, woraus eine jährliche Ersparnis von 50 000 Dollar resultieren würde, wenn man den für Apex geltenden Standardsatz der Lagerhaltungskosten in Höhe von zwanzig Prozent zugrunde legt. * Bessere Auslastung der Belegschaft. Durch eine verbesserte Kontrolle der Fertigungstermine und Arbeitsabläufe im Werk könnte ein Großteil der direkt zu Buche schlagenden Leerzeiten eliminiert und das Erfordernis, häufig Aufträge beschleunigt durchzuziehen, reduziert werden. Unterm Strich würde dies bedeuten, daß direkt und indirekt einige Arbeitskräfte eingespart werden könnten - ein Prozeß, der sich innerhalb von fünf Jahren durch natürliche Fluktuation realisieren ließe. * Reduzierte Lagerbestände in der Fertigung. Ein mit Disziplin durchgesetztes Datenbanksystem müßte das für die Fertigung erforderliche Inventar (Rohmaterialien und Halbfertigfabrikate) um zwanzig bis fünfunddreißig Prozent kürzen können. Im letzten Jahr wurden die Lagerbestände im Fertigungsbereich bei Apex mit durchschnittlich drei Millionen Dollar bewertet. Wenn auch nur zwanzig Prozent Kürzung bei zwanzig Prozent Lagerhaltungskosten in Ansatz gebracht werden, beliefe sich die hier zu erwartende Ersparnis auf immerhin 120 000 Dollar jährlich. Die vorausgeschätzten Nutzen eines verbesserten Informationssystems im Fertigungsbereich der Apex Company sind in Abbildung 2 dargestellt. Ein Teil dieser Nutzeffekte würde aus der Einführung eines Systems zur Materialbedarfsplanung und der Überwachungssysteme für die Arbeitsabläufe im Werk resultieren, ein weiterer Teil wäre ein direkter Anwendungserfolg des Datenbanksystems. Um mit konservativen Schätzwerten zu operieren, entschied das Untersuchungsteam bei Apex, ein Viertel der insgesamt erwarteten Nutzen dem Datenbank-Managementsystem zuzuschreiben.

Einkauf

Eine Datenbank würde dem Einkauf wesentliche, auf den neuesten Stand gebrachte Informationen über die Leistungen der Lieferanten zur Verfügung stellen, zum Beispiel über Qualität, Kosten und Lieferpünktlichkeit. Nach Ansicht des Einkaufsleiters würde die Datenbank in seinem Bereich folgende, greifbare Nutzeffekte abwerfen: 1. Verminderte Inspektionskosten bei der Wareneingangskontrolle und weniger Retourkosten - eine Kostenersparnis von rund 10 000 Dollar im Jahr.

2. Weniger Zeitaufwand und Mühe bei der Verfolgung und Anmahnung noch nicht angelieferter, erteilter Aufträge - Kosteneinsparung schätzungsweise 5000 Dollar. 3. Verbesserte Lieferantenauswahl und die Möglichkeit, durch entsprechende Auftragsvergabe höhere Mengenrabatte zu erzielen - vorsichtig geschätztweitere 10 000 Dollar jährlich Einsparungen. Außerdem ist der Einkaufsleiter ein ausgesprochener Befürworter des vorgeschlagenen Systems der Materialbedarfsplanung, weil er sich daraus einen wesentlich effizienteren internen Ablauf erhofft, durch die präziseren Angaben zu erforderlichen Mengen und Terminen, an denen Güter benötigt werden.

Finanz- und Rechnungswesen

Die Finanzbuchhaltung bei Apex schließt Forderungen, Verbindlichkeiten und Führung des Hauptbuches ein. In diesen Einzelabteilungen gibt es auch keine Schwierigkeiten; die vorhandenen Systeme der Buchhaltung arbeiten zufriedenstellend und liefern der Unternehmensleitung die üblichen Finanzberichte, darunter monatlich Reports zur Ertragslage und die Bilanzen. Die möglichen Vorzüge einer Datenbank sehen die Finanzmanager deshalb auch nicht im Ausführungsbereich, sondern in der Planung. Eine auf das Finanz- und Rechnungswesen ausgedehnte Datenbank würde die Budgeterstellung vereinfachen und Berichte zu Unternehmensleistung und Budget auf Abruf verfügbar machen. Mehrmals hatte der Apex-Vorstand bereits Projektionen über den Finanzstatus seines Unternehmens unter Berücksichtigung verschiedener konjunktureller Entwicklungen angefordert. Um eine solche Vorausschau zu erstellen, bedurfte es im allgemeinen zeitraubender, manueller Arbeit, so daß sich der Chef des Finanzwesens im Laufe der Zeit gezwungen sah, seinen Personalstand zu vergrößern. Er wünscht sich ein Online-Budgetsystem, in dem Ursprung und Verwendungszweck von Finanzmitteln erfaßt sind, so daß eine Bewertung der finanziellen Auswirkungen verschiedener Entscheidungen ermöglicht würde. Könnte er auf diese Datenunterstützung zurückgreifen, so würde es ihm möglich sein, seinen eigenen Jahresetat um zehn Prozent zu kürzen (was einer Einsparung von rund 15 000 Dollar gleichzusetzen wäre). Langfristig, so schätzt er, könnte eine Finanzdatenbank in Verbindung mit Simulationsmodellen die Qualität der Finanzentscheidungen des Unternehmens nachhaltig beeinflussen. Allerdings sei es sehr schwer, diesen Nutzen zu beziffern; und für die nächsten Jahre sieht der Apex-Finanzchef in dieser Richtung noch keine durchgreifenden Auswirkungen auf das Unternehmen zukommen.

Unternehmensführung

Möglicherweise zahlt sich die Datenbank für das Topmanagement am stärksten aus. Das standardisierte Berichtswesen, so wie es gegenwärtig bei Apex praktiziert wird, erlaubt keine Antworten auf ad hoc gestellte "Was ist, wenn"-Fragen. Nur mit größter Zurückhaltung fordert der Apex-Vorstand Spezialberichte an, weil er weiß, daß diese im allgemeinen die Forderung des EDV-Managers nach Aufstockung seines Etats im nächsten Jahr nach sich ziehen. Außerdem ist es ohnehin unmöglich, einen Großteil der gewünschten Informationen zeitgerecht zu erhalten.

So hatte der Vorstand zum Beispiel erst kürzlich daran gedacht, die Möglichkeiten eines erhöhten Werbeetats im Hinblick auf die Preispolitik des Unternehmens und die ihm zur Verfügung stehenden Vertriebskanäle durchzuspielen. In den Dateien waren die Informationen, die er dazu benötigt hätte, zwar vorhanden, nur konnten sie ohne vorherige Programmierung nicht in brauchbarer Form abgerufen werden. Oder ein ähnlicher Fall: Der Chef des Finanzwesens hatte es sich zur Aufgabe gemacht, den laufenden Geldbedarf des Unternehmens anhand einer Simulation verschiedener Strategiealternativen zu überprüfen. Leider konnte das Simulationsmodell jedoch nicht rechtzeitig genug aufgebaut werden, weil zunächst eine Restrukturierung der Dateien nötig gewesen wäre. Obwohl das Apex-Topmanagement die möglichen Vorteile der Datenbank bei der Entscheidungsfindung erkennt, hält es sich beim Versuch, diese Nutzeffekte zu quantifizieren, gleichwohl zurück.

Systemanalyse und Programmierung

In den letzten Jahren hat man bei Apex laufend weitere Systemanalytiker und Programmierer eingestellt. Ohne gemeinsame Basis hängen alle Anwendungsprogramme uneingeschränkt von Dateneingabeund Datenausgabeerfordernissen ab. Selbst relativ unbedeutende Veränderungen an den Dateien oder am Berichtswesen können bereits größere Programmierungsarbeiten nötig machen. Bei Apex hat man die Erfahrung gemacht, daß die Systemanalytiker und Programmierer ihre Zeit zunehmend mit der Modifizierung und dem Erhalt bestehender Programme zubringen, anstatt neue Applikationen zu entwickeln. Dieser Trend ist allen Unternehmen gemeinsam, in denen mit konventioneller Systementwicklung gearbeitet wird. Die Datenbank gestattet demgegenüber ein hohes Maß an Eigenständigkeit bei den Anwendungsprogrammen einerseits und den Dateien andererseits. Kontrolle und Erhalt der Struktur der Dateien können in einer Datenbank- Managementfunktion zentral zusammengefaßt sein. Daraus folgt, daß weit weniger Systemanalytiker und Programmierer für die Jobdefinition und Programmodifizierung benötigt werden. Nachdem sie sich in das Datenbanksystem völlig eingearbeitet haben, ist es keineswegs selten, daß Programmierer und Systemanalytiker ihre Produktivität verdoppeln oder gar verdreifachen. Wenn er den wachsenden Bedarf an technischem EDV-Personal bei Apex schätzen soll, kommt der EDV-Manager zu dem Schluß, daß während der nächsten fünf Jahre zumindest noch zwei Systemanalytiker und zwei Programmierer zusätzlich eingestellt werden müssen, wenn es bei den gegenwärtig eingeführten EDV-Verfahren bleiben sollte. Für den Fall, daß ein Datenbanksystem eingeführt wird, glaubt er, mit einem zusätzlichen Datenbankmanager auszukommen. Er würde dann einen der vorhandenen Systemanalytiker zum Assistenten des neuen Managers aufrücken lassen, ansonsten aber auf weitere Neueinstellungen für fünf Jahre verzichten können.

Informationssuche

Wie fast überall verbringt man auch bei Apex einen großen Teil der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Während sich die Leute im Topmanagement zu einem nicht unerheblichen Teil auf Quellen von außerhalb stützen - Geschäftskontakte und Wettbewerber seien als Beispiel angeführt - , sieht es auf den mittleren und unteren Managementebenen anders aus. Hier suchen die Manager vor allem auch Informationen über die Kundschaft, sie brauchen Daten, die etwas über die Auftragslage oder die Höhe der Lagerbestände aussagen.

Bei den Mitgliedern des Untersuchungsteams, das Apex eingesetzt hat, um die Möglichkeit der Einführung eines Datenbanksystems zu prüfen, ist man davon überzeugt, daß den Managern, sobald das System steht, eine zunehmende Daten- und Informationsfülle zur Verfügung stehen wird, so daß ihnen mehr freie Zeit für andere Dinge bleiben wird. Man ist sich jedoch nicht sicher, wie Managerzeit zu bewerten ist und schätzt den Wert der verbesserten Informationsversorgung aller Manager betont vorsichtig auf 10 000 Dollar jährlich. Abbildung 3 enthält eine zusammenfassende Übersicht über die Nutzen, die Apex Products durch Einführung eines Datenbanksystems nach Auffassung der Untersuchungskommission realisieren würde.

Kosten der Datenbank

Nachdem die Ermittlungen auf der Nutzenseite abgeschlossen waren, wandte sich das Apex-Team den Kosten zu. Diese Ermittlungsaufgabe erwies sich als leichter, obwohl eine Reihe subjektiver Faktoren berücksichtigt werden mußte. Die Kosten summierten sich in der Hauptsache aus Software- und Umstellungskosten, Hardware- und Personalkosten.

Software

Der größte Teil der Softwarekosten entsteht durch das Datenbank-Managementsystem selbst. Es gibt eine Reihe handelsüblicher Systeme, die der Bedarfslage bei Apex Products entsprechen könnten. Wenn bei Apex der Entschluß gefaßt wird, auf Datenbank umzustellen, ist eine eingehende Überprüfung dieser Systeme erforderlich. Was den Zweck dieser Studie angeht, so hat das Untersuchungsteam ein System gewählt, das als praktische Durchsetzung der CODASYL- Empfehlungen gewertet werden kann und in Preis wie Leistung mit anderen vegleichbar ist. (CODA¬ SYL ist eine Bezeichnung, die sich aus "Conference on Data Systems Languages" zusammensetzt. Diese Organisation standardisierte die Programmsprache COBOL, die bei Apex Products benutzt wird, und ist gegenwärtig damit beschäftigt, für Datenbank-Programmsprachen und -Strukturen Normenvorschläge auszuarbeiten.) Dieses System kostet 10 000 Dollar; der Preis schließt Software-Elemente mit ein, die dem Benutzer die Arbeit und den Systemumgang erleichtern, so zum Beispiel ein Datenlexikon und eine auf Benutzerbelange zugeschnittene Abfragesprache. Wenn Apex die Online-Verarbeitung einführt, wird ein Datenfernverarbeitungs-Monitor für den Dialog mit den einzelnen Benutzerterminals erforderlich. Die Kosten dieses Softwaremoduls dürften sich auf rund 15 000 Dollar belaufen. Verschiedene Apex-Manager und EDV- Mitarbeiter sollen an Systemschulungen teilnehmen, die von der Lieferfirma durchgeführt werden. Diese Kurse werden teils bei Apex Products selbst abgehalten, teils bei der Lieferfirma; die hierfür anfallenden Kosten sind in Abbildung 4 aufgeführt.

Umstellung auf das neue System

Der Übergang von einem konventionellen Datenverarbeitungssystem mit Einzeldateien auf Datenbanksysteme bringt in der Regel weitreichende Umstellungsarbeiten mit sich. Es handelt sich um ein breit angelegtes Unterfangen: Die Datenerfassung muß nach einem neuen Format organisiert und Anwendungsprogramme müssen modifiziert werden. In der Umstellung auf das Datenbanksystem sieht das Apex-Management im vorliegenden Fall allerdings keine übergroße Belastung. Zum einen werden viele Anwendungsprogramme, so etwa die Online-Programme für die Abwicklung von Kundenaufträgen und für den Fertigungsbereich, ohnehin neu erstellt; zum anderen geht man auch davon aus, daß die Restrukturierung der vorhandenen Kundendatei keine große Mühe bereiten wird. Außerdem beabsichtigt Apex, mit einer Lieferfirma zusammenzuarbeiten, die dem Unternehmen mit Software-Umstellungshilfen unter die Arme greift, um den ganzen Übergangsprozeß zu erleichtern. Als Preis für den Umstellungsprozeß setzt das Untersuchungsteam den Gegenwert der Kosten für einen vollbeschäftigten Systemanalytiker ein.

Anforderung an die Hardware

Die derzeitige Hardware-Konfiguration wird entsprechend den neuen Anforderungen modernisiert werden müssen. Zwar werden die dafür anfallenden Kosten erst genau bekannt sein, wenn man sich auf das anzuschaffende System endgültig festgelegt hat, dennoch kann das Team drei Hardware-Anforderungen nennen, mit denen in jedem Fall zu rechnen ist. * Ausbau der Zentraleinheit und Erweiterung des Kernspeichers: In Anbetracht der gegenwärtigen Arbeitsfülle und der Ressourcen, die das neue System erfordert, empfiehlt das Team die Erweiterung des Kernspeichers um 256 K'Byte, was einer Verdoppelung der zur Zeit vorhandenen Speicherkapazität gleichkommt. Nach vollzogener Erweiterung wird also eine Hauptspeicherkapazität von 512 KB vorhanden sein. Um auf diese Kapazität zu kommen, empfiehlt das Team einen Ausbau der Zentraleinheit für rund 150 000 Dollar (die zusätzliche Speicherkapazität wird 75 000 Dollar kosten). Für eine weitere Ausbaustufe im vierten Jahr sind nochmals 50 000 Dollar veranschlagt. Wie der EDV- Manager dazu jedoch ausführt, wird diese Beschaffung zusätzlicher Hardware in den nächsten zwei bis drei Jahren mit größter Wahrscheinlichkeit ohnehin nötig sein - unabhängig davon, ob auf ein neues System umgestellt wird oder nicht. Das Untersuchungstea m geht allerdings lieber auf Nummer Sicher und weist diese Kosten dem Umstellungsvorhaben zu. * Zusätzliche Plattenspeicherkapazität: Die zur Zeit vorhandene Plattenspeicherkapazität gibt nichts mehr her, sie ist völlig ausgelastet. Sobald das neue System installiert ist, muß weitere Plattenspeicherkapazität angeschafft werden, dazu die Steuereinheit; die Kosten hierfür werden mit rund 60 000 Dollar veranschlagt - darüber hinaus werden weitere Plattenspeicher (für rund 40 000 Dollar) im zweiten Jahr erforderlich, und zwar in der Hauptsache für den Datenanfall des Fertigungsbereichs. * Zusätzliche Bildschirmterminals: Bei der Batch- Verarbeitung, nach der die EDV bei Apex zur Zeit noch vor sich geht, sind nur relativ wenige Terminals eingesetzt. Das Unternehmen hat sich für die allernächste Zukunft aber schon darauf festgelegt, ein Online-System für den Auftragseingang zu installieren. Die Pläne dafür sind fertig. Man schätzt daß für diesen Anwendungszweck sechs bis acht Terminals erforderlich sein werden. Das Online-System für Auftragseingänge wird, wie gesagt, in jedem Fall angeschafft und eingeführt, ohne Rücksicht auf einen möglichen Übergang auf ein Datenbanksystem. Mithin können die Kosten für diese zusätzlichen Terminals dem neuen System nicht angelastet werden. Wenn mit Apex-Managern über das Datenbanksystem gesprochen wurde, haben die Mitglieder des Untersuchungsteams immer wieder die Vorteile von sofort abrufbaren Daten wiederholt - vor allem im Zusammenhang mit der Verwendung einer auf die Belange der Benutzer zugeschnittenen Abfragesprache. An dieser Stelle mahnte der Datenbankspezialist jedoch zur Vorsicht: Die Art der verfügbaren Informationen wird vom Design abhängen, und es müssen Richtlinien für die Benutzung der Terminals aufgestellt werden, damit Datenschutz gewährleistet und auch Vorsorge gegen eine über Gebühr hohe Beanspruchung der EDV- Ressourcen getroffen ist.

Personalbedarf

Beim Datenbanksystem würden die zusätzlichen Personalkosten in erster Linie den neu einzustellenden Datenbank-Manager betreffen. Vom Untersuchungsteam wird die Ansicht vertreten, daß das Unternehmen einen nachweislich erfahrenen Manager einstellen sollte, statt ein Mitglied des vorhandenen EDV-Personals für diese Position zu schulen. Unter dem vorgeschlagenen System sollte einer der jetzigen Systemanalytiker dem neuen Manager als Assistent zur Seite gestellt werden. Des weiteren würde ein kleiner Stab von Büroangestellten erforderlich sein. Die vom Team geschätzten Personalkosten zur Ausstattung des neuen Systems steigen von 75 000 Dollar im ersten Jahr auf 100 000 Dollar im fünften. Außerdem hat das Untersuchungsteam vorgeschlagen, für jeden betroffenen Funktionsbereich die neue Position eines Informationsanalytikers zu schaffen. Jeder dieser Leute müßte gründliche Qualifikationen in einem oder mehreren der betroffenen Funktionsbereiche nachweisen können, zum Beispiel im Marketing und in Finanzen; außerdem sollte er sich im System der Datenbank und deren Anwendung perfekt auskennen.

Zusammenfassung von Kosten und Nutzen

In Abbildung 5 sind Kosten und Nutzen des für Apex Products vorgeschlagenen Datenbanksystems zusammengefaßt. Obwohl solche Kostenvoranschläge naturgemäß von einem Unternehmen zum anderen variieren, kann man dennoch einige Schlußfolgerungen ziehen, die generell zutreffen dürften: * Die Umstellung auf ein Datenbanksystem muß als Schwerpunkt-Vorhaben betrachtet werden, das erhebliche Investitionen erforderlich macht. Über einen Fünf Jahreszeitraum verteilt, belaufen sich die Kosten auf rund eine Million Dollar. * Die Investition macht sich nicht sofort bezahlt. Der Grund für diese Renditeverzögerung liegt im Timing der Mittelzuweisungen und der einsetzenden Nutzen: Während die wesentlichen Ausgaben bereits zu Projektbeginn anfallen, ist mit nennenswerten Projektnutzen erst im späteren Verlauf zu rechnen. * Das Ertragspotential ist groß. Im vorliegenden Apex-Fall beläuft sich der voraussichtliche interne Return-on-Investment auf mehr als fünfzig Prozent im angenommenen Fünf Jahreszeitraum.

Schlußbetrachtung

Mit der Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse kann sich ein Unternehmen ein festes Fundament für den Eintritt ins Datenbank-Zeitalter schaffen. Es liegt auf der Hand, daß diese Analyse nur der Anfang eines langen Prozesses sein kann, der von allen Managern festes Engagement fordert. Als nächste Schritte folgen Auswahl und Einstellung eines hochqualifizierten Managers für die Datenbank und sodann die Entwicklung und Aufstellung detaillierter Anforderungen an das neue System. Erst dann ist es soweit, daß Aufbau und praktische Einführung eines Datenbanksystems, von denen der erhoffte Nutzeffekt auch wirklich ausgeht, in Angriff genommen werden können. Aus der Durchführung einer Analyse der hier beschriebenen Art ergibt sich aber noch ein weiterer, ganz wesentlicher Vorteil: Für die Entwicklung der Datenbank werden vorläufige Prioritäten gesetzt. Um beim Fallbeispiel Apex zu bleiben, könnte das Management dem Aufbau und der Einführung des Datenbanksystems für das Marketing zum Beispiel den Vorrang einräumen - wegen des enormen Potentials, das in dieser Funktion steckt. Gleichzeitig kann ein Unternehmen aber auch kritische Subsysteme unter die Lupe nehmen, im vorliegenden Apex-Fall das System für die Materialbedarfsplanung - und bereits damit beginnen, die Grundlagen für deren Einbeziehung in das gesamte Datenbank-Managementsystem zu legen. Copyright: Copyright © 1980 President and Fellows of Harvard College; ursprünglich veröffentlicht im "Harvard Business Review" unter dem Titel "Costs and Benefits of a Data Base System"

Fred R. McFadden, James D. Suver
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