Mobiles Arbeiten Wie Sie ein hybrides Team führen

Zur neuen Corona-Normalität gehört, dass einige Mitarbeiter von zu Hause arbeiten und einige im Büro. Weil das noch eine Weile so bleiben wird, sollten Führungskräfte jetzt neue Grundregeln der Zusammenarbeit aufstellen – damit sich niemand ausgeschlossen fühlt.
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Die Bedürfnisse von Mitarbeitern unterscheiden sich immer. Aber gerade jetzt, da viele Unternehmen ausprobieren, wie ihre Mitarbeiter ins Büro zurückkehren könnten, sind Teammitglieder wahrscheinlich mit noch unterschiedlicheren Situationen konfrontiert. Einige haben nur eine begrenzte oder gar keine Kinderbetreuung oder müssen das Homeschooling organisieren; andere haben vielleicht gesundheitliche Probleme, die sie davon abhalten, an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren. Und wiederum andere können es kaum abwarten, aus dem Haus zu kommen und wieder ins Büros zurückzukehren.

Wie gehen Sie als Führungskraft mit diesen unterschiedlichen Bedürfnissen um und behandeln dabei gleichzeitig alle fair? Welche Strukturen und Regeln können Sie einführen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter im Büro  mit denen, die von zu Hause aus arbeiten, im Einklang sind? Wie bleiben Sie flexibel, da sich die Situation jederzeit ändern können? Und wie helfen Sie Ihren Mitarbeitern bei der Bewältigung ihres Stressniveaus während dieses Übergangs?

Was Experten raten

Ein Team zu haben, bei dem einige Mitarbeiter im Büro sind und andere ihre Arbeit aus der Ferne  erledigen, stellt Manager vor eine Reihe von Herausforderungen, sagt Liane Davey, Mitbegründerin von 3COze Inc. und Autorin von You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done. Einige dieser Herausforderungen könnten Ihnen bekannt vorkommen. Zum Beispiel könnte es eine "Wir gegen die"- Haltung unter den Kollegen geben, "ähnlich dem Phänomen, eine Hauptgeschäftsstelle und ein Außenbüro zu haben", sagt sie. Es könnte auch die gleiche Art der Kommunikations-, Motivations- oder Koordinationsprobleme geben, die bei geographisch verteilten Teams auftreten.

Andere Herausforderungen sind dagegen neu, so Linda Hill, Professorin an der Harvard Business School und Mitverfasserin von Being the Boss: The 3 Imperatives for Becoming a Great Leader. Zum Beispiel führt die Arbeit im Schatten einer globalen Pandemie zu zusätzlichem Stress und mehr Komplexität. Deshalb ist es entscheidend, in dieser Zeit mit Empathie zu führen. Hill schlägt vor, dass Sie mit der Frage starten: "Welche Erfahrungen machen meine Mitarbeiter bei der Arbeit, und wie kann ich sie dazu befähigen, das Beste zu tun, was sie können?" Hier sind einige Tipps.

Bieten Sie Unterstützung an

Das Wichtigste zuerst: Ihre Hauptaufgabe als Führungskraft, ob mit oder ohne Pandemie, besteht darin, Ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Und jetzt ist das mehr denn je gefragt. Inmitten einer globalen Gesundheitskrise, wirtschaftlicher Unsicherheit  und anhaltender sozialer Unruhen war es ein erschütterndes Jahr. "Die Mitarbeiter stehen unter immensem Stress" und einige von ihnen "stehen möglicherweise unter Schock", sagt Davey. Es liegt in Ihrer Verantwortung, auf sie zuzugehen. Führen Sie Gespräche mit Kollegen im Büro mit ausreichend Abstand und Einzelgespräche per Video-Call mit Ihren Mitarbeitern im Homeoffice. Fragen Sie sie nach ihren individuellen Lebensumständen; informieren Sie sich über ihre Sorgen. Möglicherweise haben Sie das zu Beginn der Pandemie schon gemacht, aber melden Sie sich weiterhin, da sich die Umstände wahrscheinlich geändert haben.

Manche Menschen fühlen sich vielleicht verunsichert oder sind verärgert darüber, dass sie gebeten werden, ins Büro zurückzukehren; andere haben vielleicht das Gefühl, dass sie durch die Arbeit von zu Hause beruflich benachteiligt werden. "Erlauben Sie Menschen, zuzugeben, wie sie sich fühlen", und geben Sie ihnen Raum, "über ihre Ängste zu sprechen", sagt Hill. Hören Sie zu und bieten Sie Unterstützung an. Zeigen Sie, dass Sie sich dafür einsetzen, dass die Situation für alle im Team funktioniert. "Die Menschen wollen sich sicher fühlen und merken, dass man sich um sie kümmert", sagt sie.

Erwartungen schaffen und setzen

Grundsätze zum Erinnern

Dos

  • Setzen Sie klare Prioritäten und Ziele, damit sich jeder in Ihrem Team auf das Wichtigste konzentriert.

  • Seien Sie integrativ. Auch wenn einige Mitarbeiter im Büro arbeiten, halten Sie alle Teambesprechungen online ab, um allen gegenüber fair zu sein.

  • Denken Sie über Ihre Vorurteile und Veranlagungen nach. Fragen Sie sich: "Gibt es Leute in meinem Team, die ich nicht fair behandelt habe, und wie würde es aussehen, wenn ich das tun würde?"

Don'ts

  • Seien Sie unbeugsam. Die Zukunft ist im Augenblick unvorhersehbar und jeder muss flexibel sein.

  • Ignorieren Sie Anzeichen von Stress in Ihrem Team. Seien Sie einfühlsam. Helfen Sie den Menschen, Prioritäten zu setzen, was wichtig ist.

  • Vergessen Sie den Spaß. Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Verbindung mit Ihrem Team zu genießen und etwas Verspieltheit in den Arbeitstag zu bringen.

Sprechen Sie als Nächstes mit Ihrem Team über neue Strukturen  und Routinen. "Betrachten Sie dies als Gelegenheit, die Aspekte der Kultur Ihrer Organisation zu bestärken, die Sie beibehalten wollen, und sprechen Sie über die Aspekte, die angepasst werden müssen", sagt Hill. "Führen Sie eine Diskussion darüber, wie und wann Sie kommunizieren werden, wer Zugang zu welchen Informationen hat, wer an welchen Besprechungen teilnehmen muss und wer an welchen Entscheidungen beteiligt sein sollte." Sie empfiehlt, sich auf Normen für die Kommunikation zu einigen - Sollte immer das gesamte Team einbezogen werden? Müssen die Empfänger jede Nachricht bestätigen? - und Richtlinien dafür festlegen, wann welcher Kanal - E-Mail, Slack, Telefon usw. - zu nutzen ist.

Sprechen Sie auch darüber, wie die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten gestalten. "Das Ende des Tages wird immer nebulöser", sagt Hill. "Menschen, die nicht im Büro sind, wollen vielleicht Flexibilität und die Freiheit, ihre Stunden zu überarbeiten, und die Menschen im Büro wollen vielleicht mehr Struktur. Manchmal werden Kompromisse notwendig sein." Ihr Ziel als Gruppe ist es, eine neue Kultur aufzubauen und durchzusetzen, indem Sie herausfinden, was in diesem Umfeld die beste Art zu arbeiten ist".

Setzen Sie Prioritäten

Die einzige Gewissheit im Moment ist, dass die Zukunft unvorhersehbar ist. Schulen könnten geschlossen werden - oder sogar gar nicht erst geöffnet werden; Gesundheitsrichtlinien könnten sich verschieben; bestimmte Städte und Gemeinden könnten vor einem Lockdown stehen. Der beste Weg, sich darauf vorzubereiten, ist, klare Prioritäten zu setzen, damit jeder in Ihrem "Team weiß, was am Wichtigsten ist", sagt Davey. Sie schlägt vor, regelmäßig ein "Montags-Meeting" abzuhalten, bei dem Sie die wichtigsten Arbeiten, die in dieser Woche erledigt werden müssen, nach Prioritäten ordnen. Zusätzlich sollten Sie über Aufgaben sprechen, die als Bonus gut wären, wenn Zeit dafür bleibt. Eine Fokussierung auf die wichtigsten Aufgaben bringt Flexibilität ins System. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter mit Kindern etwas Spielraum braucht, weil die Schule seines Kindes geschlossen hat, können im Idealfall andere übernehmen.

Beziehen Sie alle ein

Der Aufbau eines fairen und gerechten Arbeitsplatzes sei komplizierter, wenn man ein hybrides Team leitet, sagt Hill. Es gibt eine Voreingenommenheit, die zu der falschen Annahme führt, dass "die Menschen im Büro produktiver sind als diejenigen, die nicht vor Ort sind", sagt sie. Als Führungskraft müssen Sie Praktiken einführen, um dieser Tendenz entgegenzuwirken.

Davey schlägt vor, die Grundregel aufzustellen, dass alle Teambesprechungen über Video  stattfinden - auch wenn einige Menschen zusammen im Büro sind. Es hat etwas damit zu tun, dass "das Gesicht von jedem in diesen kleinen Kästchen erscheint, das automatisch für mehr Gerechtigkeit sorgt", sagt sie. Außerdem sind hybride Besprechungen unfair gegenüber denjenigen, die nicht physisch im Raum sind. "Es ist schwer, zuzuhören, wenn man nicht vor Ort ist", sagt sie. "Es gibt unweigerlich Nebengeräusche im Raum, und immer raschelt jemand mit Papier."

Man darf es nicht tolerieren, dass Teammitglieder im Büro so über die Arbeit reden, dass Kollegen im Homeoffice ausgeschlossen werden, fügt Hill hinzu. Sie müssen dafür sorgen, dass jeder in Ihrem Team die Möglichkeit hat, sich einzubringen. Sie schlägt vor, etwas zu sagen wie: "Holen wir Jane ans Telefon, um das zu besprechen".

Streben Sie nach Gerechtigkeit

Ein weiteres Risiko in einem hybriden Umfeld besteht darin, dass es "den eigenen Ballast und die Voreingenommenheit gegenüber bestimmten Mitarbeitern verschärft", so Davey. Mit anderen Worten: Sie werden Ihre Lieblingsmitarbeiter weiterhin hoch schätzen und "die Mitarbeiter, zu denen Sie eine negative Veranlagung haben, weiterhin in einem negativen Licht sehen". Das liegt vielleicht in der menschlichen Natur, aber das macht es nicht richtig.

Der erste Schritt ist, aufmerksam zu sein, sagt Davey. Sind Sie geneigt, im Zweifelsfall dem Mitarbeiter, den Sie für gut halten, den Vorzug zu geben? Und lassen Sie die Bedürfnisse des Mitarbeiters außer Acht, der Sie nervt? "Fragen Sie sich selbst, gibt es Menschen in diesem Team, die ich nicht fair behandelt habe, und wie würde es aussehen, wenn ich es täte?", sagt sie.

Achten Sie als Nächstes darauf, wie Sie Ihren Tag aufteilen. "Sehen Sie sich an, mit wem Sie Ihre Zeit verbringen", sagt Hill. Sind es die Menschen, die mit Ihnen im Büro sind? "Wählen Sie nicht immer den einfachsten Weg", sagt sie. Schließlich sollten Sie sich gemeinsam bemühen, es besser zu machen. Denken Sie darüber nach, wie Sie allen Ihre Teammitglieder zu Erfolgen verhelfen können. Stellen Sie auch sicher, dass Sie objektive Daten zur Bewertung ihrer Leistung verwenden.

Achten Sie auf Anzeichen von Burnout

Es ist wichtig, dass Sie während dieser Übergänge genau auf das Stressniveau Ihrer Teammitglieder achten. Viele Menschen sind gestresst, gereizt und erschöpft - auch Sie. Aber wenn Sie bemerken, dass sich jemand anders verhält - vielleicht "jemand, der gesprächig und offen war, ist jetzt still; oder jemand, der ruhig und gelassen war, hat jetzt eine kürzere Zündschnur", erklärt Hill, betrachten Sie das als Anzeichen von Burnout.

Davey empfiehlt, Schritte zu unternehmen, um Ihrem Mitarbeiter zu helfen. Wenn Ihnen zum Beispiel ein Teammitglied sagt, dass es überfordert ist, versuchen Sie, ihm dabei zu helfen, Prioritäten zu setzen. "Sie haben vielleicht sieben große Aufgaben auf der To-do-Liste, aber davon sind nur zwei wirklich wichtig", sagt sie. "Wenn es jemandem schlecht geht, helfen Sie ihm Tag für Tag da durch; wenn das zu schwer ist, gehen Sie von Aufgabe zu Aufgabe", sagt sie. "Fokus und Beziehungen sind das Gegenmittel gegen Burnout."

Vergessen Sie den Spaß nicht

Es lohnt sich auch, darüber nachzudenken, "wie man etwas Verspieltheit in den Arbeitsalltag bringen kann". Viele von uns vermissen das Lachen und die Heiterkeit aus unserem Leben vor der Pandemie. Sie schlägt vor, jeden Tag um die Mittagszeit herum einen "informellen Zoom-Raum" einzurichten, so dass die Menschen sich locker unterhalten können, wie sie es in der Kantine im Büro tun würden. "Finden Sie Freiräume für Termine, in denen es keine Tagesordnung gibt", in denen die Menschen über Bücher, die sie gerade lesen, ihre Kinder oder ihre neuesten Netflix-Besessenheiten sprechen können - und stellen Sie sicher, dass diese Gespräche für jeden im Team zugänglich sind, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Sie könnten sogar themenbezogene Mittagessen ausprobieren, bei denen die Kollegen verrückte Schals tragen oder verschiedene Arten von Speisen zubereiten (oder beim Lieferdienst bestellen). "Haben Sie Spaß!", sagt sie. "Es muss nicht immer ernst sein." Ihr Ziel, fügt Hill hinzu, ist es, "den Menschen das Gefühl der Verbundenheit zu geben" und ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen.

Seien Sie mutig

Erwarten Sie schließlich nicht, dass irgendetwas davon einfach sein wird. Auf dem Weg dorthin wird es Schwierigkeiten geben. Seien Sie bescheiden. Und seien Sie geduldig. "Es ist eine neue Zeit", sagt Hill. "Sie erfordert ein ganz neues Niveau an Präsenz, Agilität und Anpassungsfähigkeit." Aber sehen Sie die positive Seite. "Diese Krise zwingt Sie dazu, Fähigkeiten zu entwickeln und Praktiken einzuführen, die Ihnen für den Rest Ihrer Karriere von großem Nutzen sein werden", sagt Davey.