Talentmanagement Warum gutes Onboarding entscheidend ist

Wer Mitarbeiter möglichst lange an sein Unternehmen binden will, sollte schon beim Jobeintritt starten. Ein gutes Onboarding zahlt sich langfristig aus.
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Obwohl es in vielen Medienberichten zum Thema "Great Resignation", also der großen Kündigungswelle, meist um amerikanische Arbeitnehmer in Bürojobs geht, lässt sich das Phänomen auch weltweit in einer Vielzahl von Sektoren und Funktionen beobachten. Auch in Lateinamerika, Osteuropa und Asien zeigen sich Turbulenzen auf den Arbeitsmärkten, die sowohl sogenannte "qualifizierte" als auch "ungelernte" Arbeitskräfte betreffen. Und die Veränderungen werden weitergehen. Die Unternehmen, die wichtige Talente an sich binden können, werden diejenigen sein, die in die Einarbeitung ihrer Mitarbeiter investieren.

Der Sinn und Zweck des Onboarding sollte darin bestehen, neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei zu helfen, erfolgreich in ihrer Position zu sein, und die Zeit zu verkürzen, die sie brauchen, um sich in ihrer neuen Rolle zurechtzufinden. Dies funktioniert nur, wenn die Einarbeitungsprozesse strategisch mit Blick auf das Endziel gestaltet werden. Mit der Zunahme von Remote- und Hybridarbeit ist das Onboarding jedoch eine noch größere Herausforderung geworden.

In einer Umfrage des Softwareunternehmens Workable aus dem Jahr 2020 gaben die befragten Personalverantwortlichen an, dass das Onboarding oder die Schulung von Mitarbeitern aus der Ferne die größte Herausforderung bei der Einstellung von Mitarbeitern darstellte. Und dies ist auch weiterhin der Fall für Arbeitgeber.

Schon vor der Verlagerung ins Digitale fehlte in mehr als einem Drittel der Unternehmen ein strukturierter Einarbeitungsprozess, sei es per remote oder anderweitig. Außerdem unterschätzen viele Unternehmen, wie lange ein neuer Mitarbeiter braucht, um sich in seiner Rolle zurechtzufinden. Das durchschnittliche Onboarding-Programm dauert 90 Tage, aber laut dem Gallup-Bericht "Creating an Exceptional Onboarding Journey for New Employees " brauchen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Regel zwölf Monate, um ihr volles Leistungspotenzial zu erreichen.

Starke Beziehungen werden nicht auf einem schlechten Fundament aufgebaut. Wenn Sie Ihre Talente besser an sich binden möchten, müssen Sie die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter verbessern. Gallup berichtet, dass nur 12 Prozent der Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihr Unternehmen bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder gute Arbeit leistet, während 88 Prozent der Arbeitnehmer keine guten Erfahrungen mit der Einarbeitung machen. Und in einer Umfrage von Principles aus dem Jahr 2021 gaben 94 Prozent der befragten Personalverantwortlichen an, dass die Mitarbeiter, die sie während der Pandemie eingestellt haben, nur virtuell mit dem Unternehmen interagiert haben. 31 Prozent dieser Befragten sagten, dass die Mitarbeiter Schwierigkeiten hatten, sich mit Kollegen zu vernetzen. Zehn Prozent waren sich nicht einmal sicher, wie sich die neu eingestellten Mitarbeiter eingewöhnen.

Wenn man bedenkt, dass ein schlechtes Onboarding dazu führen kann, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Vertrauen in ihre neue Rolle haben, sich weniger engagieren und ein höheres Risiko besteht, dass sie das Unternehmen verlassen, wenn sie anderswo eine neue, spannendere Stelle finden, sind diese Statistiken besorgniserregend – insbesondere für Unternehmen, die Mitarbeiter aus der Ferne einstellen.

Andererseits können Unternehmen, die ein formelles Onboarding-Programm einführen, eine um 50 Prozent höhere Mitarbeiterbindung bei neuen Mitarbeitern und eine um 62 Prozent höhere Produktivität in derselben Gruppe erreichen. Laut Gallups Onboarding-Bericht ist es außerdem fast dreimal so wahrscheinlich, dass sich Mitarbeiter, die eine positive Onboarding-Erfahrung gemacht haben, auf ihre Rolle vorbereitet und unterstützt fühlen, was ihr Selbstvertrauen stärkt und ihre Fähigkeit verbessert, ihre Rolle gut auszuführen.

Der Schlüssel zum erfolgreichen Onboarding

Ein kurzes Onboarding-Programm ist nicht das Einzige, was die Erfahrungen Ihrer neuen Mitarbeiter beeinträchtigt. Neu eingestellte Teammitglieder brauchen auch die Möglichkeit, Beziehungen zu ihren Vorgesetzten, Kollegen und anderen für Ihre Arbeit wichtige Personen und Gruppen aufzubauen. Aus dem Gallup-Bericht geht hervor, dass Mitarbeiter mehr als dreimal so häufig der Aussage zustimmen, dass sie eine außergewöhnliche Onboarding-Erfahrung gemacht haben, wenn ihre Vorgesetzten eine aktive Rolle in diesem Prozess gespielt haben.

Viele Manager haben jedoch nicht die Kapazitäten, um Onboarding-Programme zu unterstützen oder umzusetzen. Außerdem bieten die meisten kleineren Unternehmen (und sogar einige größere) keine Mentorenprogramme an. Wenn Sie neuen Mitarbeitern keine Mentoren anbieten, berauben Sie sie der Möglichkeit, die Beziehungen aufzubauen, die sie für den Erfolg in ihrem neuen Arbeitsumfeld benötigen.

Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass jeder neue Mitarbeiter und jede neue Mitarbeiterin eine positive Erfahrung bei der Arbeit macht - aber zu wissen, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um einen effektiven Onboarding-Plan zu erstellen, kann überwältigend sein. Die folgenden drei Schritte können Managern dabei helfen, strategische Onboarding-Prozesse zu entwickeln, die neue Mitarbeiter zum Erfolg verhelfen und die Mitarbeiterbindung verbessern.

1. Setzen Sie klare Ziele

Bevor Sie ein neues Onboarding-Programm einführen, sollten Sie zunächst Ihre Onboarding-Ziele überprüfen. Achten Sie bei der Überprüfung der Ziele darauf, dass sie die folgenden vier Punkte umfassen: Compliance, Klarheit, Kultur und Verbindung. Hier sind einige Fragen, die Sie stellen sollten:

  • Haben Sie die Vorschriften, Richtlinien und Verfahren, an die sich die Mitarbeiter halten müssen, klar benannt und erläutert?

  • Haben Sie die Erwartungen der Mitarbeiter an ihre Arbeit klar formuliert und mit konkreten, zeitlich begrenzten Maßnahmen verknüpft?

  • Haben die Mitarbeiter nach Abschluss des Programms ein umfassendes Verständnis für Ihre Unternehmenskultur und werden sie dabei unterstützt, alle für ihren Erfolg wichtigen Beziehungen aufzubauen?

  • Wo müssen die Fähigkeiten Ihrer Organisation verbessert werden, um dieses neue Programm durchzuführen?

  • Wie werden Sie nach Abschluss des Onboarding-Programms die Work-Life-Balance der neu eingestellten Mitarbeiter kontinuierlich verbessern und aufrechterhalten?

Sobald Sie eine Reihe von Zielen erstellt haben, die alle vier Punkte ansprechen, ist es an der Zeit zu entscheiden, wie Sie den Erfolg messen wollen. Ihre Maßnahmen sollten direkt mit Ihren Zielen verknüpft sein und quantitative Kennzahlen (zum Beispiel den Prozentsatz der neuen Mitarbeiter, die nach einem Jahr noch in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind) sowie qualitative Kennzahlen (etwa das Feedback der neuen Mitarbeiter zu ihren Erfahrungen beim Onboarding) umfassen. Um diese Ziele und Messgrößen zu erreichen, ist die Beteiligung von Stakeholdern aus dem gesamten Unternehmen erforderlich. Daher sollten Sie sich Zeit nehmen, um sich mit den Führungskräften des Unternehmens zu treffen, bevor Sie loslegen.

2. Schaffen Sie ein Onboarding-Team

Wenn Sie die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz verbessern wollen, müssen Sie einen Onboarding-Prozess entwickeln, der über die Personalabteilung hinausgeht und andere Unternehmensbereiche einbezieht, einschließlich relevanter Teams, wichtiger Interessengruppen und der Unternehmensleitung.

Je früher die Führungskräfte neue Mitarbeiter in ihr Team einführen können, desto besser. Stellen Sie vorab sicher, dass das Team weiß, warum der neue Mitarbeiter eingestellt wurde und welche Rolle er oder sie im Team oder im gesamten Unternehmen spielen wird. Obwohl die Förderung starker Teambeziehungen anfangs eine größere Zeitinvestition bedeuten kann, kann sie dazu beitragen, die Produktivität und Leistung der Mitarbeiter zu steigern.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass neue Mitarbeiter auch mit Stakeholdern außerhalb ihres unmittelbaren Teams zu tun haben werden. Neuen Mitarbeitern ist jedoch nicht immer klar, wie sie mit diesen Personen zusammenarbeiten werden oder wie sie am besten mit ihnen in Kontakt treten können. Manager können den Aufbau dieser Beziehungen unterstützen, indem sie eine Liste mit Namen erstellen, in der sie angeben, wer sie sind und welche Bedeutung sie für das Unternehmen haben. Als Vorgesetzter ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Verbindungen reibungslos funktionieren. Planen Sie also Zeiten ein, um sich mit den Beteiligten zu treffen und sicherzustellen, dass das Netzwerk der neuen Mitarbeiter gut funktioniert.

Eine oft übersehene (aber wichtige) Einführung ist die zwischen Ihrem neuen Mitarbeiter und dem CEO Ihres Unternehmens. Wenn Sie in einem kleineren Unternehmen arbeiten, vereinbaren Sie einen Termin für ein persönliches Gespräch oder ein gemeinsames Kaffeetrinken zwischen dem/den neuen Mitarbeiter(n) und dem Leiter Ihres Unternehmens. Wenn dies aufgrund der Unternehmensgröße, des Standorts oder zeitlicher Beschränkungen nicht realistisch ist, versuchen Sie es mit einem Town Hall-Event oder einem Termin für neue Mitarbeiter, das Führungsteam und Ihren CEO. Wenn Sie die neuen Mitarbeiter mit dem CEO zusammenbringen, bekommen sie das Gefühl, in das Unternehmen integriert zu sein. Und es wird ihnen vermittelt, dass das Wachstum, das sie für das Unternehmen darstellen, wichtig ist.

Darüber hinaus gibt ein Treffen mit dem CEO den Mitarbeitern einen direkten Einblick in die Unternehmenskultur und in die Art der Mitarbeitererfahrung, die sie erwarten können. Ein gutes erstes Treffen mit dem CEO bleibt den Mitarbeitern noch lange in Erinnerung und wirkt sich positiv auf ihr Zugehörigkeitsgefühl und ihr Engagement aus, was wiederum zu einer besseren Mitarbeiterbindung und Leistung führt.

3. Unterstützen Sie während der gesamten Zeit

Während der Einarbeitung sollten sich die Führungskräfte darauf konzentrieren, den Zeitaufwand für die administrativen Aufgaben der neuen Mitarbeiter zu reduzieren und mehr Zeit für das Leistungscoaching und den Aufbau von Kontakten aufzubringen. Im Idealfall hat die Personalabteilung Sie mit einer technologischen Möglichkeit ausgestattet, die diese wichtigen Aufgaben übernimmt. Mithilfe dieser Tools können Sie in jeder Phase des Prozesses bewährte Verfahren für das Onboarding in Echtzeit umsetzen und nachverfolgen, darunter zum Beispiel:

  • Bevor ein neuer Mitarbeiter seinen Posten antritt, können Sie ihn auf dem Onboarding-Portal Ihres Unternehmens registrieren lassen, damit er ein Begrüßungsvideo ansehen, seine ersten Unterlagen ausfüllen und seinen Zeitplan für den ersten Tag sowie das gesamte individuelle Onboarding-Programm erhalten kann. Sie können auch überprüfen, ob alle relevanten Stakeholder über die bevorstehende Ankunft des neuen Mitarbeiters informiert worden sind.

  • Am ersten Tag können Sie nachverfolgen, ob die Mitarbeiterin ihr Tagesprogramm erfolgreich absolviert hat, d.h. ob sie den wichtigsten Beteiligten vorgestellt wurde, ihren Arbeitsplatz vorgefunden hat, ihre Arbeitsmittel erhalten hat und das Lernprogramm für den ersten Tag abgeschlossen hat. Sie können auch Rückmeldungen von den Mitarbeitern über ihre Erfahrungen am ersten Tag erhalten, so dass Sie Korrekturmaßnahmen ergreifen können.

  • Im weiteren Verlauf des Onboarding-Programms können Sie verfolgen, ob die neuen Mitarbeiter wichtige Unternehmensinformationen gelesen haben, die Abschluss- und Erfolgsquoten der E-Learning-Module überprüfen und die Auswirkungen der Onboarding-Erfahrung auf das Erreichen der wichtigsten Onboarding-Ziele auf individueller und kohortenbezogener Ebene messen.

  • Am Ende des Programms verfügen Sie über ein umfassendes Dashboard, das für die einzelnen Onboarding-Ziele anzeigt, in welchem Grad sie erfüllt wurden. So können Sie sehen, was funktioniert und was verbessert werden muss.

Und schließlich sollten Sie sicherstellen, dass diese neue Plattform in Ihr gesamtes Personalverwaltungssystem integriert wird. Auf diese Weise können Sie die Auswirkungen Ihres Onboarding-Programms auf die tatsächliche Leistung der neuen Mitarbeiter am Arbeitsplatz und die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter leicht verfolgen.

In einer Zeit, in der Unternehmen darum kämpfen, Talente an sich zu binden, ist die Entwicklung eines starken Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter unerlässlich. Durch die Implementierung eines strategischen Onboarding-Programms können Manager das Vertrauen neuer Mitarbeiter stärken, das Engagement erhöhen und eine Umgebung schaffen, die Talente über Jahre hinweg bindet.