Rhetorik Noch irgendwelche Fragen?

Ihren Vortrag haben Sie perfekt vorbereitet. Aber sind Sie auch gewappnet für die Fragerunde danach? Michael Sheehan hat schon Bill Clinton und die CEOs der größten Firmen der Welt in Sachen Kommunikation beraten. Er verrät, wie Sie geschickt antworten.

HBM: Wie können sich Manager auf den Teil ihres Vortrags vorbereiten, der außerhalb ihrer Kontrolle liegt?

Sheehan: Sie irren, wenn Sie glauben, bei der Fragerunde improvisieren zu können. Viele CEOs haben mir schon gesagt: "Der Teil mit den Fragen ist mir der liebste. Es ist der Vortrag, der mir Unwohlsein bereitet."

Diese Überzeugung hegen sie über Jahre, weil niemand kommt, der ihnen die Wahrheit sagt: "In Wirklichkeit sind Sie unglaublich langweilig". Oder: "Sie haben acht Minuten gebraucht, um auf eine Frage zu antworten, bei der man in zehn Sekunden seinen Standpunkt hätte erklären können."

Sie müssen sich vorbereiten - und Sie müssen sich richtig vorbereiten. Viele Topmanager tragen dicke Mappen mit sich herum, die die Antworten auf 500 Fragen enthalten, die ihnen möglicherweise gestellt werden. Sie nehmen diese Mappe mit nach Hause und lernen die Antworten auswendig wie den Katechismus. Doch die Stabsabteilung, die sie zusammengestellt, hat, ist nur selten in der Lage vorherzusehen, welche Fragen etwa von Analysten (wenn diese das Publikum sind) tatsächlich kommen oder wie sie genau gestellt werden.

Das bringt Führungskräfte unweigerlich in die Defensive. Dann sitzen sie da, kratzen sich am Kopf und überlegen: War dies nun Frage 177 oder ging das doch eher in Richtung Frage 491? Ich schlage gewöhnlich vor, diese Mappe wegzuwerfen und stattdessen eine Karteikarte zu verwenden, die in circa drei bis vier Punkten eine angriffslustige Argumentationsstrategie umreißt.

"Hamlet in einem Absatz"

HBM: Kann sich ein Redner so besser auf seine zentrale Botschaft konzentrieren?

Sheehan: Der Begriff "Botschaft" ist ein rotes Tuch für mich. Neben dem Wort "Marke" ist er der am häufigsten falsch verstandene in der Wirtschaftswelt. Manager denken, ihre Botschaft würde durch ihre Mission oder ihre Unternehmenswerte kommuniziert - die im Übrigen alle irgendwie gleich klingen (ich habe fast den Verdacht, es gibt irgendwo eine Firma, die diese am Fließband produziert).

Oder sie denken, ihre Botschaft bestünde aus einer Reihe von Phrasen, die es so oft wie möglich zu wiederholen gelte, so ähnlich wie bei einer Puppe, die immer wieder das Gleiche sagt, wenn man sie aufzieht.

HBM: Wie gehen Sie stattdessen vor?

Sheehan: Ich beginne meist damit, eine Art Story-Linie für den Vortrag zu entwerfen. Ich zeige den Führungskräften, dass es möglich ist, selbst Hamlet in einem Absatz zusammenzufassen (jawohl, das geht!).

Wenn ich eine Power-Point-Präsentation mit 70 Folien sehe, frage ich: "Was ist die Geschichte?". Gewöhnlich lässt sich die Präsentation um mindestens ein Drittel kürzen. Dann entwerfen wir eine Strategie für die Fragerunde. Sie ist schließlich eine weitere Chance für den Redner, mit dem Publikum zu kommunizieren. Wie können Führungskräfte den Vorteil der erhöhten Aufmerksamkeit in diesem Teil der Veranstaltung nutzen, um ihre Anliegen näher zu erläutern?

"Bleiben Sie offensiv"

HBM: Was ist, wenn Sie zwar wissen, was das Publikum fragen wird, Sie aber nicht antworten wollen?

Sheehan: Bleiben Sie offensiv. Gesegnet seien die Anwälte, das sind wirklich feine Menschen, aber lassen Sie nicht zu, dass diese in Bezug auf Reden zu Ihrem Coach werden. Sie werden Sie beschwören: "Sagen Sie ja nicht dieses oder jenes, und egal, was passiert, sagen Sie ja nicht dieses." Mein Ansatz ist dagegen: "Sag dieses und sag jenes, und ganz egal, was passiert, sprich es aus."

Die Energie, die sie auf diese Weise vermitteln, kommuniziert schon eine eigene Botschaft. Ich war beeindruckt, wie neulich der Chairman und CEO von Exxon Mobil in einem Interview reagierte, zu einer Zeit, in der gerade die Benzinpreise nach oben schossen. Er wirkte so, als hätte er nur darauf gewartet, dort zu sitzen und die Dinge erklären zu können. Bill Gates erweckt bei Fragen oft den Eindruck, als würde er nachdenken: "Oh, das erinnert mich an eine Idee, die ich Ihnen unbedingt mitteilen wollte." Mit dieser positiven Angriffslust ist die halbe Schlacht geschlagen.

HBM: Gibt es eine ideale Länge für eine Antwort?

Sheehan: Nein.

HBM: Wie bitte?

Sheehan: Wenn alle Ihre Antworten zu kurz sind, dann wirkt das respektlos und Sie werden schärfere Fragen gestellt bekommen. Wenn Sie zu lang antworten, klingt das, als wollten Sie einer konkreten Antwort aus dem Weg gehen. Variieren Sie in der Länge - machen Sie einige Antworten mittellang, einige kurz. Dann können Sie bei einzelnen Fragen auf den Zug aufspringen und eine längere Antwort geben mit der Bemerkung: "Ich bin froh, dass Sie das fragen."

HBM: Was ist Ihr wichtigster Ratschlag?

Sheehan: Ich habe für meine Kunden als Eselsbrücke die Kurzformel "LIE" (englisch für lügen) entwickelt. "L" steht darin für "Listen": Hören Sie jedem Wort zu, bis der Fragende fertig ist, bevor sie antworten. "I" steht für "Identify": Finden Sie heraus, ob Sie besser oder umfassender antworten sollten, indem Sie weitere Argumente ins Spiel bringen. "E" schließlich bedeutet "Enhance": Reichern Sie Ihre Antwort an mit Dingen, an die sich die Zuhörer leicht erinnern können, etwa einem Beispiel, einer Analogie, einer persönlichen Erfahrung.

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