Zukunft der Zusammenarbeit Fünf Herausforderungen hybriden Arbeitens – und wie man sie meistert

In den nächsten Wochen enden zahlreiche Coronamaßnahmen. Führungskräfte müssen sich auf eine neue Art der Zusammenarbeit einstellen: Einige Mitarbeiter werden im Büro sein, einige von zu Hause arbeiten. So beziehen sie alle Teammitglieder richtig ein. Eine Checkliste.
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Molly Disa Bergström / Johner RF / Getty Images

Eines ist klar, was unsere künftige Zusammenarbeit angeht: Zumindest in naher Zukunft – und vielleicht weit darüber hinaus – werden hybride Arbeitsformen in vielen Unternehmen die Regel sein. Über nahezu alle Branchen hinweg werden einige Mitarbeiter im Büro oder Produktionsstandort sein, während andere von zu Hause aus arbeiten. Es gibt gute Gründe, warum Unternehmen und Mitarbeiter von diesen flexiblen Modellen begeistert sind - und ebenso gute Gründe, warum viele sich sorgen oder Angst davor haben.

Ich beschäftige mich seit fast 25 Jahren mit globalen Teams und virtueller Teamarbeit. In letzter Zeit höre ich immer wieder ähnliche Bedenken, in meinen Lehrveranstaltungen für Management-Weiterbildung, in Gesprächen mit Führungskräften und auch im Austausch mit meinen MBA- und Bachelor-Studenten über ihren Berufseinstieg. Die fünf am häufigsten genannten Herausforderungen sind: Kommunikation, Koordination, Zusammenhalt, Kreativität und Unternehmenskultur.

Einige Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeiter sind mit den fünf Themen schon vertraut, weil sie seit vielen Jahren oder sogar Jahrzehnten mit Teams arbeiten, die auf der Welt verstreut sind. Wir können viel von ihrer Erfahrung lernen, ebenso wie von den Forschungen, die schon lange vor der Pandemie durchgeführt wurden.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, ein hybrides Team oder eine hybride Belegschaft zu managen, sollten Sie zunächst die fünf Herausforderungen verinnerlichen und unsere Checkliste anwenden, um zu beurteilen, wo Sie stehen und wie Sie weiter vorgehen können.

Kommunikation

Hybride Teams sind stark von Technik abhängig, das liegt auf der Hand. Und das führt häufig zu Problemen. Viele von uns hatten technische Schwierigkeiten, als wir im März 2020 zum ersten Mal vollständig auf Remote-Arbeit umstellten, aber auch der Weg zum hybriden Arbeiten kann steinig sein. Eine Führungskraft erzählte mir kürzlich, dass sie feststellte, als das Team zurück ins Büro kam, dass das Videokonferenzsystem nicht auf hybride Meetings ausgelegt war – soweit sich überhaupt noch jemand erinnern konnte, wie es zu bedienen war.

Dann gibt es noch andere praktische Schwierigkeiten, die das hybride Arbeiten mit sich bringt. Sollte sich bei Videocalls beispielsweise jeder im Büro von einem anderen Computer aus einwählen, um gleiche Bedingungen für alle zu schaffen, wenn einige Mitarbeiter nicht vor Ort sind? Oder schafft das mehr Probleme, als es löst?

Zusätzlich zu den technologischen Herausforderungen kann die Kommunikation in Remote- und Hybridteams auch dadurch erschwert werden, dass manche Menschen lieber virtuell kommunizieren als andere – und dadurch zusätzlich zu den Macht-, Status- und Sprachunterschieden weitere Hürden für die Kommunikation im Arbeitskontext entstehen.

Koordination

Jede Form der Zusammenarbeit erfordert Koordination, aber die Arbeit in hybriden Teams stellt uns vor wesentlich größere Herausforderungen als die Zusammenarbeit in Präsenz. Es besteht die Gefahr, dass zwischen jenen im Büro und jenen im Remote-Office sogenannte "Bruchlinien" entstehen, wie Forscher  es nennen.

Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice werden zum Beispiel häufig außen vor gelassen, wenn kurze Absprachen oder kleine Entscheidungen im Büro getroffen, einfach weil es aufwendiger ist, sie jedes Mal einzubeziehen. Mit der Zeit gewöhnen sich die Mitarbeiter daran, wer präsent ist und wer nicht, sodass an Remote-Kollegen dann auch bei größeren Anliegen nicht mehr gedacht wird.

Zusammenhalt

Die Herausforderungen bei der Zusammenarbeit beschränken sich nicht nur auf Schwierigkeiten bei der technischen Kommunikation und der logistischen Koordination. Das noch größere Problem besteht im Erhalt sozialer Beziehungen, die durch Remote-Arbeit gefährdet werden oder ganz verloren gehen können. Wir wissen, dass berufliche Netzwerke und Mentorenbeziehungen wichtig sind, um am Arbeitsplatz voranzukommen, und dass der Aufbau und die Aufrechterhaltung dieser Beziehungen auch ohne Remote-Arbeit für Frauen und Minderheiten bereits jetzt eine große Herausforderung darstellt.

Unsere Forschungen zeigen auch, dass persönliche Beziehungen wichtig für unser soziales und psychisches Wohlbefinden  sind. Die hybride Arbeitsweise birgt die Gefahr, dass eine "dominante Klasse" derjenigen entsteht, die sich im Zentrum der Organisation sehen und sich ihr stärker verpflichtet fühlen, und eine "Unterklasse" derjenigen, die sich nur peripher zugehörig fühlen und auch von den sinnstiftenden Sozialstrukturen im Unternehmen weitgehend abgekoppelt sind. Die Folgen können unzufriedenere und weniger engagierte Mitarbeiter sein, die sich eher nach anderen Karrierechancen umsehen.

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Kreativität

Zwei Arten von Kreativität sind durch hybride Arbeitsformen gefährdet. Die vielleicht offensichtlichste ist die kollektive Kreativität: Menschen können zwar per Zoom ein Brainstorming abhalten, aber vorbestimmte Zeiten und Formate für die Ideenfindung sind möglicherweise nicht so fruchtbar wie persönliche, mitunter spontane Gespräche und führen seltener zu Eingebungen und Geistesblitzen als der oft intensivere persönliche Austausch.

Aber auch die individuelle Kreativität kann in Mitleidenschaft gezogen werden. Zwar kann etwas Ruhe durchaus beim Ideen- und Erkenntnisgewinn helfen. Es scheint jedoch fraglich, ob sich Remote Office über viele Tage oder Wochen hinweg für Mitarbeiter, die ständig kreativ oder innovativ sein müssen, als förderlich erweist. Vielmehr gibt es Grund zur Annahme, dass spontane soziale Interaktionen mit Kollegen, der bloße Anblick von Einrichtungsgegenständen in fremden Büros oder die Eindrücke auf dem Arbeitsweg wichtige Impulse  für die individuelle Kreativität liefern.

Unternehmenskultur

Wie die Kreativität ist auch die Unternehmenskultur eine Herausforderung, die leitenden Angestellten immer mehr Sorgen bereitet, je länger die Pandemie andauert. In den ersten Tagen und Monaten der Remote-Arbeit waren viele Unternehmen erleichtert darüber, wie produktiv und engagiert ihre Mitarbeiter noch zu sein schienen. Das lag wahrscheinlich daran, dass diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits vor der Pandemie gut aufeinander eingespielt waren und die Unternehmenswerte verinnerlicht hatten und somit wussten, wie sie effektiv zusammenarbeiten konnten.

Inzwischen, wo einige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben und neue hinzugekommen sind, stehen Führungskräfte vor der dringenden Herausforderung, die Neuankömmlinge zu sozialisieren und in die Unternehmenskultur zu integrieren, unabhängig davon, ob es sich um Praktikanten, Berufsanfänger oder erfahrene Führungskräfte handelt.

Darüber hinaus kann die Unternehmenskultur entscheidend sein, um sich im Wettbewerb um Nachwuchskräfte hervorzuheben. Dies gilt insbesondere in Branchen, in denen starke Konkurrenz um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besteht, wie beispielsweise in der Technologiebranche, im Consulting oder im Bankwesen. Wenn die Mitarbeiter selten bis gar nicht ins Büro kommen und daher kaum Zeit miteinander verbringen, wie kann dann der unverwechselbare "Spirit" eines Unternehmens vermittelt werden – und wie können sich Unternehmen dann im Kampf um Talente voneinander abgrenzen?

Nicht zu vergessen dabei: Eine ansprechende Unternehmenskultur ist für alle wichtig, nicht nur für neue. Nicht selten haben sich die Beschäftigten in den letzten zwei Jahren durch eine Kombination aus mehr Stress und fehlender Anerkennung dieser Mehrbelastung von den Unternehmen nicht ausreichend aufgefangen gefühlt. Aber auch jene, die ihr tägliches Pensum gut bewältigen können, laufen Gefahr, sich zunehmend von ihrem Unternehmen zu entfremden. Dies zieht das Risiko abnehmender Motivation, geringeren Engagements und einer erhöhten Fluktuation nach sich.

Die Checkliste

Es gibt keinen Grund zur Annahme, dass die Herausforderungen in absehbarer Zeit verschwinden werden. Im Gegenteil – wenn die Problemfelder nicht proaktiv erkannt und gemanagt werden, könnte sich die Situation sogar noch verschärfen. Was kann eine Führungskraft also tun? Diese Checkliste kann dabei helfen.

Bewertung

Vergeben Sie eine Note in jedem der fünf Problemfelder, die aussagt, wie gut ihr Hybrid- oder Remote-Team die jeweiligen Herausforderungen aus Ihrer Sicht bewältigt. Sie können ein einfaches Schulnotensystem oder eine Bewertung zwischen 1 und 10 verwenden. Ziel ist es, anhand dieser Noten zu erfassen, in welchen Bereichen Sie und Ihr Team gut dastehen und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt.

Analyse

Suchen Sie zunächst den Bereich aus, in dem Sie die schlechteste Note vergeben haben. Von einer Verbesserung in diesem Bereich würden Sie am meisten profitieren – es ist Ihr wirksamster Hebel, um bedeutende Änderungen vorzunehmen.

Analysieren Sie dann die zugrunde liegenden Probleme. Wenn Sie beispielsweise bei der Kommunikation am schlechtesten abgeschnitten haben, könnte es daran liegen, dass einige Mitarbeiter zu viel sprechen, während andere nicht zu Wort kommen? Wenn Sie bei der Kreativität am schlechtesten abgeschnitten haben, ist es die kollektive Kreativität oder die individuelle Kreativität, die am meisten zu leiden scheint? Gehen Sie dann zu dem Bereich weiter, dem Sie die nächstniedrigere Note gegeben haben, und wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle Kategorien abgearbeitet haben, bei denen keine Bestnote vergeben wurde.

Planung

Beginnen Sie erneut mit dem Bereich, der am schlechtesten bewertet wurde, und überlegen Sie, wie Sie Verbesserungen erzielen könnten. Versuchen Sie, drei Maßnahmen zu entwickeln, mit denen Sie die festgestellten Probleme angehen können. Wenn Ihre schwächste Kategorie beispielsweise die Koordination ist, denken Sie sich effizientere Methoden aus, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter in alle wichtigen Entscheidungen einbezogen werden, oder stellen Sie einen neuen Zeitplan für regelmäßigen, strukturierten Informationsaustausch mit Teammitgliedern im Remote-Office auf. Ermitteln Sie potenzielle Hindernisse für die Umsetzung Ihrer Maßnahmen und Möglichkeiten zu deren Überwindung. Wiederholen Sie dies für die anderen Bereiche.

Umsetzung

Legen Sie einen klaren Zeitplan für die Umsetzung der geplanten Änderungen und einen Kommunikationsplan fest. Sollen die Änderungen über einen Zeitraum von mehreren Wochen oder mehreren Monaten eingeführt werden? Und in welcher Reihenfolge? Wer soll in jeder Phase konsultiert und informiert werden, und wie soll dies geschehen?

Legen Sie Kennzahlen fest, anhand derer Sie die Wirksamkeit der Veränderungen messen können, zum Beispiel durch Umfragen, um die Fortschritte bei der Unternehmenskultur zu ermitteln, oder durch regelmäßige Treffen mit neuen Mitarbeitern, um sie nach ihren Fortschritten beim Mentoren- und Netzwerkaufbau zu befragen. Legen Sie schließlich einen Zeitrahmen fest, in dem Sie die vorgenommenen Veränderungen auf ihre Effekte hin überprüfen möchten, beispielsweise zunächst sechs und anschließend zwölf Monate nach ihrer Einführung.

So arbeiten Sie die Checkliste ab

Sie können die vier Schritte allein oder mit Ihrem Team durcharbeiten.

Wenn Sie sich trotz Ihres vollen Terminkalenders etwas Zeit freischaufeln, um sich jeden der fünf Bereiche vorzunehmen, kann dies unerwartete Erkenntnisse und Energie für weitere Veränderungen liefern. Ein leitender Angestellter, der sein Team anhand der Checkliste analysierte, erzählte mir zum Beispiel, dass er dabei einen regelrechten "Geistesblitz" erlebte.

Als er intensiv über das Thema Unternehmenskultur nachdachte, erkannte er, dass die hohe Fluktuation in seinem Team nicht nur auf pandemiebedingte Burn-out -Erscheinungen oder besser bezahlte Konkurrenzangebote zurückzuführen war, sondern auf die Tatsache, dass die sozialen Beziehungen der Teammitglieder zueinander in den letzten zwei Jahren stark gelitten hatten.

Sie können die Checkliste auf gleiche Weise auch mit Ihrem Team durcharbeiten, was sogar noch wirkungsvoller sein kann. Anstatt die Checkliste allein durchzugehen, sollten Sie mit Ihrem Team ein Mittagessen oder einen festen Termin (vielleicht sogar im Rahmen eines Workshops) einplanen. Idealerweise sollte dies persönlich stattfinden, kann aber notfalls auch online abgehalten werden. Ihr Ziel ist es, die einzelnen Punkte der Checkliste gemeinsam durchzuarbeiten.

Beginnen Sie damit, dass jeder für sich dem Team eine Note dafür gibt, wie es seiner Meinung nach bei jeder Kategorie abschneidet. Sie werden vielleicht überrascht sein, wenn Sie feststellen, dass andere eine ganz andere Einschätzung der Zusammenarbeit haben als Sie.

Ein Führungsteam, mit dem ich zusammengearbeitet habe, stellte beispielsweise fest, dass es bei der Bewertung der Unternehmenskultur erhebliche Unterschiede zwischen den Mitgliedern gab. Teammitglieder, die schon lange vor der Pandemie im Unternehmen waren, vergaben die Noten "1" oder "1-" und sagten, sie hielten die Unternehmenskultur für gut in Schuss – sie konnten die zentralen Werte des Unternehmens relativ leicht formulieren und gingen davon aus, dass es auch den anderen so ging. Jene Mitglieder, die noch nicht so lange im Unternehmen sind, vergaben für die Unternehmenskultur dagegen deutlich schlechtere Noten. Auch zeigten sie sich unsicher über die zentralen Unternehmenswerte, was sie zuvor nie kommuniziert haben.

Die Gründe für solche Diskrepanzen zu verstehen, kann sehr aufschlussreich sein, und schon das Gespräch darüber kann dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und eine solide Grundlage für künftige Verbesserungen zu schaffen.

Schließlich sollten Sie sich genügend Zeit nehmen, um gemeinsam über mögliche Lösungen nachzudenken und einen gemeinsamen Plan für deren Umsetzung zu entwickeln. Dies wird zu besseren Ideen und einer größeren Akzeptanz führen, die Ihnen während des Verbesserungsprozesses zugutekommen wird.

Hybride Arbeitsformen können für jene, die sie einführen wollen, entmutigend und für jene, die sie bereits eingeführt haben, eine Herausforderung sein. Aber die gute Nachricht ist, dass wir bereits wissen, wo die größten Hindernisse liegen können und wie man sie im Vorfeld aus dem Weg räumt oder bewältigt, wenn sie auftauchen.