Antonia Götsch

Newsletter Lead Forward Eine Frage, die jedes Meeting verbessert

Langweilige Dinner-Events, Frontalbeschallung bei Konferenzen, virtuelle Meetings, bei denen alle nebenher arbeiten. Meetings sind ein Schmerz, der mit wachsender Verantwortung stetig zunimmt. Weil wir bei der Planung den entscheidenden Punkt überspringen.

Es war 22 Uhr, als die Vorspeise kam. Die meisten an meinem Tisch waren angetrunken – ich auch. Wie soll man auch ein Gala-Dinner überstehen, das um 19 Uhr beginnt und sechs Redner auf nüchternen Magen serviert? (Und ja, sie waren alle männlich.)

Ich wette, Sie kennen langweilige Dinner-Events und langatmige Panel-Diskussionen ebenfalls. Auch die Meetings, die ich in Unternehmen erlebt habe, sind meist alles andere als vergnüglich. Um ehrlich zu sein, oft bekomme ich schlechte Laune, wenn ich in meinen Kalender blicke und sehe, dass eine Woche voller Termine ansteht.

Vor über eineinhalb Jahren – während meiner Auszeit in Thailand am Strand - hatte ich mir mal vorgenommen, künftig jedes Meeting zu hinterfragen, bei dem ich dauernd in Versuchung wäre, heimlich aufs Smartphone zu gucken. Dann kam Corona, eine Vielzahl virtueller Meetings und noch mehr Möglichkeiten, sich ablenken zu lassen.

Kurzum: Meetings sind ein Schmerz, der bei mir mit wachsender Verantwortung stetig zugenommen hat. Deswegen habe ich das 2018 in den USA erschienene Buch von Priya Parker gleich bestellt, als es mir empfohlen wurde: "The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters" (diesen und weitere großartige Buchtipps für Ihren Sommer hören Sie diese Woche im Team-A-Podcast).

Warum und wofür kommen wir zusammen

Parker hat Dutzende Gastgeberinnen und Gastgeber interviewt. Sie kamen aus unterschiedlichsten Kontexten, unter ihnen waren ein Rabbiner, ein Choreograf des Cirque du Soleil, Betreuer von Sommercamps. Eine Gemeinsamkeit, die sie dabei feststellte: Sie alle wussten, warum sie sich versammelten.

Die Frage nach dem "Warum" scheint so offensichtlich, dass man sie fast überspringen möchte. Aber überlegen Sie mal kurz: Wie hätte mein Gala-Dinner aussehen können, wenn die Veranstalter darüber nachgedacht hätten?

Ich könnte mir vorstellen, der Interessenverband wollte mit seinem Dinner seine Mitglieder mit Politikern, anderen Verbandsvertreterinnen und Medienleuten vernetzen. Dann wäre eine mehrstündige Frontalbeschallung sogar der schlecht möglichste Plan. Tischwechsel, anregende Leitfragen, vielleicht sogar eine Tischdame oder ein Tischherr, die alle anderen einführen und miteinander bekannt machen, hätten diesen Nutzen viel eher erfüllt.

Vergessen Sie vorerst die To-dos

Ich kann mir vorstellen, wie die Planung für das Gala-Dinner ablief – oft genug habe ich es selbst erlebt, wenn ich Gastgeberin eines Events war. Meine Kollegen und ich schrieben lange Listen, was zu tun wäre. Wir überlegten, wen wir einladen müssten, welche Rednerin Aufmerksamkeit ziehen würde, welche To-dos abgehakt werden sollten.

Den wichtigsten Punkt vergaßen wir dabei, nämlich darüber nachzudenken, warum und wofür wir uns eigentlich treffen. Parker schlägt in ihrem Buch vor, an diesem Punkt wirklich in die Tiefe zu gehen.

  1. Überlegen Sie, in welche Kategorie Ihr Meeting gehört - und verwechseln Sie diese nicht mit dem Sinn, den dieses Zusammentreffen für Sie und alle anderen haben könnte. "Wir wählen oft die Vorlage, ohne uns über den Zweck klar zu werden", schreibt Parker. Wir hören Konferenz und denken: Podium, Gäste, Stuhlreihen. Oder Betriebsausflug - und denken Kegeln oder Kletterpark. Runder Geburtstag: Torte, anstoßen, große Party.

  2. Welchen Sinn könnte die Zusammenkunft erfüllen? Wofür kommen Sie zusammen? Überlegen Sie im zweiten Schritt ganz simpel und banal, vielleicht ein wenig langweilig, was das sein könnte. Zum Beispiel: "Wir wollen unsere Mitglieder vernetzen." Oder: "Wir wollen uns als Team auf unserem Ausflug feiern und Spaß miteinander haben."

  3. Setzen Sie sich anschließend nochmal hin und überlegen Sie: Wie könnten Sie den Sinn Ihres Meetings oder Events wirklich spezifisch und einzigartig formulieren? Vielleicht sogar so, dass man darüber streiten könnte. Zum Beispiel so: "Wir wollen, dass unsere Mitglieder Politikerinnen kennenlernen, um unser wichtigstes Thema xy auf die Agenda zu setzen." Oder: "Wir fokussieren uns beim Teamtag auf die schwierige Beziehung zwischen Sales und Marketing, die alle anderen in Mitleidenschaft zieht." Oder: "Auf unserem Betriebsausflug soll jedes Teammitglied sich als Teil der Gemeinschaft fühlen und Wertschätzung für seine Talente und Persönlichkeit erfahren."

  4. Erst jetzt denken Sie nach, welche Programmpunkte zu Ihrem "Wofür" passen könnten. Auch dazu finden sich im Buch viele Anregungen und Ideen.

Wir wollen unsere Team-Meetings in den kommenden Monaten verbessern, eine Kollegin und ein Kollege machen sich gerade Gedanken. Vielleicht haben Sie schon ganz konkrete Tipps für einen gelungenen Auftakt, hilfreiche Steuerungsfragen oder virtuelle Meetings, die den Spannungsbogen halten. Ich freue mich über jede Anregung.